據(jù)說，本世紀(jì)初，一位美軍營長對(duì)值班軍官下達(dá)了如下命令：“明晚8點(diǎn)，哈雷彗星將在這個(gè)地區(qū)出現(xiàn)。這種情況每隔76年才能看到一次。命令所有士兵，屆時(shí)身著野戰(zhàn)服到操場集合，我將向他們解釋這一罕見的現(xiàn)象。如果下雨的話，就到禮堂集合，我將為他們放映一部有關(guān)彗星的電影�！钡�，當(dāng)經(jīng)過連長、排長和班長傳達(dá)給士兵的時(shí)候，這條命令卻變成了：“在明晚8點(diǎn)下雨的時(shí)候，76歲的哈雷將軍,將在營長的陪同下，身著野戰(zhàn)服，乘坐‘彗星’牌汽車，經(jīng)過操場前往禮堂�！彪m然其中仍然保留著許多相同的詞匯，但重新組合得面目全非。問題出在哪里呢？就在于營長的命令太長，有太多的描述信息，違反了口頭命令必須簡明、易于復(fù)述的準(zhǔn)則，使中間的信息傳遞難以準(zhǔn)確。其實(shí)，做任何事情都有一定的準(zhǔn)則，由此我們聯(lián)想到企業(yè)管理。
企業(yè)的管理也是在一個(gè)通訊的過程中實(shí)現(xiàn)的。準(zhǔn)確的通訊是有效的管理的基礎(chǔ)。MRPⅡ系統(tǒng)就是一個(gè)以計(jì)算機(jī)為工具的計(jì)劃和通訊系統(tǒng)。在通過MRPⅡ系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的過程中，人做一些工作，再交由計(jì)算機(jī)繼續(xù)做一些工作，再由人繼續(xù)做工作，等等。在這個(gè)過程中，要求信息必須準(zhǔn)確，信息的處理和傳遞也必須準(zhǔn)確。但這并不是一件很容易的事情，因?yàn)樵谶@個(gè)通訊過程中涉及到計(jì)算機(jī)和人兩類對(duì)象。其中，計(jì)算機(jī)的行為是規(guī)范的，只要向它輸入準(zhǔn)確的信息，它就能進(jìn)行準(zhǔn)確的處理并產(chǎn)生準(zhǔn)確的信息。但是，對(duì)同一件事情，人的理解和行為方式卻可以千差萬別。因此，如何規(guī)范人的行為方式就是至關(guān)重要的了，這就是工作準(zhǔn)則和規(guī)程的作用。
提到工作準(zhǔn)則和規(guī)程，人們往往想到一大堆的文件，里面充斥著費(fèi)解的概念和枯燥的條文，而人們?cè)趯?shí)際工作中卻從來不去使用它們。因此，人們往往認(rèn)為建立工作準(zhǔn)則和規(guī)程不過是浪費(fèi)時(shí)間。在以非正規(guī)系統(tǒng)進(jìn)行管理的環(huán)境下，這的確是經(jīng)常出現(xiàn)的情況。但是如果企業(yè)要實(shí)施和應(yīng)用MRPⅡ系統(tǒng)，那么情況就完全不同了。MRPⅡ系統(tǒng)從整體上為企業(yè)提供了實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的工具。通過MRPⅡ系統(tǒng)的計(jì)劃和通訊功能，企業(yè)的所有員工在各自的崗位上按部就班地工作，然而卻是在執(zhí)行著一個(gè)統(tǒng)一的計(jì)劃。這就要求有統(tǒng)一的工作準(zhǔn)則和規(guī)程去規(guī)范人們的行為方式。在MRPⅡ系統(tǒng)運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)上，如數(shù)據(jù)定義、準(zhǔn)備和錄入，主生產(chǎn)計(jì)劃，物料需求計(jì)劃，能力需求計(jì)劃，生產(chǎn)控制，采購，周期盤點(diǎn)，工程改變，成本會(huì)計(jì)等等，都應(yīng)有相應(yīng)的工作準(zhǔn)則和規(guī)程，有關(guān)人員必須遵守，而不能按個(gè)人的理解來處理問題。
建立工作準(zhǔn)則和規(guī)程無疑是非常重要的工作。然而，它的重要性往往不被認(rèn)識(shí)。因此，在實(shí)施和應(yīng)用MRPⅡ系統(tǒng)的過程中，這也是一項(xiàng)很容易被忽視的工作。這項(xiàng)工作經(jīng)常被忽略或以非常草率的方式進(jìn)行。這樣做之后，實(shí)施工作好象進(jìn)行得很快，但是在系統(tǒng)開始運(yùn)行之后，就會(huì)出現(xiàn)很多問題。由于沒有工作準(zhǔn)則和規(guī)程，系統(tǒng)的每個(gè)用戶只能按各自的理解和處理方式來處理問題。于是出現(xiàn)越來越多的錯(cuò)誤信息，信息傳遞不能正常進(jìn)行，系統(tǒng)通訊難以協(xié)調(diào)，整個(gè)系統(tǒng)的可靠性越來越差，最終的結(jié)果是導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓，損失將是難以估量的。
由此可見，工作準(zhǔn)則和規(guī)程是MRPⅡ系統(tǒng)得以正常運(yùn)行的關(guān)鍵，是企業(yè)管理過程中人和人之間、人和計(jì)算機(jī)之間進(jìn)行精確通訊的保證。但具體說來，這又是兩個(gè)不同的概念。工作準(zhǔn)則是關(guān)于企業(yè)運(yùn)作的指導(dǎo)原則，它并不告訴人們?nèi)绾稳プ瞿臣虑�，但要指明每�?xiàng)工作的目標(biāo)、責(zé)任和衡量標(biāo)準(zhǔn)。例如，對(duì)于接收采購原材料的業(yè)務(wù)活動(dòng)，工作準(zhǔn)則并不指明每一步應(yīng)當(dāng)如何去做，但是，它應(yīng)指明在多長時(shí)間內(nèi)完成檢驗(yàn)、作出接收或拒收的決定，在多長時(shí)間內(nèi)將有關(guān)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，等等。工作規(guī)程是指完成一項(xiàng)特定的任務(wù)所應(yīng)采取的步驟，它要指明從任務(wù)的第一步到最后一步之間的所有步驟，且應(yīng)足夠詳細(xì)。工作規(guī)程應(yīng)遵循工作準(zhǔn)則的指導(dǎo)原則，而且對(duì)于工作準(zhǔn)則所涉及的每項(xiàng)任務(wù)，均應(yīng)有相應(yīng)的規(guī)程。
建立工作準(zhǔn)則和規(guī)程并無實(shí)質(zhì)性的困難。事實(shí)上，這些關(guān)鍵的文件應(yīng)當(dāng)是一個(gè)企業(yè)在確定如何使用MRPII/ERP系統(tǒng)的過程中自然形成的結(jié)果。建立工作準(zhǔn)則和規(guī)程可以采取如下步驟：
1、確定企業(yè)運(yùn)營過程中所有基本的業(yè)務(wù)活動(dòng)，這可以通過自頂向下、逐步求精的方法繪制DFD或IDEF圖來實(shí)現(xiàn)。這些基本業(yè)務(wù)活動(dòng)可以分成兩類，一類是通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)，有些則完全是人的行為過程，不使用計(jì)算機(jī)。
2、對(duì)于通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的基本業(yè)務(wù)活動(dòng)，要編制測試實(shí)例進(jìn)行測試。測試實(shí)例要指明處理準(zhǔn)則和處理步驟，在測試過程中要記錄測試結(jié)果，在測試結(jié)束后，根據(jù)測試結(jié)果編制工作準(zhǔn)則和規(guī)程的草稿。對(duì)于不使用計(jì)算機(jī)的基本業(yè)務(wù)活動(dòng)，則直接寫出工作準(zhǔn)則和規(guī)程的草稿。
3、將上面步驟形成的工作準(zhǔn)則和規(guī)程草稿收集起來，由項(xiàng)目小組會(huì)同各職能部門共同進(jìn)行整理和完善，形成工作準(zhǔn)則和規(guī)程的草案，要指明工作準(zhǔn)則和規(guī)程的編號(hào)、主題、編寫負(fù)責(zé)人等。
4、在會(huì)議室試點(diǎn)（ConferenceRoomPilot）過程中，要對(duì)工作準(zhǔn)則和規(guī)程進(jìn)行全面測試和修訂，定稿后再經(jīng)指導(dǎo)委員會(huì)批準(zhǔn)，形成企業(yè)的正式文件，指明生效日期，發(fā)至整個(gè)企業(yè)執(zhí)行，并定期總結(jié)修訂。（關(guān)于工作準(zhǔn)則和規(guī)程的管理也應(yīng)有準(zhǔn)則和規(guī)程。）
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本文標(biāo)題：在MRPII/ERP應(yīng)用中如何規(guī)范人的行為方式
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