1 定義
電子文件：是指在數(shù)字設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)計算機分環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數(shù)安設(shè)備進行閱讀、處理和存儲，并可要通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
產(chǎn)品文檔：企業(yè)生產(chǎn)研發(fā)產(chǎn)品過程中不斷交互而產(chǎn)生的輸出的文件總稱。
PDM：中文名稱是產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（Product Data Management）。PDM是一門用來管理所有與產(chǎn)品相關(guān)信息（包括零件信息、配置、文檔、CAD文件、結(jié)構(gòu)、權(quán)限信息等）和所有與產(chǎn)品相關(guān)過程（包括過程定義和管理）的技術(shù)。本文以參數(shù)技術(shù)公司（PTC）的Winchill 10.1系統(tǒng)為依托系統(tǒng)。
結(jié)構(gòu)：在PDM系統(tǒng)中，文檔結(jié)構(gòu)（Structure）可用于定義文檔之間的父子關(guān)系。這些關(guān)系均反映在分層表格中，其中每個文檔都會使用在分層中出現(xiàn)在其下方的文檔，同時又會被其上方的文檔所使用。
已保密發(fā)放：一種PDM對象的生命周期狀態(tài)，按對象的密級屬性進行分配對應(yīng)的生命周期，“保密”級別對應(yīng)“已保密發(fā)放”。
已發(fā)放：一種PDM對象的生命周期狀態(tài)，按對象的密級屬性進行分配對應(yīng)的生命周期，“一般”級別對應(yīng)“已發(fā)放”。
2 背景
產(chǎn)品項目在研發(fā)過程中，各個階段不斷交互產(chǎn)生大量的各式各樣的文件，每個企業(yè)的要求不盡相同。例如，立項時期的項目任務(wù)單、方案評審等，產(chǎn)品匹配試制時各類試制信息匯總表，試驗報告，完成樣機開發(fā)后的樣機評審；進行小批驗證的質(zhì)量信息匯總表等等，各式各樣的文件，在研發(fā)過程中都是獨立的個體，企業(yè)中常見紙介簽審歸檔、或電子簽審歸檔，大部分文件相互之間無法建立必然的關(guān)聯(lián)，形如一盤散沙。
利用電子計算機處理信息速度快的特點，將傳統(tǒng)的紙介簽審方式改為電子文件簽審，用軟件或管理系統(tǒng)進行電子文件管理，各類的圖文管理系統(tǒng)應(yīng)運而生。而PDM系統(tǒng)提供可根據(jù)用戶實際業(yè)務(wù)定制的電子簽審流程，從文件的編制、校對、審核到最終的發(fā)布、文檔之間的結(jié)構(gòu)關(guān)聯(lián)、存儲等完整的管理。
3 產(chǎn)品文檔結(jié)構(gòu)樹的設(shè)計與應(yīng)用
3.1產(chǎn)品文檔結(jié)構(gòu)樹的設(shè)計
產(chǎn)品研發(fā)過程中，大量的輸出文檔，如何更為合理的、有效的、成套的管理這些文件。基本遵循以下原則：1.方便日后各用戶的查詢；2.以產(chǎn)品為單位成套管理。
首先對所有過程文件進行梳理。以各文件輸出的先后順序為線索、結(jié)合部分文件的輸出時必定有其支撐文件。以這兩個線索作為分類的條件，制訂產(chǎn)品研發(fā)過程中控制的里程碑節(jié)點，從而限制各必須輸出文件清單。本文以產(chǎn)品研發(fā)中3個典型節(jié)點為例：方案評審、樣機評審、確認評審。
從管理上規(guī)定，各節(jié)點輸出標(biāo)志性文件時，必須檢查必備的關(guān)鍵輸出清單，由此控制文件的有效性及完整性，即形成產(chǎn)品文檔結(jié)構(gòu)樹，如表1所示。
表1 產(chǎn)品文檔結(jié)構(gòu)樹
在PDM系統(tǒng)中，結(jié)構(gòu)文檔中各文檔的流程及生命周期都是獨立的，父子項之間僅是結(jié)構(gòu)樹關(guān)系，無其他流程上的直接影響，各文檔之間需要單獨簽審并發(fā)布。例如表1中的樣機評審節(jié)點，管理上要求，方案評審，測試檢驗報告、生產(chǎn)文件等必須先行簽審?fù)瓿桑趴稍賳由蠈游臋n（各評審文檔）。當(dāng)然，此時就涉及到一個很重要的問題，文檔密級是否保密。企業(yè)會根據(jù)信息內(nèi)容對公司經(jīng)營運作的安全重要程度及泄密風(fēng)險而劃分的保密等級，對企業(yè)的經(jīng)濟利益或者生存與發(fā)展具有特別重大影響的，泄露后會使企業(yè)的利益遭受特別嚴(yán)重的損害，一般被定義為絕密或機密。對產(chǎn)品開發(fā)過程中，方案性文檔，設(shè)計總結(jié)均列為高度機密文件，在管理必須考慮到保密性問題。PDM可實現(xiàn)按文檔屬性進行保密，按對象的密級屬性進行分配對應(yīng)的生命周期，如“已保密發(fā)放”或“已發(fā)放”等。
按本文所設(shè)計思路，工程師上傳屬于高度保密的文檔，必須選擇文檔屬性為“保密”，或者直接將文檔屬性分類定義為只有“保密”可選或者默認“保密”。如此就不會因編制者疏忽，未正確選擇文檔密級而導(dǎo)致泄密。緊接著需要考慮另一個問題，既是“保密發(fā)放”狀態(tài)，那么質(zhì)量審查工程師及上級領(lǐng)導(dǎo)在簽審時如何審查評審及文檔結(jié)構(gòu)，此時涉及到另一類權(quán)限問題，靜態(tài)權(quán)限，即某一組人，無論何時，均可訪問某些對象的權(quán)限。本案設(shè)計如下，結(jié)合企業(yè)的結(jié)構(gòu)特點，質(zhì)量審查工程師（包含上級主管公司領(lǐng)導(dǎo)）對所有產(chǎn)品均需要查看產(chǎn)品相關(guān)資料的權(quán)限，直接對此部分人員給予靜態(tài)權(quán)限（固定權(quán)限），即隨時都可以查看這類保密發(fā)放的對象，解決簽審者無法查看“已保密發(fā)放”問題。
圖1 文檔屬性
3.2文檔結(jié)構(gòu)的應(yīng)用
確定好輸出標(biāo)志性文件，此時運用PDM文檔結(jié)構(gòu)，以標(biāo)志性文件作為父項，即上層文件(如圖1所示)，樣機評審表作為上層文件，下掛限制的輸出文件作為子項，從而形成有上下層關(guān)系的文檔結(jié)構(gòu)樹，在PDM系統(tǒng)中建立文檔結(jié)構(gòu)樹效果圖(如圖2所示)。
圖2 文檔結(jié)構(gòu)
在實際業(yè)務(wù)，總會有這樣的需求，當(dāng)查看子項文檔時，需要很方便的查看父項，即文檔結(jié)構(gòu)反查。PDM系統(tǒng)為此也提供了很好解決方案，在子項文檔的“相關(guān)對象”中，有此對象對應(yīng)的“使用情況”，如此可以快速查看該對象與上層父項的關(guān)系，方便用戶操作。
圖3 查看相關(guān)文檔
企業(yè)在實際業(yè)務(wù)中必須從管理上規(guī)定，各子項文件必須先行簽審?fù)瓿刹⒁颜桨l(fā)布，從而控制輸出文件的有效性，上層文檔才能進行關(guān)聯(lián)使用。此操作可整套的對產(chǎn)品研發(fā)過程中輸出技術(shù)文件進行歸檔，并能快速查詢文檔之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系�？芍苯涌刂蒲邪l(fā)生產(chǎn)過程的產(chǎn)品質(zhì)量。
當(dāng)然，也可通過一定程序二次開發(fā)，利用程序?qū)ο聦游募臓顟B(tài)及類型等條件進行系統(tǒng)自動限制，解決人為進行判定的疏忽，提高管理水平。
3.3PDM文檔結(jié)構(gòu)的優(yōu)點
實現(xiàn)文檔之間的關(guān)聯(lián)，直觀體現(xiàn)上下級關(guān)系，成套管理產(chǎn)品文檔，同時還能通過下層反查上層結(jié)構(gòu)樹，建立完整文檔關(guān)系；
文檔結(jié)構(gòu)中所關(guān)聯(lián)的子項文檔，能自動更新最新版，查詢借用均為最新有效版本，同時實現(xiàn)文檔版本的可追溯性；
控制文檔之間的必然聯(lián)系，進行必要的控制（可根據(jù)實際業(yè)務(wù)要簽審時人為限制或通過系統(tǒng)自動限制），以控制產(chǎn)品研發(fā)生產(chǎn)質(zhì)量。
4 總結(jié)推廣
紙介檔案管理方式向電子文件管理，是科技發(fā)展的趨勢，電子化管理，能提高檢索的速度，將獨立的電子文件進行關(guān)聯(lián)管理，形成文檔結(jié)構(gòu)樹，從而滿足不同層次的用戶查詢。
PDM系統(tǒng)的文檔結(jié)構(gòu)，上下層之間關(guān)聯(lián)文檔能自動更新，查詢時可看到最新有效版本及完整性，而PDM系統(tǒng)中的文檔管理實現(xiàn)各版本的歷史追溯，從而保證產(chǎn)品文檔內(nèi)容更新的及時性，完整性，易操作性。對企業(yè)的技術(shù)圖文，各類檔案均能進行有效的管理，可在更多管理領(lǐng)域進行推廣及應(yīng)用。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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本文標(biāo)題：基于PDM系統(tǒng)的產(chǎn)品文檔結(jié)構(gòu)設(shè)計與應(yīng)用
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