ERP系統實施者在經歷了“八十難”后，還有“第九九八十一難”在考驗著系統實施者的耐心和智慧，這一難就是“磨合”，也是取得“真經”的必經之途。
耗費巨資引進并成功上線ERP之后，慶功宴席散了，聚光燈暗淡了，故事似乎圓滿結束了。
但殘酷的事實往往沒有如此順理成章，ERP系統實施者在經歷了“八十難”后，還有“第九九八十一難”在考驗著系統實施者的耐心和智慧，這一難就是“磨合”，也是取得“真經”的必經之途。
案例：小數據后的大問題
某機械公司于2004年花巨資歷經千辛萬苦將某品牌ERP系統成功上線，正當他們以為可以松一口氣、充分享受一下成功愉悅的時候，系統的問題接二連三地暴露出來。
其中既有人員操作不當帶來的問題、又有流程變革帶來的問題、還有很多是實施過程中留下的后遺癥。
如今這些矛盾一起爆發，帶來了一系列的數據錯誤以及由此引發的管理混亂。
信息中心主任敏銳地意識到，如果數據錯誤不能控制在一個可以接受的范圍內，用不了多長時間整個系統就可能淪為一個“垃圾進、垃圾出”的擺設，前期付出的所有努力都將化作流水滾滾東去。
于是公司以ERP實施小組成員為主，迅速成立了一個專門的項目小組，試圖系統地解決這一問題。
項目小組成員認為數據錯誤是一個復雜的“綜合癥”，決不能頭疼醫頭、腳疼醫腳，必須找到隱藏在表象背后的多個深層矛盾。為此，項目小組首先采用頭腦風暴法，對數據出錯率高的原因進行初步分析，并一一標記在魚骨圖上。
在整理出上述分析框架后，項目小組成員系統的對上述可能的原因分別進行了訪談和問卷調查，對出錯的原因深入剖析，確定了導致數據錯誤的三個主要因素。
頻繁調整的生產計劃
由于市場激烈競爭導致產品生產計劃的經常變更，隨時需要增加或減少訂單，需要修改產品出產計劃，而目前生產計劃中的零部件有些已經開始領料，有些正在加工中。
如何終止這些執行中的生產計劃，改為執行其他計劃并處理零部件庫存等問題是一個巨大的挑戰，需要對ERP中的生產數據進行大量的調整。
由于大量的數據修改難免產生錯誤，以至于造成信息流與物流的不一致， ERP生產計劃失去可信度。這種頻繁修改ERP數據產生的錯誤占錯誤數據總數的40%左右。
技術數據資料問題
經過統計，項目小組發現技術數據資料錯誤占了錯誤總數的30%左右，錯誤來源包括以下幾種：
（1）原始數據信息錯誤
技術部門提供的原始資料的不正確，不完整，不統一問題時有發生。零部件加工的數量、材料、定額、工時、路線、工作地等存在錯誤，甚至出現一個產品同時有多個版本等情況。
（2）ERP的期量標準偏差
在ERP實施時對ERP的期量標準進行了統一和規范，但是由于近一階段銷售額不斷地大幅度攀升，期量標準也在發生變化，造成一些ERP標量數據與實際運行發生偏差。
（3）數據維護的時效性差
技術資料更改的時效性差，數據源單位在ERP數據的更改、維護方面不及時。常常因為材料、工作地等資料更改不到位而影響生產,使一些急需的零件加工不出來，而不需要的零件一直在生產。
激勵不當
系統上線后，業務部門整天埋怨IT部門工作做的不好，系統不可靠，數據經常錯誤，還不如原來手工操作，并警告IT部門如果再這樣他們就不用系統了。
項目小組經過調查發現了問題的原因，原來業務部門的抱怨很多是假的，深層原因是激勵機制設計存在缺陷：企業對系統數據準確性的考核指標只有IT部門的員工承擔，并有相應的激勵和懲罰機制。而真正使用系統的各個業務部門的操作員和業務主管，則不會因為系統數據不準確而影響他們的個人利益。
這樣的話，他們在數據錄入和修改的時候就很隨意，有的時候甚至故意讓數據不準確，以掩蓋他們工作中的一些問題。這類錯誤占了錯誤總數的15%左右。
而其他如操作不當和系統本身原因產生的錯誤分別只占錯誤總數的8%和5%，都不是造成數據錯誤的主因。
找到了主要原因，就為尋找解決之道提供了思路，項目小組在反復調研后，確定了以下幾條解決方案：
合理組織ERP生產計劃
（1）確定產品運行ERP計劃的原則：試制產品不運行ERP計劃。由于產品試制期間技術更改頻繁，圖紙修改量大，而ERP數據很難與其同時進行準確的改動，很容易失控造成信息流與物流的不統一，因而試制產品先把技術資料整理后再安排ERP計劃，這樣就減少了因數據更改不及時問題的發生。
（2）對于市場需求變化頻繁的產品要慎重運行ERP計劃。加強生產計劃管理，一旦調整計劃就要確保ERP計劃調整后數據的準確性。
開展CAD/PDM/CAPP/ERP數據集成
由于手工錄入數據產生的錯誤概率、重復勞動和各種環節的手工干預，給ERP手工采集數據帶來了許多問題，很難保障數據錄入質量。因此企業CAD/PDM/CAPP/ERP數據信息的集成被提上日程（見圖2）。
通過CAD/PDM/CAPP/ERP的集成，可以把企業中涉及到的所有信息資源進行徹底的清理和規范，從根本上具備了數據流通渠道縮短、人工干預減少、無重復勞動、數據準確性大幅度提高的可能。
這一計劃在2005年完成，試運行以來得到了產品設計和工藝技術部門的充分認可和歡迎，進一步改善和加強了企業的基礎工作，減少了數據的出錯率。
調整激勵機制
針對調研中發現的問題，公司對相應的激勵機制作了調整，具體如下：
（1）ERP維護和使用工作列入公司年度經濟工作重點，制定完善的工作計劃，并監督考核工作計劃的執行。
（2）ERP使用將作為中層干部年度政績考核的重點之一。
（3）修訂和完善ERP維護的工作程序并納入管理制度中。
經過綜合治理，數據出錯率大大降低。實踐證明，項目小組采取的措施必要而及時，達到了預期的目標。
上述案例只是一個個案，但這個個案反映出的問題卻是具有普遍性的：ERP系統上線后的一段時間內，在緊張的系統實施過程中存在的隱患，以及在系統實施后由于業務流程和工作模式的調整帶來的不適應等問題會一起爆發，處理不好，就會前功盡棄。
跨越幸福曲線的“陷阱”
大多數企業在實施ERP過程中，都會經歷一個類似于過山車的起伏跌宕的過程，有人形象地稱之為“幸福曲線”。
這條曲線將ERP系統實施根據時間的推進分為四個大的階段：準備階段、咨詢階段、方案實施階段、持續改進階段，人們的心情和對ERP的感受也會隨著時間的推移而起伏波動，最終形成了上圖中的這條“幸福曲線”。
很顯然，在這條幸福曲線上，紅色線條并沒有隨著系統的成功上線而平穩上升，而是還有一段向下彎曲的頗像“陷阱”的曲線，這段曲線表明用戶的滿意度在經歷了“八十難”后還要再忍受一段時間的折磨，這段時間就是系統實施完畢后的“磨合期”，我們不妨把這段磨合期稱為系統實施的第“九九八十一難”，它是黎明前那段短暫的黑暗時期。
如上面的案例所看到的那樣，企業在實施ERP后，原有的企業務流程和業務習慣由計算機技術進行整合后，傳統觀念很難迅速認同、流程的變革也很難在短期內達到完善，實施顧問在系統上線后也紛紛離去，在這種情況下，前期被忽略或隱藏的潛在問題可能會一起爆發，矛盾和碰撞不可避免。
碰撞之后，是艱難的磨合，新舊觀念、流程之間的縫隙，必將在磨合中發展和完善。可以說，系統實施的風險沒有隨著系統的上線而終止，而是轉移到了磨合階段。
中國古人常說“行百里者，半九十”，以警醒人們不要在最后關頭功敗垂成。國外大量的數據調查也顯示磨合期是一段充滿危機的特殊時期，處理不好就極有可能掉進“微笑曲線”的陷阱，前功盡棄：
根據Meta集團對財富500強企業的調查發現，1/4的企業都承認他們的ERP系統在發揮作用之前的一段時間內困難重重，許多實施ERP項目的企業都表示非常后悔。Meta集團的調查顯示，新系統完全建立之后，大概還需要8個月之久企業才會開始看到收益。
在德勤（Deloitte）對財富500中的64家公司的調查中，也有近四分之一的企業承認，他們的經營業績在ERP系統運行后曾經歷了一個下滑期。
據調查，造成業績下滑的最普遍的原因是ERP運行后每件事情看起來和操作起來都和原來完全不同，當人們不能按照熟悉的方式工作和對新的工作方式還不熟練的時候，他們就會產生恐慌情緒，業務自然就受影響。
國內外的經驗和數據都顯示，系統上線后還遠遠不能“刀槍入庫、馬放南山”，后面的路可能會隨著實施顧問的撤出、人員的流失、精神的松懈變得更加兇險，因此要平安渡過磨合期仍需厲兵秣馬，再接再厲。
繼續堅持“一把手”負責制
ERP上線后，仍然有很多調優的工作要做，比如說由于企業經營特點的調整需要業務流程做相應的調整，各業務部門會提出更高的業務管理需求，這些貌似簡單的事做起來仍然充滿挑戰，還需要“一把手”尤其是各業務部門負責人“扶上馬再送一程”。
因此在磨合期，仍然要定期組織會議、整合來自不同方面的聲音，制訂改進項目，同時堅持不懈地從一線收集使用建議，將系統功能的完善與實際管理需求不斷融合。
進一步健全ERP崗位責任制
進一步完善ERP崗位制度，要根據新形勢的要求，重新明確每個工作的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。
在這里要強調的是，ERP系統的完善與維護是全體使用、管理ERP系統員工共同的責任，而不單單是IT人員一己的事，否則就很容易出現案例中所說得那樣業務人員故意出錯，消極抵制的尷尬情況。
改進發展空間，留住人才
ERP系統上線后，IT人員的工作重點往往從前期的調研、分析設計、開發、培訓工作轉到了系統維護，ERP從業人員不知道未來企業還需要他們做什么。
由于沒有了繼續學習和提高的機會，他們往往擔心知識和經驗貶值，產生失落感和挫折感，一旦遇到高薪的誘惑時，離開就成為必然。
因此，所以系統上線后，CIO要努力創造條件留住這些寶貴的人才。要留住人才最主要的是創造讓他們發揮能力的環境，事實上，這一環境在系統上線后不是小了，而是更寬廣了。
隨著ERP應用的成功，企業可以從被動的業務需求走向主動，更多的去尋找業務部門的需求，促進IT與業務的進一步融合。此時的工作更富有挑戰性和主動性，是一種更高層次的應用，將這點與IT人員及時進行交流，可以激勵他們留下并繼續發揮聰明才智。
完善ERP操作管理制度
通過ERP操作管理制度的不斷完善，明確規定上機操作人員對ERP軟件的操作工作內容和權限，對操作密碼的嚴格管理等，杜絕未經授權人員操作ERP軟件；預防未經審核的各種原始憑證輸入系統；操作人員離開機房前，要執行相應的退出命令。
根據本單位的情況，由專人保管必要的上機操作日記，記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容，減少人為操作錯誤和人為破壞帶來的損失。
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