1.1.1. 功能概述
代墊費用的錄入維護在此錄入。如果和應付系統聯用代墊費用單自動產生應付賬款。在代墊費用單查詢模有聯查功能，雙擊可以查看代墊費用單明細細記錄。代墊費用單查詢管理界面如圖2-28所示，由兩部分組成。表的上半部分是代墊費用表表頭部分。下半部分是費用明細記錄 。
圖2-28
1.1.2. 準備事項
1、定義好部門、員工信息。
2、定義好會計科目。
3、定義好應收單業務類型、付款方式。
4、定義好貨幣及其匯率信息。
5、菜單’窗口’中選取了’保存后自動新增’，那幺錄入新單存后，系統自動給出一份空白錄入單。
6、在菜單’窗口’中選取了’刪除時提示’，則在刪除記錄時，系統會給出提示記錄。否則刪除時不提示。
7、如果和應付、總賬系統聯用請啟用應付、總賬系統。
1.1.3. 項目說明
代墊費用錄入界面所有帶*號的項目是必錄項目。錄入界面主要項目說明如下：
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項目名稱 |
項目說明 |
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1 |
公司編號 |
當前實體編號 。用戶不能維護。 |
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2 |
審核流程 |
如果在系統管理中定義有審核流程則在錄入發票時必錄入，否則不錄入。 |
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3 |
單據日期 |
系統默認日期是當前登錄系統的日期。用戶可以維護。但單據日期不能小于當前期間。 |
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4 |
單據號 |
如果在系統管理系統參數中定義為自動生成，則在錄入發票時系統自動給 出單據號，用戶不能維護。否則需要用戶手工錄入單據號。 |
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5 |
客戶 |
在客戶編號欄，雙擊或按F3鍵調出客戶資料，選擇某客即可，或手工錄入客戶編號。 |
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6 |
部門 |
在部門編號欄，雙擊或按F3鍵調出部門資料，選擇某部門即可，或手工錄入部門編號。 |
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7 |
業務員 |
在員工編號欄，雙擊或按F3鍵調出員工資料，選擇某員工即可，或手工錄入員工編號。 |
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8 |
貨幣 |
結算貨幣。系統默認值為本位幣。但用戶可以維護錄入 |
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9 |
匯率 |
系統根據已錄入的貨幣給出對應的匯率，但用戶可以維護 |
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10 |
應收日期 |
向客戶收取此筆代墊費用的日期，用戶手工錄入 |
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11 |
總金額 |
總金額=表體中代墊費用金額合計數 |
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12 |
供貨商編號 |
在供貨商編號欄。雙擊或用F3鍵調 出供貨商信息，選取一個供貨商即可。也可手工錄入。 |
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13 |
應付日期 |
向供貨商付款的日期，用戶手工錄入 |
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14 |
原始發票號 |
供貨商提供的發票號，用戶手工錄入 |
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15 |
原始發票日期 |
供貨商提供的發票號，用戶手工錄入 |
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16 |
原始發票去向 |
供貨商提供的發票去向，用戶手工錄入 |
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17 |
費用編號 |
在費用編號欄，打開下拉按扭調出費用信息，選擇一種費用即可，也可以手工錄入。但費用信息用戶不能在此維護，只能在物料資料進和以維護。 |
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18 |
費用名稱 |
系統根擾費用編號自動給出費用名稱。用戶不可以維護。 |
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19 |
代墊金額 |
代墊費用發票上的金額，用戶手工錄入 |
1.1.4. 操作說明
代墊費用單如入是在代墊費用錄入模違犯進行的，其維護則是在代墊費用查詢模塊中進行的。操作步驟如下：
1、 新增：進入代墊費用錄入模塊或在如圖2-28所示界面上單擊新增，或進行代墊費用錄入模塊，其錄入界面如圖2-29所示。錄入相關信息后單擊保存按扭，將數據保存。
圖2-29
2、 修改：在如圖2-28所示界面上，選取一條單據狀態為新單的記錄，單擊菜單修改，就可對當前記錄進行修改。在修改狀態下，公司編號、單據號、單據日期不能修改。
3、 刪除：在如圖2-28所示界面上，選取一條或多條單據狀態為新單的記錄，單擊菜單刪除，系統將刪掉當前記錄。
4、 審核：在如圖2-28所示的界面上，選取一條單據狀態為新單的記錄，單擊菜單審核，系統將當前記錄的單據狀態由新單改為審核。
5、 取消：在如圖2-28所示的界面上，選取一條或多條單據狀態為審核的記錄，單擊菜單取消 其單據狀態由審核改為新單。
6、 憑證：在如圖2-28所示的界面上，選取一條單據狀態為審核的記錄，單擊菜單憑證，系統將當前記錄生成憑證，并傳遞到總賬。
1.1.5. 數據查詢
在單據查詢界面查詢的方式有三種：移至、查詢、自定義查詢。查詢界面如圖2-30所示。界面查詢條件有單據日期、單據號、客戶編號、部門編號、業務員編號、單據狀態。系統默認的查詢條件是當前期間、所有客戶、所有部門、所有業務員、各種狀態的所有單據。用戶要以根據需要對此進行組合查詢，請參見《公共操作手冊》’中的相關內容。
圖2-30
1.1.6. 數據輸出
代墊費用單可以套打，套打格式用戶可以設計，也可以用系統默認式。請參見《單據打印設置手冊》。
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