由于治理控制越來越嚴格，對容量優化的需求以及降低成本的壓力越來越大，公司電子郵件的歸檔工作現在已經成為大部分企業的需求。
但是，電子郵件歸檔工作并不是只有大型企業才需要：中小型企業擁有較小的IT部門，可以做一些研究之后再部署電子郵件歸檔解決方案。雖然電子郵件歸檔解決方案供應商有面向中小企業的產品，但是組織應該對這類解決方案執行成本效益分析，判斷他們是否適合企業的規模和行業。
電子郵件歸檔解決方案已經演變為可以利用郵件基礎設施的變化。傳統的電子郵件歸檔方法通常會采用第三方產品，一般部署在主郵件基礎設施的旁邊。主電子郵件基礎設施本身的歸檔能力被認為是相對較弱的，這就迫使大部分企業尋求其它電子郵件歸檔解決方案。這就引發了像Autonomy公司的Zantaz EAS、EMC公司的SourceOne和Symantec公司的EntERPrise Vault這些產品的誕生。這三款產品還提供了與微軟公司的Exchange、IBM公司的Loutus Notes以及Novell公司的GroupWise等產品的很好的整合。
但是電子郵件軟件的開發人員們也將改進他們產品內置的電子郵件歸檔功能，給企業提供除了第三方歸檔解決方案之外的選擇。這就省下了維護獨立歸檔產品的需求，簡化了電子郵件的基礎設施，包括用戶和分配管理。
有許多企業都選擇微軟的Exchange，因為Exchange本身就提供歸檔功能。Exchange飽受贊譽的是其在“PST蔓延”方面的統治地位，它提供給用戶簡單的視圖，可以查看所有電子郵件。IBM公司也極大地改進了Lotus Domino套件的歸檔功能。
這并不意味著第三方產品的未來是黑暗的。一些企業仍然選擇獨立的歸檔產品，因為與供應商的現有關系或者有獨立供應商提供的電子郵件收發和歸檔服務。打算延遲升級郵件基礎設施或者計劃部署第三方歸檔產品的企業應該評估產品的部署和維護方式。集成的解決方案可以最小化管理開銷，而第三方解決方案可以滿足特殊的歸檔需求，例如合規。
選擇第三方電子郵件歸檔解決方案
決定選擇第三方解決方案的企業必須確定他們希望采用的歸檔方式：系統是否需要以低成本的方式存儲舊數據，是否需要法規遵從，是否要保存刪除的用戶賬號。第三方歸檔方案還應該能與現有郵件系統或者存儲基礎設施進行整合，這是要限制IT資源和預算必須考慮的重要因素。歸檔和郵件系統供應商應該支持集成，而且IT部門應該理解歸檔產品如何連接、搜索和存儲郵件數據。
應該要詳細審查歸檔產品在策略管理、搜索和檢索、報告、管理和用戶界面等方面的功能。一些企業級產品現在提供諸如重復數據刪除和壓縮的功能。沒有哪家電子郵件歸檔解決方案可以不需要安全措施就算完美的。安全級別分為用戶級安全、基于角色的訪問控制和加密。企業應該檢查電子郵件歸檔解決方案的安全能力，要咨詢安全部門或者與企業自己的規章制度進行對照評價。
云電子郵件歸檔方案要考慮的事
幾乎所有企業都在認真為他們的存儲和/或計算基礎設施探索云策略，電子郵件歸檔解決方案應該成為該戰略的一部分。電子郵件歸檔最好通過軟件即服務（SaaS）的解決方案提供，企業只需簡單地按用戶付費。電子郵件被直接歸檔到云服務中，并且可以通過網絡訪問或者通過內部部署的網關訪問。這個領域的產品有：Autonomy公司的 Zantaz企業歸檔解決方案（EAS）、微軟公司的企業產品在線標準套件（BPOS）、Live Office和Proofpoint企業歸檔產品。如果部署定制產品，企業應該考慮部署在虛擬機或者是獨立設備上。這些設備特別適合中小型企業保持低存儲成本，或者保持他們電子郵件歸檔數據與他們存儲基礎設施的其它部分分離。這類設備很容易擴容到20TB以上，這個容量對大多數中小型企業做電子郵件歸檔數據存儲來說是足夠了。
第一時間獲取應該作為一個重要的考慮因素，尤其是數據被離線轉移到云服務，這個過程可能需要花幾天時間，可能需要相當多的手工處理，確保沒有任何差異和遺漏。企業替換現有歸檔解決方案，遷移到外部解決方案同樣需要關注數據遷移的問題。像TransVault這類供應商提供遷移解決方案，這樣可以使遷移任務相對容易一些。
大部分小型企業電子郵件歸檔方案是要解決每個用戶收件箱容量的問題。容量和零售商折扣會導致這些數據有較多偏差，所以企業必須在敲定之前做一些研究。托管產品通常更便宜一些，因為他們需要很少的資本投入。
小型企業電子郵件歸檔解決方案采購清單
企業圍繞電子郵件歸檔解決方案的采購應該考慮以下內容：
•包括預先投資、整合和培訓成本在內的總體擁有成本
•部署所需的時間范圍和復雜度
•持續支持和維護，尤其是互操作性
•終端用戶透明度和人機工程
在成功處理了電子郵件歸檔的問題之后，企業應該著眼于更大的調整，處理非結構化的數據或者準結構化的數據，包括存儲在協作套件（比如：微軟公司的SharePoint）中的數據。從實施電子郵件歸檔解決方案中吸取的教訓會指引前進的方向。
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本文標題：小企業電子郵件歸檔方案分析
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