實施ERP系統的企業，在管理水平持續提高，流程持續優化上仍有許多工作要做。以下是筆者經歷的一個例子。
某一企業，裝配車間實行配料制，由于需要大量的零配件，對于零配件的數據及其成套性管理要求是相當嚴格的，必須達到適時適量的配送，不能出現任何偏差。但這個問題長期以來都沒有得到解決，即使是ERP系統實施以來，倉儲管理特別是物料配送方面功能仍然沒有得到最大程度的發揮，生產組織仍然處于比較被動的狀態。許多部門反映出入庫單據得不到及時審核，倉庫數據不準確，給管理工作帶來不便。最后物流部經過分析，認為這是企業多年的工作習慣決定的。首先達不到不齊不配，而是在配送過程中，發現缺口數，再進行跟催物料，感覺那個工單可以裝配，然后再下達指令，ERP系統不能很好地提供準確的庫存數量，調度也不能放心地利用ERP系統的庫存數量進行生產組織，存在兩張皮的現象。有時車間裝配時，工單之間相互借用零件，致使成品已經入庫甚至都已經形成銷售，而領料單都沒有領出或者領出而沒有得到及時審核，產成品成本的計算很不準確。再者，還有許多部門不能及時地把實際已經收、發的單據傳遞到物流部，物流部也無從審核。庫存數據不準確，使用數據的人員就不能放心地使用，不放心地使用，就不去刻意地維護數據，ERP系統的數據就越得不到及時地增減，就越不準確。結果好多人員掌握的數據不一致，不同的角度掌握的情況不一致，發出的指令不一致，效率低下，信息只共享了一半。好多人埋怨還不如沒有ERP，許多情況下都被其誤導。
如果僅僅從物料配送這個環節也能發現問題，庫存數據不準確是因為配料單得不到及時的審核，配料單得不到及時的審核，是因為該工單的零部件不齊，例如：有時一個工單需要100個零件，在99個齊了之后，還要因為等待某一個零件而等待審核，造成了其他99個零部件的庫存數據不準確，造成大量的虛擬庫存。這樣就形成了比較惡性的循環，數據不準確，生產組織無依據，瞎指揮又更加劇了數據不準確，零部件工單之間套用，成本計算不正確。
問題找出來了，看來不是ERP系統有問題，是管理人員工作習慣出了問題，于是就有必要找出糾正問題的措施。鑒于是個錯誤的死循環，就有必要尋找解決問題的切入點，客觀上工單的BOM已經比較準確，物料的缺口數也越來越少，生產任務量比較平穩，于是配料清單的自動審核也就成為大勢所趨，他們在經過一個時間的調整后，果斷地采取了配料清單的自動審核。
當然，配料清單的自動審核并不是簡單地審核過帳了之，仍然還要按實際配送的數量進行校對，裝配車間接收了多少，仍然要有回執，發生異常，還要進行調整，只不過隨著該項工作的推進，異常只能越來越少，從而把人們的工作從全部核對過渡到只控制異常上，自動化程度高了，出現的工作失誤少了，效率自然提高了。庫存數據不準確，其實也是個綜合管理問題，因為庫存是企業的庫存，物流部所能采取的自動審核，僅僅是在走向數據準確的道路上的一點點的改變而已。
采取配料單的自動審核，也并不是無中生有的扣減，而是按工單的需要進行的，按實際的配送數量來減少的，這樣加強了倉庫保管員、配送人員的責任，一切都用數據說話，嚴格按工單配送，發現問題隨時修訂，ERP系統給我們隨時記錄了物流的走向，有存檔，隨時可以備查。再者，關于工單配料，庫存有，才配送，庫存沒有，開具不出配料單，等缺件入庫后再進行補料，庫存數據永遠顯示的是真實庫存，應該說這無論對于物料管理、生產組織、計劃管理、成本控制甚至是質量管理都是一個很迫切的事。物料需要配送，理所當然地要把庫存減掉。
通過這個辦法的實施，剛開始，大家覺得非常不習慣，原因是對他們的要求高了，比如裝配車間就懷疑資金占用偏高，而調度則感覺原來是開單后待料，而現在則沒有料開具不出單據，好像丟失了依據，于是他們聯合起來反對，使這個辦法幾近夭折。但幾天后，許多部門人員就打電話表示了高度的關注和贊賞。首先是制造部的計劃員說這個辦法的實施對他的工作支持很大，簡直太爽了�，F在編制計劃，不用在為庫存數的不準確擔心了，原來由于審核不及時，裝配工單已經完工，有些零件還沒有減去，還以為不用了，做計劃時又把它當庫存數考慮進來，造成計劃不準確，現在只要一打印出領料單，它所需用的物料就劃歸到工單上去了，也就是說就許配給某個工單了，零部件的出入順序是按詳細的裝配排程挨號排隊的，庫存是準確的，對編制計劃意義很大。
其次就是生產調度人員，ERP系統顯示的庫存數是及時準確的，對他們來說是百利而無一害的好事，他們可以在系統里看到同樣的一個數據。他們認為到現場看是必要的，但不能用到現場看到的實物數來定奪ERP系統里數據的準確性，因為實物的狀態還不能確定，是待檢？還是廢品？還是已經早早地劃歸給某一個工單？就不能隨心所欲的拍腦袋判斷了，碰到這樣的事就要追問到底是那個環節的問題了，是退換不及時？還是檢查不及時？等等。
庫存數比較準確，優先安排裝配，對其他部門來說也是比較有益的，比如銷售部門，比如零部件的領用部門等等，他們的開票工作可以有的放矢。
最大的受益者莫過于成本計算人員。現在，裝配產品入庫，再也不會提醒領料不足不準入庫了，對于后期的成本核算的準確性意義非常重要。
再有就是加強了對質量的控制，庫存沒有，打印不出配料單，嚴格按配料配送，要知道有庫存數是由入庫的環節來得到的，而入庫必須有檢查員的簽字，庫存都是合格的，這樣就不會出現漏檢的現象了。
當然配料清單的自動審核，也充分體現了對倉庫管理數據準確的信心和決心。沒有余地，義無反顧，對他們的工作要求更高了。
現在該企業已經達到了數據運轉的良性循環，成品能夠做到及時入庫（沒有發生領料不足不準入庫的現象），工單的物料能夠得到及時扣減，生產調度人員能夠隨時掌握零部件的數量及其狀態和存放的地點和缺口數量，成本計算準確，質量控制有效，真正達到了信息流、物流的高度統一。
由此看來單據的及時審核意義也是非常重大的，ERP系統的深化應用也是任重而道遠，有些時候不是ERP系統的問題，而是應用的問題。僅僅這么一個小的措施，就會使各項管理工作從中受益，減少漏洞，提高效率。ERP就是這樣，無論是實施和深化，每時每刻都在與我們舊有的工作習慣發生沖突和碰撞。然后，我們感到不適應、到適應、然后恍然大悟，然后拍手稱快，這時，一定要切記，ERP系統只是一個工具，不要把人工作的失誤推到ERP系統身上。
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本文標題：ERP的深化推進到底還有多少工作要做
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