相關鏈接：ERP小編碼大學問(上)
物料編碼工作的開展步驟
1．建立編碼管理組織
數據是系統運行的基礎，對數據進行編碼管理，是數據管理工作的基本要求。大量的數據整理和篩選需要有一定的業務知識和技術含量，同時又是一件枯燥和煩瑣的工作，因此需要專職人員進行專職工作，也需要專職部門進行專職管理。
建議建立以工程技術人員為主、業務人員共同參與的編碼小組，明確部門職能和崗位職責，有效推進編碼工作。同時，制定與項目階段匹配的數據編碼工作計劃，按照計劃進行工作考核和監督改進。
2．建立編碼管理規范
要建立數據管理規范來指導數據管理工作。靜態數據有物料編碼、產品結構、工藝路線、科目表、供應商和客戶信息等。這些數據必須有相應的管理規范進行管理，數據的新增、修改、刪除、查詢等操作必須有相應的流程控制。動態數據如采購訂單、銷售訂單、生產訂單、庫存初始化數據等也需要制定相應的規則，用來規范數據的收集策略和管理流程，規定系統切換期間的數據操作。
3．收集加工系統數據
現有數據通常分散存放于各個業務系統中，比如PDM、SPC、財務和物流系統等，這些數據相互交融，彼此獨立，形成企業數據大雜燴。在進行物料編碼時，要按照數據的相關性和重要性到相應系統中抽取數據，進行數據的加工處理。比如物料數據從PDM和物流系統中取數，同時要參考SPC和財務系統數據;科目表要從財務系統中獲取，供應商信息從物流系統讀出。
另外，依據系統的編碼規則進行數據的收集、整理和加工時，各個階段的數據要采用版本進行標識，最終的數據進行歸檔控制，存放在安全的數據服務器上。
4．編碼過程事務協調
即使制定了完整的工作流程和編碼規范，工作過程也難免會出現一些例外情況，需要及時溝通和協調。不要怕出現問題，關鍵在于出了問題必須有人跟蹤、協調和處理。在專家的指導下，實事求是、全面系統及時地處理出現的問題。
物料編碼的注意事項
1．集團的物料編碼管理
如果集團需要進行集中采購、集中銷售和集中售后服務，就需要進行物料編碼的集中管理，這時一般需要專職部門統籌管理。如果分散管理，也要求各分公司遵循相同的編碼原則。另外，集團內部各部門應該采用相同的編碼規則對所有物料進行統一編碼管理，這有利于集團的物料管理，也便于對外交流和協調。
2．物料描述的規范性
物料命名不規范在使用過程中會產生許多困惑。比如:電源線、空調電源線、室內電源線，了解情況的認為這就是一個東西，不了解情況的以為這是三種物料。有些困難的是，到目前為止，對于產品和物料命名還沒有國際標準，也沒有國家標準，也不存在行業標準，有一些企業制定了自己的命名規范，但在推廣和執行過程中都遇到不同程度的阻礙，造成不規范的實際后果，這給物料規范化和標準化帶來較大困難。
我們知道，要準確描述一個物料僅有名稱是不夠的，還需要輔助的規格、型號、圖號、顏色、材質等屬性。這些屬性和名稱的組合，如果沒有規范定義排列位置，將產生許多的混亂。一個系統的物料描述有長度限制，比如SAP系統要求不超過40字符。即在40個字符內，能夠準確描述一個物料的主要特征。
比如:“KF-22前面板KF22W.2-1”，在圖號中也有了“KF22”信息，加上這部分造成信息的冗余，規范的描述應該為“前面板KF22W.2-1”。對于“前面板KF22W.2-1”，可以理解為“KF-22前面板KF22W.2-1”，也可以理解為“KF-22前面板”、“KF22W.2-1前面板”和“前面板KF22W.2-1”。如果沒有統一的規范約定，產生認識的歧義，引起業務部門之間的溝通困難。
3．物料編碼與產品明細表
物料編碼反映的僅僅是物料本身的技術性能和物理特征，而不反映它與產品之間的層次結構。物料與部件、產品之間的層次隸屬關系由產品明細表確定。如果把產品的層次關系體現在物料編碼里，不利于物料本身的管理，也不利于產品之間的物料借用。
同時，物料編碼不但與產品明細表之間存在關系，也與工藝路線之間存在關系。在加工過程中需要儲存、發外處理的工序，需要進行編碼管理，其他的則不需要編碼。如果一些零部件要組合組裝，同時組合組裝關系復雜，且不需要庫存管理，表現為零部件的臨時性和虛擬性，這種組合件需要編碼管理。
4．數據加工的信息失真
數據加工和傳播過程往往伴隨著信息失真，尤其是不同業務部門之間的信息傳遞，業務人員根據自己的需求加工數據更容易導致信息的失真和歧義。如何避免數據加工過程中的信息失真，是情報學研究的范疇，目前還沒有比較有效的方法。
數據加工的常用工具有Excel等。在Excel中，可以方便地進行數據的排序、過濾、分列、合并和運算以及表之間的數據鏈接等操作，這些操作都有可能產生數據的錯亂，處理完成后一定要進行數據的校驗。
鏈接：用物料編碼數據進行分析
準確完善的物料分類和編碼不僅是企業管理物料的前提和基礎，有利于ERP系統的順利部署與運行，同時，也可以為企業對各類業務的事中控制、事后分析和未來預測提供保障。
1．原材料分析
分析一段時間內物料的采購訂單價格變化可以預測未來物料的價格變化趨勢，分析供應商的交貨期和質量狀況可以檢查供應商的服務水平，從而加強供應商管理。
分析一段時間內物料的價格變化可以預測產成品的標準價格變化趨勢，對成本控制和銷售報價管理提供輔助決策幫助。
分析采購物料的庫存價值，進行安全庫存、最高庫存和最低庫存的控制，避免超量庫存和物料短缺的發生，是保障生產計劃正常執行的基礎。而庫存物料的有效期和批次管理可以用來進行物料質量跟蹤，確保產品質量。
2．半成品分析
對半成品的生產訂單進行有效管理，可以提高計劃執行率和生產效率，發揮產能優勢，保障準時交貨。而對半成品的領料和加工過程跟蹤控制，則可以準確記錄產品的加工增值過程，降低不增值的操作和流程，優化產品的成本結構。
3．產成品分析
銷售人員對產成品生產過程的跟蹤可以掌握生產進程，判斷是否能夠在規定的期限交貨，同時與客戶進行有效溝通，提高市場服務水平。
對產成品的銷售時間、銷售區域、經銷商、品種和銷售人員等進行全面分析，可以幫助市場人員尋找其內在的銷售規律，預測未來的銷售變化趨勢，做好市場前期準備。
對售后服務中的故障原因和頻率分析可以分析零部件的質量和技術問題，有效改進設計、工藝和質量現狀，降低售后服務成本，提高產品市場競爭力。
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