一、概述
隨著信息科學(xué)和技術(shù)的發(fā)展，當今社會已經(jīng)進入一個信息化的時代，企業(yè)面臨著日益激烈的市場競爭，為了提高自身的競爭能力，企業(yè)必須進行信息化建設(shè)。對于制造業(yè)來說，引入ERP（企業(yè)資源計劃）已成為大勢所趨。
在企業(yè)ERP實施、應(yīng)用過程中，代碼的編制是一項最基礎(chǔ)也是最重要的工作之一。企業(yè)要編制的代碼有很多，如：產(chǎn)品代碼、半成品代碼、原材料代碼、客戶代碼、部門代碼、職工代碼、會計科目代碼等等，它們貫穿于企業(yè)的計劃、供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)、質(zhì)量、統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)，并且其種類繁多分類復(fù)雜。企業(yè)的信息編碼要從系統(tǒng)的整體出發(fā)，根據(jù)各分系統(tǒng)的功能，以企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)、經(jīng)營管理、質(zhì)量管理、銷售等活動的全部信息為對象，對所涉及的主要信息進行予以定義、命名，確定內(nèi)容、范圍、表示方法等，從而實現(xiàn)信息的分類統(tǒng)一編碼，在一定范圍內(nèi)建立管理上共同認可的統(tǒng)一的語言、統(tǒng)一的標識。
對信息進行分類統(tǒng)一編碼，可以最大限度地消除對信息命名、描述、分類和編碼的不一致造成的混亂、誤解等現(xiàn)象，可以減少信息的重復(fù)采集、加工、存儲等操作，使事物的名稱和代碼的含義統(tǒng)一化、規(guī)范化，并確立代碼和信息之間的一一對應(yīng)關(guān)系，做到一物一碼，以保證信息的可靠性，為信息集成與資源共享提供良好的基礎(chǔ)，而且為建立公共數(shù)據(jù)庫創(chuàng)造有利條件。
二、基本的編碼規(guī)則:
2.1盡量采用國家標準和行業(yè)標準進行信息分類統(tǒng)一編碼，對沒有國標或行標的，可根據(jù)企業(yè)標準進行信息編碼，但必須與相關(guān)的國標和行標兼容。
2.2 以服從全局、注意實用、在考慮發(fā)展擴充的前提下盡量壓縮編碼位數(shù)，以減少差錯率，減少計算機處理時間和存儲空間。
2.3 根據(jù)企業(yè)的實際情況，對系統(tǒng)的編碼進行分類整理，以企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)制造、經(jīng)營管理、質(zhì)量管理等企業(yè)內(nèi)的全部相關(guān)信息為分類編碼對象，根據(jù)相互依存、相互制約、相互補充的內(nèi)在聯(lián)系，建立信息分類編碼體系結(jié)構(gòu)；
2.4 在信息分類的基礎(chǔ)上，依據(jù)信息的不同特征，設(shè)計能直觀反映特征的分段層次型信息編碼，使各碼段與信息特征之間形成內(nèi)在的邏輯對應(yīng)；
2.5 含義性原則：即代碼應(yīng)盡量有最大可能限度的含義，較多含義的代碼可以反映編碼對象更多的屬性和特征。
2.6穩(wěn)定性原則：即代碼不宜頻繁變動，編碼時要考慮其變化的可能性，盡可能保持代碼系統(tǒng)的相對穩(wěn)定。
2.7 識別性原則：即代碼應(yīng)盡可能反映編碼對象的特點，以助于記憶并便于人們了解和使用。
2.8可操作性原則：即代碼應(yīng)盡可能減少計算機處理的時間。
2.9適應(yīng)性原則即代碼設(shè)計應(yīng)便于修改，以適應(yīng)編碼對象特征或?qū)傩砸约捌湎嗷リP(guān)系可能出現(xiàn)的變化。
三、編碼組織結(jié)構(gòu)
3.1編碼總體組
該組由編碼專家、計算機專家、主要應(yīng)用（單位）人員組成，隸屬于管理信息系統(tǒng)建設(shè)主管機構(gòu)，具體負責：編碼體系表的建立，編碼方案制定，各編碼組的建立，編碼技術(shù)指導(dǎo)，代碼草案評議審查、報批，編碼維護方案制定及組織實施等。
3.2 編碼項目組
編碼項目組在編碼總體組指導(dǎo)下工作，具體負責：代碼的編制，有關(guān)文檔的編寫等。編碼項目組可成立多個，每個編碼組負責一個代碼表的編寫。考慮到信息編碼是一個長期的大量的工作，編碼項目組在組織上宜采用專職和兼職人員相結(jié)合，以兼職為主；標準化專業(yè)人員和應(yīng)用人員相結(jié)合，以標準化專業(yè)人員為主的方式組成。每一個編碼組由２～４人組成，兼職人員由各有關(guān)部門推薦，這樣可以在單位中形成一個編碼工作網(wǎng)絡(luò)，做到既可以集中控制又可以集思廣益。
四、編制方法
建議由類別碼、順序碼和數(shù)據(jù)碼三部分組成各類信息編碼。
類別碼按照事物的功能或特征來分類描述一類事物，其本身可再分段表示成大類、中類、小類別；順序碼是標識一個具體對象的編碼，根據(jù)該類對象可出現(xiàn)的數(shù)目決定順序碼長；數(shù)據(jù)碼是將事物特征具體描述出來的項目碼。根據(jù)編碼對象的特征或?qū)傩圆煌烧加貌煌拇a位，不作統(tǒng)一的規(guī)定（但要注意不同碼長在存儲管理中會帶來一些附加問題）。
由類別碼和順序碼組成的復(fù)合碼作為一級碼（即項目碼），代表某一獨立事物的“主鍵字”。作為識別該項目的總標識，凡描述該項目的各種信息、數(shù)據(jù)、代碼，均通過該鍵字存儲、檢索、維護、調(diào)用。通過該鍵字可分別建立不同的數(shù)據(jù)項，如對零、部件類，可建立工藝特征、形狀特征、質(zhì)量特征、文件特征、名稱特征、圖號特征等不同的數(shù)據(jù)項，統(tǒng)稱為二級碼，分別描述編碼對象的各種屬性特征，從而體現(xiàn)了編碼系統(tǒng)的層次結(jié)構(gòu)和面向特征的描述方法。
由一級碼和二級碼組成的代碼描述了具體對象的一項信息，一級碼與二級碼中不同數(shù)據(jù)項的組合將描述具體對象的不同信息，一級碼與工藝特征碼結(jié)合可描述零、部件的一般工藝信息，一級碼與質(zhì)量特征碼結(jié)合可描述零、部件的質(zhì)量信息。根據(jù)不同的要求，可建立不同的數(shù)據(jù)項，以最大限度的滿足系統(tǒng)的需要。
五、信息編碼的工作步驟
ERP系統(tǒng)實施前期工作重點之一就是信息編碼標準化工作，其貫穿于ERP系統(tǒng)的設(shè)計、實施、應(yīng)用的整個生命周期。信息編碼標準化工作具有花費人力多、涉及面廣、信息量大、時間周期長、工作難度大的特殊性，要搞好這項工作，應(yīng)切實做好以下幾個步驟工作。
5.1 加強宣傳，搞好培訓(xùn)
由于信息編碼標準化是一個十分繁雜的基礎(chǔ)工作，涉及企業(yè)各級管理人員，所以在開展工作前一定要結(jié)合本單位的實際情況，結(jié)合管理信息系統(tǒng)建設(shè)，采用各種方式進行宣傳教育，讓各級領(lǐng)導(dǎo)和管理人員確實了解信息編碼標準化對提高基礎(chǔ)管理水平的重要性，了解信息編碼標準化對管理信息系統(tǒng)建設(shè)的必要性，提高他們支持和參與這項工作的自覺性，并對相關(guān)的編碼人員進行培訓(xùn)。
5.2 制訂工作計劃，明確工作目的
應(yīng)組織有關(guān)專家對單位內(nèi)外的信息編碼標準化情況進行詳細的調(diào)查研究，調(diào)查的重點是國家有關(guān)單位對信息編碼標準化有哪些規(guī)定？本單位需要編制哪些編碼？本單位已有哪些編碼？其使用情況如何？有哪些外部編碼可以借鑒？哪些已有國標行標？有哪些編碼方法可以指導(dǎo)本單位的編碼工作等。在上述調(diào)研的基礎(chǔ)上，確定本單位信息編碼標準化的工作范圍，建立本單位的編碼體系表，從該體系表應(yīng)能清晰地看出本單位信息分類的全貌及各類信息間的內(nèi)在聯(lián)系，能直觀地了解信息編碼的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢。根據(jù)體系表要求，制定出詳細編碼工作計劃，建立相應(yīng)項目組，并在總體計劃指導(dǎo)下，提出對各項目組的具體計劃要求。
5.3 收集資料，編制方案，總體評審，編制相應(yīng)代碼
資料收集應(yīng)以本單位ERP系統(tǒng)設(shè)計資料和需求調(diào)查資料為基礎(chǔ)，以利于編碼方案與系統(tǒng)設(shè)計目的一致。代碼設(shè)計時，必須采用系統(tǒng)工程的觀點，樹立全局和整體觀念，以系統(tǒng)整體最優(yōu)為目標，要考慮與其它信息的內(nèi)在聯(lián)系，作到相關(guān)代碼兼容，提高代碼的適應(yīng)性，減輕數(shù)據(jù)采集及填報工作量，減少數(shù)據(jù)冗余。
5.4 組織評審，批準下發(fā)執(zhí)行
代碼編制完成后，一定要形成規(guī)范的文檔資料，由總體組組織有關(guān)專家和應(yīng)用人員進行嚴格的審查評議，必要時還要經(jīng)過小范圍試用，最后形成一個切合實際便于應(yīng)用的代碼表，由有關(guān)職能部門作為企業(yè)標準正式下文執(zhí)行，一旦下文認定后，相關(guān)的應(yīng)用應(yīng)嚴格照此執(zhí)行。
5.5 代碼維護管理
代碼維護管理是信息編碼的重要環(huán)節(jié)。標準制定、貫徹實施、維護管理構(gòu)成了標準化活動的三個不可分割的組成部分。維護管理目的是促進標準化正確實施，適應(yīng)實際業(yè)務(wù)管理變化需要。維護管理主要任務(wù)是：收集用戶對編碼體系的要求和意見，判別這些意見和要求的合理性，確定是否修改有關(guān)代碼，制定代碼修改方案、修改代碼、報主管部門批準后具體解決新舊代碼的交替轉(zhuǎn)換，承擔信息編碼使用咨詢，負責人員培訓(xùn)等。維護管理是一項十分重要的工作，由于編碼牽一發(fā)動千鈞，所以對代碼的修改維護應(yīng)十分慎重，要由企業(yè)權(quán)威機構(gòu)全權(quán)負責，要制定詳盡的維護工作計劃，并切實解決好新舊代碼的應(yīng)用交替。
六、編碼過程中應(yīng)注意的一些問題
6.1 編碼有全局編碼和局部編碼之分；對于全局編碼要制訂統(tǒng)一的編碼規(guī)則，因為全局編碼是ERP各個分系統(tǒng)所公用的數(shù)據(jù)，例如：物料編碼、人員編碼、產(chǎn)品編碼等。對于局部編碼，各個部門根據(jù)編碼原則和系統(tǒng)要求進行編碼，例如：財務(wù)科目編碼。
6.2 編碼過程中，要盡可能的縮減編碼位數(shù)，因為系統(tǒng)對編碼的長度是有一定要求的，例如： 我們廠使用的ERP系統(tǒng)，要求編碼長度不能超過25位，但是在實際應(yīng)用過程中，對于一些特殊產(chǎn)品的物料編碼超過了25位，形成的產(chǎn)品BOM（物料清單）不正確，隨之形成的物料需求計劃也是錯誤的。
6.3 編碼時對于不同的生產(chǎn)階段、不同的物料要求做到一物一碼，這樣才能形成正確的產(chǎn)品BOM；例如：我們廠在實施ERP以前，物料編碼存在二義性，對于形成產(chǎn)品的零件和形成零件的毛坯使用同一編碼，即父子項使用同一編碼，不能形成正確的BOM，做出的生產(chǎn)計劃也不正確。
6.4 編碼時盡可能不要使用漢字和區(qū)位碼，因為使用了漢字和區(qū)位碼對于庫房和車間以及其它使用編碼的部門帶來數(shù)據(jù)輸入的不方便，影響數(shù)據(jù)的錄入速度。
6.5 代碼的編制應(yīng)由相關(guān)的業(yè)務(wù)人員去編制，這樣編出的代碼具有一定的代表意義。
七、結(jié)束語
當今社會在不斷變化，企業(yè)為了更好的適應(yīng)市場、占領(lǐng)市場，必須進行信息化建設(shè)，將有更多的企業(yè)實施ERP，我希望本文所提到的一些有關(guān)編碼方面的經(jīng)驗?zāi)軌驗樗鼈兲峁⿴椭?BR>
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