海四達不選“一次性襪子”
江蘇海四達集團公司是一家集電子、化工、機械、醫藥、建材于一體的國家重點高新技術企業。集團核心企業——海四達化學電源有限公司是目前國內最大的燒結式鎘鎳電池、氫鎳電池生產廠，中國重要的電池出口基地。
企業原有的信息化基礎并不讓人樂觀。當時，整個集團才有30多臺PC機，相關文件資料主要通過軟盤和單據進行傳遞。信息化走在最前面的是財務部，1995年就開始應用了電算化管理系統。不過，該系統功能單一，只能實現了簡單的記賬管理，根本不能完成成本核算、成本分析等功能。而且，原先的財務軟件多年沒有升級，財務與采購、倉儲、銷售、生產等脫節。后來，其它部門也逐步應用了輔助子系統，比如庫存管理、資金使用管理等，但由于各系統“各自為政”，信息不能共享，在整個集團層面上管理信息化系統仍是空白。
信息孤島的存在，制約了企業進一步發展的步伐。為了彌補企業管理中的“短板”，海四達決定進行信息化建設。當時，南通的一家企業也在ERP選型。這家企業最后找了一家軟件公司進行開發。海四達是否也走“開發”之路？董事長兼總經理沈濤認為,“針對性開發風險太大，ERP不是一次性襪子，不好可以扔掉，項目失敗必然會給企業帶來拖累。企業既然決定花時間、花精力、花資金實施ERP，就要讓ERP真正為企業所用�！�
作為中國重要的電池出口基地，海四達ERP項目自然吸引了眾多軟件廠商。海四達的要求：ERP產品本身要成熟，有成功案例，實施服務有保障。經過比選，金思維的產品及服務給企業留下深刻印象。金思維ERP(JSERP)產品功能強大，業務流程精細，實施服務到位，客戶反映良好。事實證明，海四達的選擇完全正確，走軟件開發的那家企業的系統后來基本上沒用起來。不同的信息化道路，導致大相徑庭的結果。
沖破觀念轉變中的重重迷障
海四達ERP項目范圍廣、業務深，覆蓋采購、銷售、生產、財務、庫存、人事、薪資、設備、質量、安全等幾乎企業所有的業務部門。如此大規模建設企業信息化，在海四達的發展史上還是第一次。ERP倡導的是透明管理、規范管理、科學管理，必然會涉及到原有的工作習慣、人際關系和利益結構等格局的調整。當時的海四達剛剛完成國有企業的轉制，長期以來大家已經習慣了原有的工作模式，在“破舊立新”的更替過程中，勢必在心理、習慣和做法上產生畏難與抵觸情緒。
* 依賴思想。項目初期，不少人并沒有意識到ERP實施主體是企業本身，對實施小組存在很大的依賴思想。大家希望實施顧問們把什么事都事先做好，自己拿來用就好了。對此，實施小組采取了“以點帶面”的策略。首先，在各業務部門選出一名業務骨干作為ERP“關鍵用戶”，重點培訓他們�！瓣P鍵用戶”起著應用ERP“示范標兵”的作用。當他們對系統比較熟悉之后，再由他們指導本部門的ERP應用。這樣“以點帶面”，逐步樹立企業獨立應用ERP的能力。
* 畏難與抵觸情緒。海四達員工中九成以上都是生產人員，不少人連最基本的計算機操作都不會。接受ERP，吸收新知識對他們來說是個挑戰。針對這點，實施小組采取了“加大培訓力度，先易后難”的策略。為了推動員工們的思想轉變，實施小組決定在企業最薄弱、最核心、最急需的財務環節著手，初戰務求見效，讓企業迅速嘗到信息化的甜頭，樹立大家的信心和決心。
* 把ERP當成“輔業”。項目初期，有些業務人員把ERP看成是額外工作，有空則錄入幾條數據，如果工作忙，ERP就擱置一旁。為此，海四達建立的ERP應用考核制度，對數據輸入的及時性、準確性進行監督。通過考核，讓大家明白ERP是大家今后工作的平臺與工具，不能把它當成“輔業”，應該完成工作的同時就完成相關數據的輸入。
* 對信息化不理解。項目初期，有些人認為企業各方面運行都很正常，沒必要“多此一舉”搞信息化。實施過程中，還有些人還擔心ERP會搶了自己的飯碗。為此，實施小組進行了培訓與開導。信息化是每個成長性企業的必由之路。“逆水行舟不進則退”，市場競爭日趨激烈的情況下，海四達必須規范自己的管理，提高工作效率。企業的管理效率提高了，經濟效益才會增加，而企業經濟效益提高了，不但不會裁員，反而會擴大再生產。因此，ERP將增加更多的就業機會。思想通了，ERP項目的阻力自然小了。
用ERP嚴堵管理漏洞
* 內部銀行管理
海四達集團擁有電源公司、化肥廠、煤氣公司、藥用玻璃廠、特種氣體廠、新能源公司、工程技術研究中心、包裝材料廠等十多個控股子公司，行業類型各異。所有子公司都具有法人資格，每個子公司都有獨立的帳套，但只有電源公司單獨對外報送報表、納稅申報。其余子公司以總公司名義對外提供一套合并報表并統一納稅申報。每月月底財務部都要對十多個帳套進行對賬，工作量極大。雖然企業使用了會計電算化軟件，但由于軟件功能單一，很多環節無法控制，許多信息只有靠單據和軟盤傳遞，財務人員不得不從事大量重復性工作。
實施JSERP后，各子公司之間、子公司與集團之間的經濟往來全部通過“內部銀行”進行調撥處理，實現了整個集團“統一會計核算、資金集中控制、統一會計報告、全面預算管理、統一決策支持分析�！�ERP系統中“內部銀行”系統不需要財務人員逐筆核算收付。接收業務和財務數據后，自動核算存貸款余額和利息。“內部銀行”還可以自動核算資金占用的成本，為企業內部績效考評和各種決策提供準確信息。通過“內部銀行”管理，保證了財務信息的及時性與一致性，既避免了大量的對賬工作，也加強了對整個集團財務的管理與控制。
* 成本管理
電池是企業的主導產品，其生產過程基本上分為配件、準備、極板、沖剪、裝配、檢測、成品等7個步驟。每個步驟成本統計內容及方式都不相同。原材料、半成品、產成品、廢品等頻繁出入庫，需要針對成本對象在生產過程中的不同階段進行成本的歸集和分配，計算方式非常復雜。而且，海四達采取計件工資，由于每個人的工作崗位并不是始終不變的，可能根據生產情況從事不同工序的工作，工資計算也很繁瑣。雖然企業安排了多人專門核算生產過程的料工費，但在手工方式下，不僅工作量大，而且很難確保數據的準確性。
JSERP成本管理系統包括成本核算、成本預測、成本計劃、成本控制和成本考核。通過JSERP，實現了多步驟、分項目結轉成本核算法，即可以詳細統計每道加工步驟及部門的材料費用、人工費用、制造費用、燃料及動力等情況。JSERP采用圖形方式直觀地對各產品的成本項目構成比例進行分析，可以幫助企業找出降低成本的可操作因素，挖掘降低成本的潛力�？茖W的成本管理，對全面提高企業管理水平，落實企業各部門經濟責任制都具有很大的推動作用。同時，解決了成本核算難題也使海四達向“精細化”管理邁進了一大步。
海四達主要是以化工原料生產出電子產品，類似于離散型制造。企業生產計劃的制訂復雜，生產過程控制很困難而且能力需求很難預測。生產任務多，生產數據的收集、維護和檢索工作量大。以前，車間每天的生產報表只能反映前一天的生產狀況。如何及時了解車間各工段在制品的品種、數量、質量？生產計劃已經安排好，臨時插進的加急訂單如何處理？制造部做半成品生產計劃時需要查詢最新的半成品庫存數量，這就要求倉庫部門及時提供準確的庫存信息。但實際情況是，往往當某些品種低于最低庫存甚至告罄時倉庫人員仍不能及時發現，造成生產停頓。
JSERP從主生產計劃和能力需求計劃兩個層次對能力與負荷進行調整。若發現能力與負荷不平衡時，可通過對該車間或工段的能力、負荷進行調整，使能力與負荷趨于平衡。兩層調整方法削弱了“插單”引起的困擾，有利于計劃人員控制生產計劃，把握好交貨期。JSERP在制定主生產計劃時，自動查詢銷售、庫存的數據，確保主生產計劃的準確性。實施JSERP后，企業實現了車間定額領料管理，大大強化了內部考核。
* 銷售管理
電源公司是海四達集團的核心企業，電源公司下設商務部和客戶部具體負責銷售工作�？蛻羰瞧髽I的利潤點，掌握客戶才能贏得市場。以前，由于沒有制定系統的客戶挖掘與跟蹤體系，客戶基本掌握在每個銷售員手中。企業對客戶信用也缺乏考核機制，僅通過商務部掌握的客戶的經營項目、企業規模、營業執照等對客戶考核，很難對客戶情況進行全面了解。公司為了加強管理，只好采取找客戶和簽單分開操作，但始終不能“標本兼冶�！�
JSERP明確并且固化銷售業務的工作流程，包括銷售發貨、開票、收款、退貨、退票和售后服務，并結合ISO9001質量體系實現對銷售合同審過程的管理。JSERP還提供完整的客戶信息管理，除了記錄客戶的一般信息外，還可以記錄客戶需求、客戶需求的處理以及市場、客戶關系等信息。企業可以從客戶訂貨、銷售發貨、銷售開票、結算收款等環節提供對客戶信用控制。銷售主管能夠及時查詢與業務有關的客戶信息，全面掌握客戶的銷售情況，避免了由于個別員工離開帶走客戶的現象。JSERP中不僅能夠管理現有客戶，還能夠幫助企業挖掘潛在客戶，為開拓市場提供信息。
挖掘ERP“金礦”
成功應用JSERP后，海四達的庫存減少了，工作規范了，效率提高了，數據可靠了，業務流程合理了,反應速度加快了。雖然每個管理細節的改善并不會直接增加企業的銷售收入，但是卻可以幫助企業樹立良好的產品、服務和品牌形象，從而增強企業的綜合競爭力。在后期持續經營過程中間接地幫助企業提高市場占有率。因此，信息化對企業管理的改善是一種“水到渠成”的結果。正如運動員，只有平時練好基本功，才能在比賽中取得好成績。
現在，各部門負責人每天上班第一件事就是打開JSERP，查看本部門的運營情況。利用JSERP系統中豐富的數據分析和預警工具，比如采購分析、銷售分析、庫存分析、應收/應付賬款到期預警、銷售訂單發貨預警、呆滯物料預警、庫存低限/高限預警等，就可以全面地把握業務中的關鍵點，不必要每次都要“跑倉庫,下車間,查單據”，樣樣“親臨現場，事必躬親”。對于ERP的作用，沈總有句話很精辟：“ERP是一座金礦，只有不斷挖掘，才能發揮更大的價值”。企業下一步打算：在繼續挖掘“ERP金礦”的基礎上，還將引入其它系統。對海四達而言，信息化建設還只是一個開始。
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本文標題：實施ERP：挖掘企業的“金礦”
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