盤點的意義與種類
所謂盤點,是由人員直接實際點算并確定料件的數量,以驗證賬面數量是否正確的管理或審查行為。盤點工作在制造型或流通型企業里隨處可見,因為料帳合一是企業進行管理工作的最基本條件。依照進行的目的及方式不同,它被分為以下幾種:
?年終(中)盤點:定期舉行大規模、全面性的盤點工作,根據相關的規定,一般企業每年年終應該實施全面的盤點,上市公司部分在年中還要實施一次全面的盤點。
?循環盤點:采用信息化管理的企業,為了確保料帳隨時一致,將料件依照重要性區分成不同等級后賦予不同循環盤點碼,再運用信息工具進行周期性的循環盤點。
?抽樣盤點:由審查單位或其他管理單位所發起的突擊性質的盤點,目的在對倉儲管理單位是否落實管理工作進行審核。抽樣盤點可針對倉庫、料件屬性、倉庫管理員等不同方向進行。
?臨時盤點:因為特定目的對特定料件進行的盤點等。
為了協助盤點,信息系統應提供的管理功能
盤點工作是信息系統能夠提供大量協助的典型管理范疇,因此為了協助盤點工作,信息系統應提供以下的管理功能:
1.循環盤點碼管理功能:
用戶可將料件依照重要性區分成不同等級后賦予不同循環盤點碼,舉例如下:
重要程度盤點周期循環盤點碼
非常高每天D
高每周一W1
高每周二W1
:
:
中每月第一天M01
中每月第二天M02
:
:
以2002年8月20日(周二)為例,當天要循環盤點的料件種類就是循環盤點碼為
“D”,“W2”,“M20”以及其它用戶定義的料件
許多管理方法先進的企業都使用循環盤點的作法,每天投入一點人力,以重點管理的方式來確保料帳一致,以免臨時發覺數量短缺而投入更龐大的管理成本來應付。
2.以彈性的方式生成盤點底稿:
這彈性包含了:可按循環盤點碼,工廠、倉庫、料件、料件種類(會計、倉管、商品、生管等分類)、批號等生成盤點底稿,而且,還能指定盤點范圍為上次盤點日或某日期之后有異動者等等。上述的彈性能幫助用戶全方位地掌握盤點工作。
3.盤點期間仍能允許存貨異動
有時候大型的盤點一做就是兩三天,其間,可能會發生緊急出貨或緊急領料的狀況,若以手工作業,遇到這種狀況非常麻煩。但是為了減少麻煩而禁止于盤點期間進行存貨異動時卻失去彈性,無法處理緊急情況。一個設計良好的信息系統,要能夠通過“盤點數量重新賦予”允許在盤點期間進行存貨異動,卻又能確保盤點的正確性(有許多設計不理想的信息系統是無法有這種彈性的)。
4.盤點底稿更新與否不影響存貨異動
依據相關的規定,盤點的結果與原帳面有差異時,應該報請審批,但是報批的程序通常需要相當的時間,因此,系統的設計就要允許在盤點底稿未更新的狀況下仍能進行存貨的異動,因為用戶不可能為了等審批而不做生意的。
5.自動更新盤點底稿并產生存貨調整單據
一旦盤點差異通過了審批,表示用戶可以正式承認盤點中發現的差異(包含盤盈及盤損),此時,系統應該能夠提供盤點底稿自動更新的功能并自動產生存貨調整單據,以簡化工作并提高效率。
許多企業在實施易飛ERP后,通過循環盤點碼及盤點數量重新賦予等功能的運用，大幅提升管理效果,減少了錯誤發生的機會并確保料帳合一。
轉載請注明出處：拓步ERP資訊網http://www.lukmueng.com/
本文標題：如何以信息系統協助進行盤點工作
本文網址：http://www.lukmueng.com/html/consultation/10820622969.html
相關文章
