《ERP改變中國》連載4：數字化管理

    導讀：在過去的一百年間，管理理論革命的車輪一直在滾滾向前，每一階段管理理論與思想的進步都與企業所處的時代背景和經濟大環境有密切的關系。在二十一世紀洶涌澎湃的全球經濟一體化和信息化浪潮下，上世紀八十年代興起的會計管理革命只是預告了一場更大變革的到來，二十一世紀的管理將進入數字化管理時代。

圖：1999年5月，金蝶首倡數字化管理，揭開管理新生活，金蝶2000及K/3系統全國百大城市巡展，觀者如潮。

    一、二十一世紀的管理是什么
    管理是一個永恒的話題。近百年來，企業管理理論與思想的無數研究和實踐者，為了企業的發展，社會的進步，嘔心瀝血，孜孜以求，推動著管理革命的車輪滾滾向前，創造了今天的繁榮和輝煌。不難看出，本世紀初到30年代，是古典管理理論階段，屬于管理理論與思想的最初形成階段。在這一階段，世界處于短缺經濟，企業管理的核心是提高勞動生產率。30到60年代，是行為科學管理階段。由于20年代末到30年代初世界出現經濟大危機，管理學界開始從微觀上研究造成企業效率下降、行為等對高效率地實現組織目標和管理效果的影響，因而出現了著名的X理論和Y理論。60年代末到80年代是戰略管理理論階段。由于60年代末到70年代初，美國經濟內臨石油危機，外遇崛起的日本及歐洲經濟的挑戰，管理學界開始重點研究企業如何適應充滿危機和動蕩的經濟環境的不斷變化，謀求企業的生存發展，并獲取競爭優勢。因此，一些管理學者就把來自于戰爭的詞匯戰略開始引入企業管理理論。80到90年代是企業再造理論階段，80年代后，許多現代企業出現了大企業病，三、四十年代形成的企業組織愈來愈不能適應新的、競爭日益激烈的經濟環境，因此，管理學界提出要在企業管理的制度、流程、組織、文化等方方面面進行創新和再造。企業再造的首要任務是BPR--業務流程重組，它是企業重新獲得競爭優勢與生存活力的有效途徑。90年代以來，全球經濟一體化和信息化的浪潮一浪高過一浪，知識經濟的到來使得信息和知識成為越來越重要的戰略資源，跨國投資越來越多，跨國公司成為世界經濟的重要力量，國際互聯網(Internet)使得這個地球越來越象地球村。我們即將跨入新的世紀，面對洶涌澎湃的全球經濟一體化和信息化浪潮，二十一世紀的管理是什么？二十一世紀的管理是數字化管理！

    二、數字化管理思想
    （一）什么是數字化
    現在很多人都在談論數字化，究竟什么是數字化？簡單地說，就是將許多復雜多變的信息轉變為可以度量的數字、數據，再為這些數據建立起適當的數字化模型，把他們轉變為一系列二進制代碼，引入計算機內部，進行統一處理，這就是數字化的一個過程。
    （二）數字化是大勢所趨
    國際互聯網技術是當今世界最偉大的技術，這樣的技術一百年才會出現一次，國際互聯網將世界上每一臺個人電腦聯系起來，實際上它將每一個國家，每個企業，每一個人的智慧聯系在一起。個人電腦則不斷替代和擴展人類肢體和五官的能力，甚至不斷延伸我們大腦的潛能，最終將人類社會生活的各個方面數字化。數字化是一種理念，是一種潮流，是大勢所趨，人心所向！地球正在數字化，國家正在數字化，家庭也在數字化，企業也正在數字化，企業管理當然需要數字化。我們可以預測未來的經濟就是數字化經濟。
    （三）數字化管理思想與傳統管理思想的對比
    數字化聽來冷冰冰的，而實際上它能擴大個人的自主性和能力，從管理假設上，傳統的行為科學管理理論中出現了X理論和Y理論。X理論認為人是經濟人，人心本惡，好逸惡勞需要鞭策。而Y理論認為人是社會人和自我實現人相信人有創意，能承擔責任。數字化管理思想支持的假設是：只要授權，給予能力和激勵，員工也能，也會做得更多更好。要充分授權員工，就要讓他們掌握智能型工具；從管理要素上看，傳統管理追求效果和控制，明顯帶有大規模工業化時代的特性，這種觀念視員工為工業時代的零件，該做重復和單一的工作，管理者要求達到一個效果，但很少考慮給他一個什么樣的工具；而數字化管理思想的要素是效率和速度，為他們提供達到效率的工具。傳統管理思想的組織形式是金字塔形，我是你的領導，你是我的下屬，你必須不折不扣地執行我的指令，并且指令傳遞多層，導致增加管理成本，影響管理效果；數字化管理是扁平形的網狀型甚至無中心組織形式，指令迅速傳遞，并且管理者與員工直接交流和溝通。從管理者和員工的角度來看，傳統管理思想認為管理者是監督者、控制者，你是我的員工，我就要控制你，但是數字化管理思想告訴我們，管理者是服務者，是創新者，因為先進的管理工具，比如數字化管理平臺為管理者及時提供過去和現在的數據，他們只需要思考未來以及怎樣引導下屬走向未來。對于員工，傳統的管理工作者認為，他們是機械的工作者，不應超越權限做事，數字化管理強調開放，認為員工是知識工作者。他們是生產知識、傳播知識和共享知識，他們應盡可能多地參與決策和自主決策。過去有這一句話，知識就是力量。意思是，誰擁有了知識，誰就比別人強，但數字化管理思想告訴我們，知識要分離，只有要我們分享知識，才能互動，每一個人才能得到回報并獲取更多的知識。過去的管理手段是人工模擬系統，是一個粗放的管理系統，它靠紙張、筆、口授指令等傳統的管理工具和方法，信息和知識難以共享并傳播成本很高，而數字化管理手段是數字神經系統，速度快效率高、信息和知識容易共享，并強調運用數字事實的力量，倡導務實的工作風格。
    （四）數字化管理恒等式
    有這樣一個等式能夠高度概括數字化管理思想的本質，那就是：知識資本=能力*激情。未來信息化社會中的企業主要目標是創造知識資本，企業能力（尤其是核心能力）和激情（知識工作者激情）是影響知識價值的兩個最主要因素，這種影響不是簡單的疊加而是乘積。企業核心能力是企業富有競爭優勢的數字神經系統，激情是知識工作者從事知識工作的高昂熱情。數字化管理是真正的以人為本的管理，企業數字神經系統為管理者和知識工作者提供極大的能力，使得他們不用時間浪費在單調、枯燥和機械的單一性工作，而有更多的時間進行思考、交流、戰略設計和決策，因而他們能獲得極大的工作熱情。

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    三、數字神經系統
    1）數字神經系統是實現數字化管理思想的重要手段。企業與人存在一一對應的關系。企業組織構架對應人的骨架，企業的部門對應人的各個部位，企業與人一樣有智商，企業的資金流系統對應人的血液循環系統，企業的物流系統對應人的消化系統，企業的數字神經系統對應人的生物神經系統。一個在生活、工作中為什么反應比別人快，因為他有一個好的生物神經系統。比如打高爾夫球，怎樣能比別人打得好，那我的反射能力要比別人強，我首先要判斷球與果嶺的距離，并通過視覺神經傳導和腦的判斷，立即命令運動神經使出最合適的力量。這一切反映必須依賴人的生物神經系統。
    2）什么是數字神經系統
    數字神經系統是一種數字信息基礎設施，透過個人電腦與網絡的連結，再配備數字化的信息管理軟件系統，把手工操作的業務流程搬到電腦上去，進行數字化，最后把若干數字化的系統進行整合，聯成一個整體，讓企業成員廣泛的分享與運用數字信息，一方面擴大個人的分析能力，另一方面也創造出企業整體的智慧，以及統一行動的能力。生物的神經系統能夠觸動你的反射，對危險和需求快速反應。在評估事情或做決定時，它提供所需的信息。企業也需要有同樣的神經系統，即穩健而有效運作，對危險和機會迅速反映，快捷地把重要信息傳達給需要者，以及快速地決策并且與顧客互動。數字神經系統由緊密連接公司所有思想和行動的數字流程組成，基本作業如財務和生產經營以及顧客反映，都能讓公司的知識工作者自由獲取其信息，而知識工作者使用數字神經系統中的數字工具或予系統快速調整和反應。準確及時的信息幫助企業管理者拋棄了過去單獨、個別、分離的事物性經營和管理活動，而使得他們仿佛在一個充滿數字化顯示屏的駕駛倉里管理企業，從而更有效地改善戰略思考。
    （三）數字神經系統的作用
    首先它反應最快，最廣，整個組織形同神經系統，能夠利用互聯網，打破個人和組織固有的邊界，能讓全世界的和智慧都集中起來，以快于思考的速度經營企業。其次，最有效，通過網絡把企業的供應商和客戶，供應商的供應商，客戶的客戶，和企業本身有效地聯成一個整體，所有的工作都是在網上進行，就可以有效加 速物質和資金的流動，實現零庫存和JIT。第三，實現無紙化辦公，工作環境最干凈。傳統的管理者，在桌上擺設了電腦，但還是要求把財務報告打印出來給他看，他的觀念和工作方式未變，這不止是物質的浪費，更重要的是使我們人與人之間的交流變得困難。如果我們用E-mail，可以在很短的時間內與很多人交流。最后在人性上，數字化系統認同你是知識工作者，你將享受新的生活和工作方式。總之，數字技術中的受益者，經營動作越數字化，受益的程度就越高。那些譽用數字技術的企業也會因此受益。因此，企業管理者應充分利用數字技術，精簡工作流程和組織，創建和不斷優化優先競爭對手的數字神經系統。企業管理者應當親自參與數字化管理戰略的設計，參與組織流程和機構的重整設計，參與數字化經營管理系統的設計，設計的原則是讓每一個崗位充滿活力，讓每一個知識工作者充滿激情，這就要遵循充分授權和開放的數字化管理思想，設計的目標是讓整個組織的有接近本能式的反射能力。
    （四）數字神經系統的三大應用方面
    一旦我們使用了數字神經系統，一旦我們習慣了信息管理方式，我們就能有效地改進企業的三大功能：知識管理（Knowledge Management)、企業經營（Business operations)、和電子商務（Commerce）、從而推動企業的管理進步。
    1、知識管理
    1）電子郵件進行聯絡、溝通，對新的信息作業快速準確反應。通過電子郵件可以組織廣泛的討論，不僅是企業領導、中層管理者，而且包括廣大員工，這三者之間可以平等廣泛地交流和溝通，當你收到新的信息時，通過電子郵件可以作出快速準確地反應。總之，電子郵件可以增強員工的責任感和進取精神。
    2）共享和研究網上銷售數據，為顧客提供度身服務。可以將網上的銷售數據提供給企業內部銷售和服務人員共享使用，并分析銷售的整體趨勢和個別支持，為顧客提供度身服務。例如，航空公司數字神經系統可以將旅客的個人愛好（如愛坐客艙走道旁邊和喝可樂），并在下次為該旅客提供服務時主動提供特別服務（相應座位和可樂）。
    3）利用個人電腦進行經營分析，提高管理者和員工的思考能力。除了企業高層管理者，中層經營者和員工都有必要利用個人電腦了解和分析企業的業務和財務數據，這樣可以有效授權，并幫助各級管理者和員工提高思考能力并作出正確的決策。
    4）應用數字系統創建虛擬團隊，培養創新人才。員工不是機械工作者，他們是知識的創造者和共享者，總之他們是知識工作者，讓每一個員工均在網上工作，通過人力資源和項目管理方面的數字系統讓他們建立虛擬團隊互相溝通的激勵，充分發表意見和共享知識，將知識管理視為智慧財產的投資，必將提高公司的智商，增強公司獲得最佳集體思維和行動能力。
    5）把紙張文件處理變成數字化管理。可將計劃、組織、調整和控制一切管理信息。
    從紙張文件處理變成數字化管理，徹底改變原來的手工處理流程，管理者融入新型的數字化管理生活中，這不僅減少紙張帶來的污染，而且也將減少中間環節阻隔，提高管理工作效率。
    2、企業經營
    1）為每一位員工配備先進的數字系統，參與經營決策。
    由于自動化，那些單一和機械性工作將全部被淘汰，管理者要讓員工自主和創造性工作，增加單一工作的附加值。例如，讓生產部門的員工配備MRPII系統，就能讓他們主動降低物耗，參與企業成本管理。
    2）建立數字反饋流程，改善產品和服務的品質。
    建立產品和服務品質的標準在企業管理中是非常重要的，但是建立數字反饋流程更重要，因為它能幫助我們及時地收集員工和客戶的反饋意見。
    3）使用網上數字反饋系統，能夠有效處理客戶投訴。
    對用擁有大量顧客的企業而言，如何將顧客的投訴反饋給能夠改善產品和服務的人，是這些企業管理者頭痛的事情。建立一個網上數字化的信息的饋系統，能夠解除此類煩惱，并能提高顧客滿意度。
    4）利用數字通訊系統，能夠有效確定業務本質和范圍。
    互聯網的應用大大擴展了企業的工作空間，改變了必須集中辦公的傳統，同時也可透過數字化的通訊系統和管理系統，將供應商和顧客聯系在一起，從而，企業管理者便可以使用網上供應鏈管理系統，將供應商的資源有效利用起來，為顧客提供快速的服務。
    5）與所有供應商和顧客進行數字交易，縮短采購和交貨時間，提高經營效率。
    3、電子商務
    1）利用數字化管理系統（如供需鏈管理系統），將正確的信息即時流到關鍵人手中，管理者便可根據訂單組織生產，產品完工即時交貨，做到準時生產（Just In Time）和接近零庫存的境界，這樣，經營和管理的效率會大大提高。
    2）減少中間商，降低營銷成本，更加貼近顧客利用數字化的直銷管理系統，直接與顧客交易，減少中間商，降低管理成本，為顧客創造更多的價值。
    3）利用數字技術讓顧客自己解決問題。
    把日常事務移到網上處理，建立交互式顧客服務和支持系統，讓大部分顧客自己解決問題，企業集中精力去與少部分重要的顧客進行面對面的溝通。

    四、數字化管理實施
    （一）中國企業信息化的誤區
    以前，一些中國企業為推動管理進步，向管理要效益，紛紛采用信息技術，不斷引進國外管理軟件，然而，二十年過去了，這些企業巨額的投入，產生了多少效益？筆者認為中國企業走入了信息化的誤區。
    首先，錯誤地處理數字化、網絡化和信息化三者的關系，大部分企業管理者認為要信息化、要聯網，以幫助他們更快和更好地決策，但同時又認為，信息的收集和管理是信息部門的事情，他們的想法是通過間接管理信息來進行決策。很顯然，他們失去了思考與反應的速度，這也是許多中國企業過去雖然在信息系統建設上投資很大但收效甚微的根本原因。企業管理信息化基本上是一句空話。我們這樣如何能改變管理者傳統的管理模式，管理思想？所以我們說，要先數字化，網絡化才能實現信息化。信息化是我們的目標，數字化是重要的基礎工作和管理手段。第二個誤區，管理軟件廠商和很多企業，忽視中國企業管理現狀，對國外管理軟件囫圇吞棗。數字表明，我國工業企業的營業收入在1-10億之間的，有1900家，10-20億的742家，20億以上的只有556家。可見我們企業規模很小，這就是中國企業的現狀。這樣的一個企業規模，我們給一個大軟件，收幾千萬，上億萬的費用，這樣的軟件大餐，他們根本沒有能力消化掉。另外企業基礎管理薄弱，部門、崗位職責不清，業務流程不順，內部控制不強，虛假數字猖獗，各部門成為信息孤島，運用信息進行決策與管理時時效性差，基礎管理本身沒做好，就談不上運用電腦管理。所以我們說企業信息化的現狀是90年代的硬件，80年代的網絡，60年代的管理。數字化不僅是一種技術，不僅是信息部門的工作，數字化的出現帶來管理思想、管理方式甚至生活方式的變革，以前企業和管理軟件供應商，均不對連續運行的企業管理體系進行系統的數字化分析，將人工管理模擬系統變成數字化管理系統。數字神經系統不僅是一種技術，更是一種全新的管理思想與觀念。它告訴我們如何在數字化的信息時代去開展工作，在激烈的競爭中穩操勝券。
    （二）數字化管理實施三部曲
    數字化管理是一個全新的課題，是一場觀念上的革命，與企業共享先進的數字化管理思想是數字化管理實施的前提。推廣全新的數字化管理工作和生活方式，幫助企業構建面向二十一世紀的數字神經系統，增強企業的核心競爭力和競爭優勢，讓中國企業走向世界。數字化管理實施三部曲：第一步，我們建議一般企業以少量的投入，導入基礎的管理軟件，它包括計劃管理、采購管理、庫存管理、銷售管理和財務管理等功能，實施完畢之后它能幫助企業將供需鏈上的購銷存管理及財務管理全部數字化，并有效規劃購銷存資源，幫助企業領導和員工建立數字化管理觀念，并采用新的管理和工作方式；第二步，已導入基礎的管理軟件的企業運行一個階段并對管理及管理軟件提出進一步要求后，可以啟用更高層次管理軟件，它包括計劃管理、采購管理、庫存管理、生產管理、銷售及分銷管理、質量管理、人力資源管理和財務管理等功能，實施完畢之后，它能幫助企業將企業經營管理各方面數字化，有效規劃企業人、財、物、產、供、銷各方面資源，通過數字化管理降低成本，加快企業的反映速度，提高企業經濟效益和市場競爭力；第三步，大量采用網絡技術，增加知識管理和增強電子商務功能，幫助企業全面構建數字神經系統。

    五、數字化管理生活
    管理是一種活動，也是一門藝術。當生生不息的管理活動和多姿多彩的管理藝術相結合時，我們說管理就是生活。任何組織都需要管理，沒有良好管理的組織無法達成預期的目標。企業是市場經濟細胞和主體，越來越激烈的市場競爭需要我們不斷管理創新，數字化管理是我們面臨的歷史上最激動人心的管理創新活動，是一種嶄新的管理新生活。數字化管理新生活不僅讓企業管理者能夠感受到，而且企業的員工和顧客都能感受到。企業管理者不再是傳統的控制者和監督者。過去，他們正襟危坐，表情嚴肅，而未來，他們是從事數字化管理的知識工作者和創造高昂熱情的激情管理者，他們工作的重點是根據現實數字思考的決策未來，他們陶醉在美好未來的憧憬中，擺在桌面上的電腦不再是擺設，而是融入了他們的數字化管理工作之中，他們可以攜帶筆記本電腦在全球活動，他們可以廣泛交流與溝通，他們在不斷學習，他們與員工是友好的知識朋友，他們有更多的時間與家人和朋友打高爾夫球。員工不再是傳統工業化時代的單一和機械工作者，他們可以在公司上班，也可以在家里或外地上班，他們獲得充分授權，廣泛擁有與其工作相關的各種信息，他們是知識和知識創造者。他們享有不斷培訓，獲得充分鼓勵，他們充滿快樂，樂于奉獻，他們是一個充滿高昂熱情的知識工作者。在未來信息化社會里，沒有任何身份比得上做一名上帝一般的顧客。他們享受數字化企業給他們提供的便利和快捷服務。他們因此而享受快樂的人生。對于那些供需鏈上的企業顧客和伙伴而言，他們也會因此提高競爭力，為社會創造更多價值。
    總之，數字化管理生活確實是一種激動人心的嶄新生活，我們大家應該慶幸生活在這樣一個時代。

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