在ERP實施過程中，由于項目的復雜性、多方人員的參加以及時間跨度比較長等因素的存在，所有與項目有關的需求、建議、解決方案和結論都必須文檔化、標準化，成為項目成果的一個組成部分，以便查閱、交流和引用。
從《以實施方法論為綱》一文也可以看出，文檔管理工作一定是ERP實施中所不可缺少的，從一定意義上講，ERP的實施就是按照項目實施計劃，生成文檔、討論文檔并最終確定文檔的一系列過程。怎么，ERP實施難道就是“紙上談兵”嗎？當然不是，這里所說的文檔包含的內容非常廣泛，其中有很多是項目具體工作、現場活動的事前指南、事中記錄和事后分析，而更加關鍵的是，當具體工作和現場活動執行過后，文檔就成了“記載歷史的語言”了。所以，我們可以說，文檔管理的專業化程度可以是反映整個項目管理水平的一個側面。
除了以前提到的“ERP實施解決方案”以外，項目文檔至少還應包括： 項目管理文檔、培訓文檔、需求分析文檔、項目變更文檔和批準書、基礎數據準備和批準文檔、軟件安裝文檔、軟件客戶化和二次開發文檔、軟件參數設置文檔、測試方案和測試結果報告、客戶簽署的階段成果確認書等等。
具體地，文檔目錄可以分為四級，即形成這樣的目錄結構：“項目名稱/項目地點/實施階段/對應的ERP模塊名稱/文檔名稱”。如下圖：
當很多人要共享使用很多文檔的時候，最怕見到的就是“a.ppt”、“111.doc”這樣沒有意義的文件名，所以，要給相應目錄里的文檔起一個明白易懂的名字，如：進行了福州實達采購業務調研之后，形成了一份調研記錄，文件名可以取為：FZH_ BI_PO_第一次調研記錄.doc。
對于每一份文檔的版本號管理，則以下面的規則為準：
●創建文檔時為 1.0版，實施顧問要進行調整時，在此基礎上進行版本升級，并簽屬更改人及更改時間。
●初次提交客戶的文檔為實施顧問人員更改后的最高版本號，但仍為版本一的內容。經客戶初步確認或提出更正意見時，由版本一升至版本二，然后正式提交客戶，并進行文檔存檔，以后每經過客戶修改逐次提升一個版本。
在每一份文檔的開頭，就會有類似這樣的一個表格說明了版本控制的信息：
項目實施中的相關重要文檔都應經過漢普項目經理和實達項目經理的審核。一般審核時間規定在提交后的三天之內。如果五天沒有回應即作為確認處理。對于階段性成果的審核，應由實達項目經理簽字，確認提交的階段性成果已審核，符合項目實施的要求和客戶方能接收的標準。
以上的文檔看起來可能都比較“正式”，另外，其實還有各種“應急”文檔。比如，項目小組成員在遇到實施問題時，首先要對問題進行書面記錄，并建立隨后的跟蹤記錄，經過各種方式使問題得到解決以后，還要有解決結果的記錄，這樣在將來就有據可查了。
很多進行過企業信息化建設的朋友都知道，項目計劃的反復變更是個大忌，但計劃畢竟只是計劃，俗話還說“計劃沒有變化快”嘛。因此，為了對項目范圍、項目計劃的變化進行合理的控制，就有必要建立一份“項目范圍/計劃變更文檔”。內容包括：
●項目范圍或者項目計劃的改變內容、理由。
●改變部分在項目進程中的狀態。
●改變部分對項目進程可能的影響。
●改變部分對項目費用可能的影響。
有了這份文檔，就可以走“批準流程”了：一方（可能是企業，也可以是實施服務方）生成“項目范圍/計劃變更文檔”，提交實達項目經理和漢普項目經理會審，簽字批準并內部存檔， 同時將副本提交給項目領導小組。凡涉及到整個項目進展、整體費用成本的調整較大的改變 ，必須交由項目領導小組批準通過。通過后，可以開始正式執行。雙方項目經理會同調整相應的實施計劃，計劃完成進度報告應定期提交項目雙方檢查，完成后應當由雙方項目經理簽字。
另外，文檔對于項目質量控制也有著重要意義。企業生產產品離不開質量檢查，ERP項目的實施也要進行質量控制。實達項目中，項目總監或項目總監指定的質量控制總監專門承擔著項目的質量控制責任，具體包括工作質量的審查與評定、工作過程中資料的完整性檢查、客戶簽署的階段成果確認書的歸集等。質量控制的主要依據之一，就是剛才列舉的項目文檔。
進行工作質量審查時，應以項目計劃的內容為基礎，以項目實施方法論為依據，對各項項目工作進行檢查，所有文檔都在可審查范圍。當然，審查不可能是把所有工作整個兒遍歷一次，重點一般集中在：項目中各功能模塊的內外數據流向檢查；業務和財務接口點的功能檢查；項目中的操作系統技術、數據庫及其工具技術、客戶化相關技術等方面的審查等等。
所以，ERP項目實施的整個過程中，我們就是和文檔一起朝夕度過的。由于大家可以理解的原因，有些技術問題在我們的實施手記里就不一一贅述了。因為有了前面協同工作的基礎，按照我們的實施計劃，數據準備、參數設置、技術開發、操作培訓、系統測試等一項項工作就在緊張而充實的節奏中度過了，只是——質量控制總監又在提醒了，“文檔一個都不能少！”
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本文標題：ERP實施：一個文檔都不能少
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