據說，本世紀初，一位美軍營長對值班軍官下達了如下命令：“明晚8點，哈雷彗星將在這個地區出現。這種情況每隔76年才能看到一次。命令所有士兵，屆時身著野戰服到操場集合，我將向他們解釋這一罕見的現象。如果下雨的話，就到禮堂集合，我將為他們放映一部有關彗星的電影。”但是，當經過連長、排長和班長傳達給士兵的時候，這條命令卻變成了：“在明晚8點下雨的時候，76歲的哈雷將軍,將在營長的陪同下，身著野戰服，乘坐‘彗星’牌汽車，經過操場前往禮堂。”雖然其中仍然保留著許多相同的詞匯，但重新組合得面目全非。問題出在哪里呢？就在于營長的命令太長，有太多的描述信息，違反了口頭命令必須簡明、易于復述的準則，使中間的信息傳遞難以準確。其實，做任何事情都有一定的準則，由此我們聯想到企業管理。
企業的管理也是在一個通訊的過程中實現的。準確的通訊是有效的管理的基礎。MRPⅡ系統就是一個以計算機為工具的計劃和通訊系統。在通過MRPⅡ系統實現企業管理的過程中，人做一些工作，再交由計算機繼續做一些工作，再由人繼續做工作，等等。在這個過程中，要求信息必須準確，信息的處理和傳遞也必須準確。但這并不是一件很容易的事情，因為在這個通訊過程中涉及到計算機和人兩類對象。其中，計算機的行為是規范的，只要向它輸入準確的信息，它就能進行準確的處理并產生準確的信息。但是，對同一件事情，人的理解和行為方式卻可以千差萬別。因此，如何規范人的行為方式就是至關重要的了，這就是工作準則和規程的作用。
提到工作準則和規程，人們往往想到一大堆的文件，里面充斥著費解的概念和枯燥的條文，而人們在實際工作中卻從來不去使用它們。因此，人們往往認為建立工作準則和規程不過是浪費時間。在以非正規系統進行管理的環境下，這的確是經常出現的情況。但是如果企業要實施和應用MRPⅡ系統，那么情況就完全不同了。MRPⅡ系統從整體上為企業提供了實現規范化管理的工具。通過MRPⅡ系統的計劃和通訊功能，企業的所有員工在各自的崗位上按部就班地工作，然而卻是在執行著一個統一的計劃。這就要求有統一的工作準則和規程去規范人們的行為方式。在MRPⅡ系統運行的各個環節上，如數據定義、準備和錄入，主生產計劃，物料需求計劃，能力需求計劃，生產控制，采購，周期盤點，工程改變，成本會計等等，都應有相應的工作準則和規程，有關人員必須遵守，而不能按個人的理解來處理問題。
建立工作準則和規程無疑是非常重要的工作。然而，它的重要性往往不被認識。因此，在實施和應用MRPⅡ系統的過程中，這也是一項很容易被忽視的工作。這項工作經常被忽略或以非常草率的方式進行。這樣做之后，實施工作好象進行得很快，但是在系統開始運行之后，就會出現很多問題。由于沒有工作準則和規程，系統的每個用戶只能按各自的理解和處理方式來處理問題。于是出現越來越多的錯誤信息，信息傳遞不能正常進行，系統通訊難以協調，整個系統的可靠性越來越差，最終的結果是導致整個系統的癱瘓，損失將是難以估量的。
由此可見，工作準則和規程是MRPⅡ系統得以正常運行的關鍵，是企業管理過程中人和人之間、人和計算機之間進行精確通訊的保證。但具體說來，這又是兩個不同的概念。工作準則是關于企業運作的指導原則，它并不告訴人們如何去做某件事情，但要指明每項工作的目標、責任和衡量標準。例如，對于接收采購原材料的業務活動，工作準則并不指明每一步應當如何去做，但是，它應指明在多長時間內完成檢驗、作出接收或拒收的決定，在多長時間內將有關數據錄入系統，等等。工作規程是指完成一項特定的任務所應采取的步驟，它要指明從任務的第一步到最后一步之間的所有步驟，且應足夠詳細。工作規程應遵循工作準則的指導原則，而且對于工作準則所涉及的每項任務，均應有相應的規程。
建立工作準則和規程并無實質性的困難。事實上，這些關鍵的文件應當是一個企業在確定如何使用MRPII/ERP系統的過程中自然形成的結果。建立工作準則和規程可以采取如下步驟：
1、確定企業運營過程中所有基本的業務活動，這可以通過自頂向下、逐步求精的方法繪制DFD或IDEF圖來實現。這些基本業務活動可以分成兩類，一類是通過計算機來實現，有些則完全是人的行為過程，不使用計算機。
2、對于通過計算機實現的基本業務活動，要編制測試實例進行測試。測試實例要指明處理準則和處理步驟，在測試過程中要記錄測試結果，在測試結束后，根據測試結果編制工作準則和規程的草稿。對于不使用計算機的基本業務活動，則直接寫出工作準則和規程的草稿。
3、將上面步驟形成的工作準則和規程草稿收集起來，由項目小組會同各職能部門共同進行整理和完善，形成工作準則和規程的草案，要指明工作準則和規程的編號、主題、編寫負責人等。
4、在會議室試點（ConferenceRoomPilot）過程中，要對工作準則和規程進行全面測試和修訂，定稿后再經指導委員會批準，形成企業的正式文件，指明生效日期，發至整個企業執行，并定期總結修訂。（關于工作準則和規程的管理也應有準則和規程。）
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