ZF機械廠信息中心主任王濤最近比較煩，公司剛剛上線的ERP系統讓他有點焦頭爛額，尤其他感到擔憂的是ERP運行中暴露出來的數據信息錯誤問題：數量不對、隸屬關系搞錯、物料編碼錯誤造成庫房沒有對應的材料、工單分割錯誤、數據反饋不及時等等，這些問題簡直讓他有點無所適從。
王濤深知，數據錯誤涉及的是產品結構樹的完整性、物料編碼的唯一性、技術資料更改的及時性、計劃數據更改的正確性、庫存信息是否賬物相符、數據采集是否簡化以及數據流是否規范等等問題，這些方面稍有疏漏，正常的數據信息就會變成錯誤數據，一旦整個系統運行的都是錯誤信息，那系統實施離失敗已經不遠了。
巧用魚骨圖分析數據錯誤根源
王濤不敢怠慢，為了找出產生錯誤的數據信息的深層原因，他組織IT部門員工對錯誤原因利用魚骨圖進行了初步分析，進過分析發現產生錯誤的原因主要有如下幾個：
圖一：ERP數據錯誤分析魚骨圖
接下來，他們按照這個圖示，將錯誤數據類型按照出錯概率進行了歸類和統計，結果發現原來預計的數據輸入錯誤和庫存數據誤差等并不是數據錯誤的主要原因，而生產排程才是數據準確度的主要罪魁禍首。統計數據如圖二所示：
圖二：ERP數據錯誤統計表
在整理出上述分析框架后，項目小組成員系統的對上述可能的原因分別進行了訪談和問卷調查，對出錯的原因一一深入剖析。
1、生產計劃頻繁調整
由于市場的激烈競爭導致產品生產計劃的變更，隨時需要增加或減少訂單修改產品出產計劃，為此準備加工的產品的資源需要調整到急需出產的產品上。生產計劃中的零部件有些已經開始領料，有些正在加工中，如何終止這些執行中的生產計劃包括正在加工的零件終止生產，尚未開工的零件毛坯退庫等，這些調整要求ERP中的生產數據也必須進行大量的調整。
這種情況下，在平時手工操作時就有很大的難度，而現在要保證ERP數據與調整后的生產計劃要求一致是不可想象的。由于大量的數據修改難免產生錯誤，以至于造成信息流與物流的不一致，失去對ERP生產計劃的可信度。
這種頻繁地修改ERP數據產生的錯誤占錯誤數據總數的48%。換句話說，ERP的錯誤數據有近半數是由此而來。其最主要的表現是：
1）ERP計劃下達后大量調整加工路線、更改工藝、調整工單；
2）取消外協加工或改為外協加工；
3）臨時增加或取消生產計劃；
4）增加或減少生產數量。
2、技術數據資料問題
經過統計，王濤發現技術數據資料錯誤占了錯誤總數的24%左右，錯誤來源包括以下幾種：
（1）原始數據信息
技術部門提供的原始資料的不正確、不完整、不統一問題時有發生。零部件加工的數量、材料、定額、工時、路線、工作地等錯誤；酸洗、噴粉件號沒有工藝路線；缺少產品的借用關系及借用產品的相關數據信息；甚至出現一個產品同時有多個版本等問題。
（2）期量標準與實際不符
ERP的期量標準包括提前期、間隔期、安全庫存、最小訂貨量、最大訂貨量、倍數訂貨量等是ERP運行的標量數據，在ERP實施的前期已經對ERP的期量標準進行了統一和規范，但是由于近幾年企業快速發展，加上企業大力開展制造業信息化建設，促進了企業跨越式發展，期量標準沒有隨之跟進，造成一些ERP標量數據與實際運行發生偏差。
（3）數據維護的時效性不足
由于業務部門的工作很忙，系統實施被很多人看作是額外的負擔，不愿意積極參與進來，在涉及到技術資料更改時，表現為時效性差，更改、維護方面不及時。常常因為一些零件由發大料加工改為不發大料加工，材料、工作地等資料更改不到位而影響生產，使一些急需的零件加工不出來而不需要的零件一直在生產。采用何種方法保持動態的ERP數據，一直是王濤考慮解決的課題。
3、激勵不當
系統實施后，業務部門整天埋怨IT部門工作做的不好，系統不可靠，數據經常錯誤，還不如原來手工操作，并警告IT部門如果再這樣他們就不使用系統了。王濤經過調查發現了問題的原因，原來業務部門的抱怨很多并不是真的，深層原因是激勵機制設計存在缺陷：企業對系統數據準確性的考核指標只有IT部門的員工承擔，并有相應的激勵和懲罰機制。而真正使用系統的各個業務部門的操作員和業務主管，則不會因為系統數據不準確而影響他們的個人利益。這樣的話，他們在數據錄入和修改的時候就很隨意，有的時候甚至故意讓數據不準確，以掩蓋他們工作中的一些問題。這類錯誤占了錯誤總數的17%左右。
4、ERP操作不當
由于前期培訓的不足，很多員工對系統的操作還不太熟悉，造成了一些人為的操作錯誤，占錯誤數據總數的9%。
5、系統錯誤
還有一部分錯誤是系統本身錯誤造成的，總體數量不是很多，只占錯誤數據總數的2%左右。
標本兼治治理數據錯誤
通過對這些問題的調查和分析，王濤發現數據不準確只是一系列深層次問題的反映和表象，表象背后的生產計劃管理問題、激勵問題才是解決問題的關鍵。為此，他把這些想法寫成了報告，向公司常務副總經理，也是ERP項目實施小組組長李正宏進行了匯報，李正宏對此非常重視，召集業務部門和IT部門主管多次開會討論，最終確定了多條措施治理錯誤數據：
1、合理組織ERP生產計劃
公司目前的生產計劃制訂模式與ERP系統還存在一些不適應，要保持系統數據的準確性，應從以下幾方面入手加以解決：
（1）試造產品不運行ERP計劃
由于產品試造期間的技術更改頻繁，圖紙修改量大，而ERP數據很難與其同時進行準確的改動，很容易失控造成信息流與物流的不統一。因而可以采取試造產品下場技術資料整理后再安排ERP計劃，這樣就減少了因數據更改不及時問題的發生。
（2）對市場波動大的產品慎重運行ERP計劃
對于市場需求變化頻繁的產品要慎重運行ERP計劃，加強生產計劃管理，一旦調整計劃就要確保ERP計劃調整后數據的準確性。
（3）排產員積極地識別和處理潛在問題
生產排程時，積極主動地識別和處理潛在的阻止生產排程的問題。例如，在生產排程確定庫存時發現，某一物料的庫存與生產需要的數量基本相當，這時就需要主動地作一番必要的調整，避免在生產途中才發現物料短缺，造成生產浪費。這就需要排產員發揮更大的工作積極性。
2、加強ERP實施的執行力
要加強項目的實施和監管，加快ERP的實施，使ERP在企業的生產經營中發揮應有的作用，就必須加強系統實施的執行力，具體說應從以下幾個方面入手：
（1）信息化工作列入公司年度經濟工作重點。制定信息化工作計劃，并監督考核工作計劃的執行。
（2）ERP實施將作為中層干部年度政績考核的重點。
（3）ERP運行制度化。修訂和完善ERP各模塊的工作程序并納入管理制度中。
（4）要始終堅持企業業務部門在系統實施和應用中的“一把手”工程。
3、加大培訓，改變傳統觀念
在很多離散性制造企業中，傳統按臺套加工的思想在企業的生產管理中根深蒂固，在過去的手工計劃管理中應該說是一種有效的管理辦法。但是ERP按需生產的計劃管理和傳統的生產管理方式相比已經發生了重大的變化。
ERP計劃是按需生產計劃，在編排計劃時根據生產間隔期的長短不同，把一些借用、通用零件進行合批加工，打破了按臺、套、整機投產的概念。ERP計劃加工的零件只有需求數量、開工和完工日期，加工分廠只要按需求加工就能實現產品按期成套出產，而不需要知道所加工的某種零件屬于A產品的配套量多少、B產品的配套量多少。但是傳統的生產管理方式是生產管理部門考核加工分廠某產品零件生產的配套率，因而常會使某些基層生產單位無所適從。
要改變這些傳統的管理方式，公司采取了很多措施：
（1）在生產系統中大規模開展技術理論培訓和ERP操作培訓，使ERP思想逐漸深入人心，淡化傳統觀念，熟練掌握ERP操作和應用，減少ERP的操作失誤。
（2）要求生產管理部門改變生產管理考核辦法，在對加工分廠的考核按ERP的需求生產，考核公單的執行率，而不要以產品加工的連續數、累積數、配套數作為考核依據。
（3）建議取消現行手工計劃，甩掉拐杖。
（4）大力倡導“零缺陷加工”的思想，打破定人加工生產的組織方式，便于基層單位組織生產。
4、開展CAD/PDM/CAPP/ERP數據集成
由于手工錄入數據產生的錯誤概率、重復勞動和各種環節的手工干預，給ERP手工采集數據帶來了許多問題，很難保障數據錄入質量。因此企業PDM/CAPP/ERP數據信息的集成被提上日程。具體方案如圖三所示：
圖三：基于統一BOM信息模型的信息集成框架
通過PDM/CAPP/ERP的集成，可以把企業中涉及到的信息資源進行清理和規范，從根本上具備了數據流通渠道縮短、人工干預減少、無重復勞動、數據準確性大幅度提高的可能。這一計劃在2005年完成，試運行以來得到了產品設計和工藝技術部門的充分認可和歡迎，進一步改善和加強了企業的基礎工作，減少了數據的出錯率。
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本文標題：深挖掘巧應對 綜合治理ERP數據錯誤
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