1.1.1. 功能概述
錄入和維護應退客戶的款項。在退款單管理模塊有聯查功能，選取某一記錄雙擊可以查看退款單的明細記錄。退款單管理界面如圖2-14所示。如果和現金系統聯用將自動產生現金、銀行存款日記賬。
圖2-14
1.1.2. 準備事項
1、 設置好系統參數：單據保存時自動開支票。
2、 義好會計科目、收付款方式、貨幣、憑證模板、
3、 設置好部門、員工信息。
4、 準備好銷售發票、應收單。
5、 啟用現金系統。
6、 菜單’窗口’中選取了’保存后自動新增’，那幺錄入新單存后，系統自動給出一份空白錄入單。
6、在菜單’窗口’中選取了’刪除時提示’，則在刪除記錄時，系統會給出提示記錄。否則刪除時不提示。
1.1.3. 項目說明
退款單錄入界面所有帶*號的項目是必錄項目。主要錄入項目說明如下：
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項目名稱 |
項目說明 |
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1 |
公司編號 |
當前實體編號 。用戶不能維護。 |
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2 |
審核流程 |
如果在系統管理中定義有審核流程則在錄入發票時必錄入，否則不錄入。 |
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3 |
單據日期 |
系統默認日期是當前登錄系統的日期。用戶可以維護。但單據日期不能小于當前期間。 |
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4 |
單據號 |
如果在系統管理系統參數中定義為自動生成，則在錄入發票時系統自動給 出單據號，用戶不能維護。否則需要用戶手工錄入單據號。 |
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5 |
退款單類型 |
在退款單項目，打開退款單信息資料，選擇一種退款單類型即可退款類型由系統給出，用戶不可以維護。 |
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6 |
應收單項目類型 |
當退款單類型為應收單退款時需要錄入應收單項目類型。在應收單項目類型欄打開下拉資料選擇一種即可。應收單項目類型由系統給出，用戶不可以維護。 |
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7 |
應收單業務類型 |
當退款類型為應收單退款時需要錄入應收單業務類型。在應收單業務類型欄打開下拉資料選擇一種即可。應收單業務類型由系統給出，用戶不可以維護 |
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8 |
收款單號 |
當退款類型為應收單退款時應收單帶有顯示信息按扭。顯示信息的內容隨項目類型不同而孌化。當退款類型為其它的退款類型時則沒有顯示信息按扭，收款單號可錄可不錄。 |
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9 |
客戶編號 |
當退款類型為應收單退款，且應收單類型為客戶，或為其它的退款類型時客戶編號必須錄入。在客戶編號欄，雙擊或按F3鍵調出客戶資料，選擇某客即可，或手工錄入客戶編號。 |
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10 |
部門編號 |
當退款類型為應收單退款，且應收單項目類型為部門時，部門編號必須錄入。在部門編號欄，雙擊或按F3鍵調出部門資料，選擇某部門即可，或手工錄入部門編號。 |
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11 |
員工編號 |
當退款類型為應收單退款，且應收項目類型為員工時，員工編號必須錄入。在員工編號欄，雙擊或按F3鍵調出員工資料，選擇某員工即可，或手工錄入員工編號。 |
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12 |
部門 |
業務的管理部門必錄項目。錄入方式同部門編號。 |
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13 |
業務員 |
業務的經手人必錄項目。錄入方式同員工編號。 |
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14 |
貨幣 |
收回款項的幣別。在貨幣欄打開下拉資料選取一種貨幣即可。系統默認值為本位幣。 |
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15 |
匯率 |
當選取貨幣，系統自動取出其對應的匯率。但用戶可以維護。 |
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16 |
付款方式 |
在付款方式欄，打開下拉按扭調出付款方式信息，選取一種即可。付款方式在本系統其它基礎資料中維護。 |
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17 |
銀行賬戶 |
當您定義好付款方式為銀行存款時收款的銀行。在銀行賬戶項目雙擊或用F3鍵調出銀行信息，選取一個銀行，或手工錄入一銀行即可。 |
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18 |
結算號 |
當付款方式為非現金時必須錄入原始收款單的單據號。 |
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19 |
付款人 |
退款經手人。錄入方式同業務員編號。 |
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20 |
付款金額 |
退款金額 。 |
1.1.4. 操作說明
退回款項時在退款單錄入模塊錄入，對退款單的維護則在退款單管理模塊中進行。操作步驟如下：
1、 新增：進入退款單錄入模塊或在如圖2-14所示的界面上單擊菜單新增，其界面如圖2-15所示，在界面上錄入相關信息后，單擊菜單儲存，將錄入結果保存。
2、 修改：在如圖2-14所示的界面上，選取一條單據狀態為新單的記錄，單擊菜單修改即可以對此條記錄進行修改。但在修改狀態下，公司編號、單據號、單據日期、客戶編號不能修改。
3、 刪除：在如圖2-14所示的界面上，選取一條或多條單據狀態為新單的記錄，單擊菜單刪 除即可以刪掉當前記錄。
4、 審核：在如圖2-14所示的界面上，選取一條單據狀態為新單的記錄，單擊菜單審核，系統將當前記錄的單據狀態由新單改為審核。
5、 取消：在如圖2-14所示的界面上，選取一條或多條單據狀態為審核的記錄，單擊菜單取消 其單據狀態由審核改為新單。
6、 憑證：在如圖2-14所示的界面上，選取一條單據狀態為審核的記錄，單擊菜單憑證，系統將當前記錄的生成憑證，并傳遞到總賬。
圖2-15
1.1.5. 數據查詢
在單據查詢界面查詢的方式有三種：移至、查詢、自定義查詢。查詢界面如圖2-13所示。界面查詢條件有單據日期、單據號、客戶/項目編號、部門編號、業務員編號、單據狀態。系統默認的查詢條件是當前期間、所有客戶/項目、所有部門、所有業務員、各種狀態的所有單據。用戶要以根據需要對此進行組合查詢，請參見《公共操作手冊》’中的相關內容。
1.1.6. 數據輸出
應收單可以套打，套打格式用戶可以設計，也可以用系統默認式。請參見《單據打印設置手冊》。
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