一般企業(yè)，對(duì)于某些材料，從保障正常生產(chǎn)的需要出發(fā)，會(huì)對(duì)其設(shè)置最低庫(kù)存。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于這個(gè)最低庫(kù)存的話，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示管理員，該請(qǐng)購(gòu)一定的材料，以滿足最低庫(kù)存的需要。
如企業(yè)現(xiàn)在有生產(chǎn)很多產(chǎn)品，需要用到瓷土這種原材料。所以企業(yè)為了生產(chǎn)安全的考慮，對(duì)于該材料設(shè)置了最低庫(kù)存，也就是所謂的安全庫(kù)存。假設(shè)，我們?cè)O(shè)置的最低庫(kù)存數(shù)量為1000千克，我們?nèi)粢?a href="http://www.lukmueng.com/" title="" target="_blank" >ERP系統(tǒng)在低于1000克的時(shí)候，按一定的規(guī)則自動(dòng)發(fā)出補(bǔ)料需求，該如何實(shí)現(xiàn)呢?
下面我以世界上最大的ERP開(kāi)源軟件COMPIERE為例，講述在這個(gè)軟件中，如何實(shí)現(xiàn)自動(dòng)補(bǔ)貨的功能。
首先，我們來(lái)看一下這支作業(yè)的流程圖。
一、制定補(bǔ)貨策略。
若我們對(duì)某個(gè)材料要進(jìn)行最低庫(kù)存管理，就要求為其設(shè)置具體的補(bǔ)貨策略，否則的話，就不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)補(bǔ)貨功能。
在產(chǎn)品窗口補(bǔ)貨策略中，跟補(bǔ)貨相關(guān)的策略中，我們主要要關(guān)注一下參數(shù)：
1、 補(bǔ)倉(cāng)類型。
補(bǔ)倉(cāng)類型一般可以有兩個(gè)選擇，一是手工，二是按維護(hù)最低庫(kù)存數(shù)量。顧名思義，手工就是需要用戶手工去創(chuàng)建補(bǔ)貨申請(qǐng)。也就是說(shuō)，當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于最低庫(kù)存數(shù)量時(shí)，在補(bǔ)貨報(bào)表中可以查看到這個(gè)信息，但是根據(jù)補(bǔ)貨報(bào)表生成請(qǐng)購(gòu)單或者采購(gòu)單時(shí)，該項(xiàng)條目是不會(huì)生成請(qǐng)購(gòu)單或者采購(gòu)單的。所以，一般為了管理維護(hù)的方便，我們一般把補(bǔ)貨類型選擇為“維護(hù)最低庫(kù)存數(shù)量”。這個(gè)補(bǔ)貨類型若發(fā)現(xiàn)企業(yè)實(shí)際庫(kù)存數(shù)量低于我們?cè)O(shè)置的最低庫(kù)存時(shí)，就可以根據(jù)補(bǔ)貨報(bào)表的內(nèi)容生成請(qǐng)購(gòu)或者采購(gòu)項(xiàng)目了。
2、 最低庫(kù)存數(shù)量。
最低庫(kù)存數(shù)量就是指用戶需要指定的材料的具體最低庫(kù)存數(shù)量了。
這里要注意一點(diǎn)，在大多數(shù)企業(yè)中，這個(gè)最低安全庫(kù)存數(shù)量不是一成不變的。特別是一些季節(jié)性差異比較明顯的產(chǎn)品，有時(shí)候可能在某一個(gè)特殊的時(shí)節(jié)，要配備比較多的安全庫(kù)存;而在淡季時(shí)，若最低安全庫(kù)存過(guò)高，則必然會(huì)增加企業(yè)的庫(kù)存金額，造成不必要的浪費(fèi)。所以在有必要的時(shí)候，用戶可以多準(zhǔn)備幾個(gè)最低庫(kù)存數(shù)量版本，根據(jù)不同的時(shí)節(jié)，采用不同的版本。
一般來(lái)說(shuō)，我們使用ERP系統(tǒng)，有時(shí)候追求的目標(biāo)是零庫(kù)存生產(chǎn)，也就是最低庫(kù)存數(shù)量為零。所以，隨著ERP系統(tǒng)使用的深入，用戶可能對(duì)物料的把控能力會(huì)有所加強(qiáng)。為此，可能在后續(xù)沒(méi)有必要保存這么高的安全庫(kù)存，此時(shí)，企業(yè)出于成本的考慮，要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。
3、 倉(cāng)庫(kù)信息。
這里的倉(cāng)庫(kù)信息指的是“最低安全庫(kù)存”材料存放的位置。若我們這里不選具體的倉(cāng)庫(kù)信息，則其是保存在產(chǎn)品資料定義的倉(cāng)庫(kù)中，也就是說(shuō)，跟平時(shí)正常采購(gòu)的庫(kù)存是放在一起的。
不過(guò)，我強(qiáng)烈建議，在作庫(kù)存補(bǔ)貨相關(guān)作業(yè)時(shí)，要把這支作業(yè)跟其他作業(yè)區(qū)分開(kāi)來(lái)。
如企業(yè)可以建立一個(gè)安全庫(kù)存?zhèn)}庫(kù)，用來(lái)專門存放最低庫(kù)存的數(shù)量的存貨，因?yàn)橐话氵@個(gè)倉(cāng)庫(kù)中的材料是不動(dòng)的，只有當(dāng)原材料倉(cāng)庫(kù)中，該材料庫(kù)存數(shù)量不足的時(shí)候，我們才會(huì)領(lǐng)用這個(gè)倉(cāng)庫(kù)中的材料;另外，若有保質(zhì)期等要求的話，我們還要定期的清理這個(gè)倉(cāng)庫(kù)中的材料，以滿足都在保質(zhì)期內(nèi)。以后按補(bǔ)貨策略采購(gòu)的材料，都會(huì)放入到這個(gè)安全庫(kù)存?zhèn)}庫(kù)中。另外，根據(jù)補(bǔ)貨策略生成的請(qǐng)購(gòu)單或者采購(gòu)單，以及后續(xù)的入庫(kù)單，在操作中，最好都能夠設(shè)置獨(dú)立的單據(jù)名稱，以跟其他單據(jù)進(jìn)行區(qū)分。這么設(shè)置，對(duì)后續(xù)的查詢、跟蹤非常有用。
在這里，比如我把瓷土的最小庫(kù)存數(shù)量設(shè)置為1000千克，倉(cāng)庫(kù)信息中設(shè)置為“安全庫(kù)存?zhèn)}庫(kù)”。
二、采購(gòu)相關(guān)信息設(shè)置。
采購(gòu)信息設(shè)置是指，當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于企業(yè)規(guī)定的最小庫(kù)存數(shù)量時(shí)，就要發(fā)生請(qǐng)購(gòu)或者采購(gòu)作業(yè)。這里的信息就是用來(lái)規(guī)范這個(gè)作業(yè)的運(yùn)行。重要的有如下幾個(gè)參數(shù)：
1、 當(dāng)前供應(yīng)商。
在生成采購(gòu)單時(shí)，必須要有供應(yīng)商，若沒(méi)有供應(yīng)商的話，則就不能生成采購(gòu)單。故，我們?cè)谠O(shè)置瓷土?xí)r，若沒(méi)有設(shè)置默認(rèn)供應(yīng)商的話，則在后續(xù)根據(jù)補(bǔ)貨報(bào)表生成采購(gòu)單時(shí)，就不會(huì)成功，會(huì)提示缺少供應(yīng)商的錯(cuò)誤。
故，在考慮使用補(bǔ)貨作業(yè)時(shí)，我們一定要先檢查一下，我們需要的補(bǔ)貨材料有沒(méi)有設(shè)置默認(rèn)供應(yīng)商。其實(shí)，不僅補(bǔ)貨作業(yè)，任何從其他單據(jù)自動(dòng)生成采購(gòu)單作業(yè)，都有這個(gè)默認(rèn)供應(yīng)商的限制。不然，采購(gòu)單怎么知道，該向哪個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)呢?
2、 最低訂單數(shù)量。
若我們把瓷土的最小庫(kù)存數(shù)量設(shè)置為1000千克，假設(shè)現(xiàn)在企業(yè)該材料的庫(kù)存數(shù)量為999千克。那就會(huì)觸發(fā)補(bǔ)貨作業(yè)功能。但是，我們要采購(gòu)多少呢?只是補(bǔ)足最小庫(kù)存數(shù)量，即只采購(gòu)1千克嗎?這顯然不是很合理。
所以，我們要設(shè)置一個(gè)最低的訂單數(shù)量。如若供應(yīng)商跟客戶約定，瓷土最低的采購(gòu)數(shù)量必須為10千克。則當(dāng)庫(kù)存數(shù)量只有999千克，觸發(fā)補(bǔ)貨作業(yè)時(shí)，根據(jù)其生成的請(qǐng)購(gòu)單或者采購(gòu)單上的數(shù)量就是10千克，而不會(huì)是1千克。
這個(gè)功能雖然不起眼，但是可以幫助企業(yè)用戶解決很多尷尬的問(wèn)題。我以前在做項(xiàng)目的時(shí)候，用戶老是像我反映，有時(shí)候根據(jù)補(bǔ)料單下采購(gòu)單或者申購(gòu)單的話，如瓷土，0.1 千克的采購(gòu)單都會(huì)下給供應(yīng)商，因?yàn)椴少?gòu)原在審核的過(guò)程中，有可能會(huì)疏忽過(guò)去。
故系統(tǒng)在補(bǔ)料采購(gòu)時(shí)，為了解決這個(gè)問(wèn)題，就專門設(shè)置了這個(gè)“最低訂單數(shù)量”字段，當(dāng)補(bǔ)料作業(yè)發(fā)生時(shí)，產(chǎn)生申購(gòu)或者采購(gòu)項(xiàng)目，就要滿足這個(gè)最低訂單數(shù)量的要求。
3、 最低打包數(shù)量。
除了最低訂單數(shù)量外，還有一個(gè)因素影響了根據(jù)補(bǔ)料單生成采購(gòu)單或者申購(gòu)單項(xiàng)目的數(shù)量。
我們假設(shè)瓷土的包裝，使100千克一袋，最小采購(gòu)數(shù)量為50千克。供應(yīng)商送貨時(shí)，也是按這個(gè)送貨，供應(yīng)商不可能把包裝分開(kāi)來(lái)賣。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量為950千克時(shí)，運(yùn)行補(bǔ)料報(bào)表作業(yè)，其建議采購(gòu)數(shù)量上，顯示的數(shù)量為100千克。為什么會(huì)如此呢?這主要跟系統(tǒng)考慮數(shù)量的角度有關(guān)。當(dāng)我們?cè)O(shè)置了最低打包數(shù)量的時(shí)候，系統(tǒng)在考慮采購(gòu)數(shù)量時(shí)，其采購(gòu)的量除了要滿足最低訂單數(shù)量的條件下，還要滿足采購(gòu)量為最低打包數(shù)量的整數(shù)倍。
下面，我們來(lái)看一下系統(tǒng)是如何來(lái)考慮最終的采購(gòu)數(shù)量的。
ERP系統(tǒng)在運(yùn)行補(bǔ)料報(bào)表時(shí)，一般分兩步走。
首先，其考慮如何彌補(bǔ)最低庫(kù)存數(shù)量。最低安全年庫(kù)存-現(xiàn)有庫(kù)存數(shù)量-下單數(shù)量+保留數(shù)量，計(jì)算出來(lái)的結(jié)果，就是系統(tǒng)認(rèn)為需要請(qǐng)購(gòu)的數(shù)量。下單數(shù)量，這里指的是已經(jīng)下了采購(gòu)單但是還沒(méi)有到料的數(shù)量;而保留數(shù)量，是指可能已經(jīng)有了銷售訂單或者領(lǐng)料單，但是還沒(méi)有出貨或者領(lǐng)料的數(shù)量。COMPIERE系統(tǒng)雖然沒(méi)有像其他ERP系統(tǒng)一樣，考慮十二大量;但是，其還是考慮了一些基本的數(shù)量，這些量基本可以滿足用戶的常規(guī)需求。假設(shè)瓷土沒(méi)有保留數(shù)量與下單數(shù)量，計(jì)算出來(lái)，需要彌補(bǔ)50千克瓷土。
這數(shù)量計(jì)算出來(lái)后，系統(tǒng)就會(huì)跟采購(gòu)中設(shè)置的最小采購(gòu)量與最低打包量進(jìn)行比較判斷。系統(tǒng)首先比較的時(shí)最低采購(gòu)量。根據(jù)前面一步，計(jì)算出來(lái)需要請(qǐng)購(gòu)的數(shù)量為50千克，已經(jīng)滿足最小采購(gòu)量的設(shè)置，所以，顯示的需要請(qǐng)購(gòu)數(shù)量就為實(shí)際的數(shù)量50千克。若前一步計(jì)算出來(lái)的數(shù)量小于50千克的話，則這里的預(yù)計(jì)請(qǐng)購(gòu)數(shù)量就會(huì)變?yōu)?0千克。接下去，系統(tǒng)再用這個(gè)數(shù)據(jù)跟最低包裝數(shù)量進(jìn)行比較。這里預(yù)計(jì)請(qǐng)購(gòu)數(shù)量為 50千克，而最低包裝數(shù)量為100千克。所以，最終采購(gòu)單上顯示的采購(gòu)數(shù)量就為100千克。
三、查看補(bǔ)貨報(bào)表。
一般企業(yè)用戶在做補(bǔ)貨作業(yè)的時(shí)候，在生成請(qǐng)購(gòu)單或者采購(gòu)單之前，要先生成一份補(bǔ)貨報(bào)表。這份報(bào)表不會(huì)產(chǎn)生具體的請(qǐng)購(gòu)單或者采購(gòu)單，只使查詢作用。這份報(bào)表中，會(huì)顯示最低庫(kù)存數(shù)量、當(dāng)前的庫(kù)存數(shù)量、最小包裝數(shù)量、最低采購(gòu)數(shù)量、保留數(shù)量、采購(gòu)數(shù)量及最終形成的預(yù)計(jì)采購(gòu)數(shù)量。根據(jù)這份報(bào)表，用戶可以清楚地看到我最終生成的請(qǐng)購(gòu)單或者采購(gòu)單會(huì)包含哪些內(nèi)容。
不過(guò)，現(xiàn)在這個(gè)COMPIERE系統(tǒng)還有一個(gè)缺陷，就是用戶不能指定生成哪些項(xiàng)目。因?yàn)樵趯?shí)際管理中，用戶在查看時(shí)，可能會(huì)覺(jué)得有些現(xiàn)在還沒(méi)有必要生成采購(gòu)單，需要在生成采購(gòu)單或者申購(gòu)單的時(shí)候，過(guò)濾掉。但是，現(xiàn)在的版本沒(méi)有這個(gè)功能。
四、生成請(qǐng)購(gòu)單或者采購(gòu)單。
查看完補(bǔ)貨報(bào)表后，就要根據(jù)企業(yè)的需求生成請(qǐng)購(gòu)單或者采購(gòu)單了。在系統(tǒng)中，可以根據(jù)補(bǔ)貨報(bào)表生成請(qǐng)購(gòu)單，然后再按請(qǐng)購(gòu)單生成采購(gòu)單;又或者直接根據(jù)補(bǔ)貨報(bào)表生成采購(gòu)單。具體要不要申購(gòu)這個(gè)中間過(guò)程，主要是看企業(yè)自身的需要。企業(yè)可以自己進(jìn)行判斷。
此外，為了跟其他的請(qǐng)購(gòu)單與采購(gòu)單進(jìn)行區(qū)別，我建議為補(bǔ)貨作業(yè)設(shè)置專門的單據(jù)名稱，如此，對(duì)于后續(xù)的查詢與跟蹤是非常有幫助的。
若能夠把補(bǔ)貨作業(yè)做好，那ERP系統(tǒng)在一定程度上，可以延伸倉(cāng)庫(kù)管理員的視野，提高倉(cāng)庫(kù)管理的效率。
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