一、企業簡介
杭州華日電冰箱股份有限公司是全國用戶滿意企業、“中國工業行業排頭兵”企業和浙江省高新技術企業。現公司注冊于2001年，注冊資金為壹億伍仟萬。公司主要生產經營電冰箱、冷柜和各類家用商用制冷器具。
公司擁有國際水準的技術研發機構和先進的生產制造基地，具有200萬臺電冰箱、冷柜和各類家用商用制冷器具的年生產能力。主導產品華日冰箱是“中國名牌產品”、“全國用戶滿意產品”和首批“中國節能認證產品”，“華日電器”是“中國馳名商標”。公司通過ISO9001質量管理體系認證和ISO14001環境管理體系認證。
“華日”具有30年專業制冷優勢，在制冷產品的智能控制、無氟環保、高效節能等方面達到同行領先水平。“華日”在行業中較早掌握以無氟替代為代表的核心技術。華日無氟改造項目榮獲聯合國環境署“示范項目杰出貢獻獎”，是中國家電冰箱行業中唯一獲此殊榮的企業。中央電視臺對華日無氟替代項目的采訪節目在上海世博會聯合國館播放。
華日數碼智能冰箱是國內同行中唯一的“國家重點新產品”。華日電冰箱列入“中國節能產品企業領袖榜”，被授予“中國優秀工業設計獎”和全國冰箱行業品質“標桿”獎、“常青樹獎”等榮譽。
圖1 杭州華日電冰箱股份有限公司
二、企業信息化應用總體現狀
杭州華日電冰箱股份有限公司(以下簡稱華日冰箱)隨著自身的快速發展，管理正逐步由粗放型向著精細化管理轉型，華日冰箱高層領導已經充分意識到隨著公司的高速發展，企業內在的風險被快速的放大，在公司戰略性的拓展產品線、擴張生產規模、豐富生產模式以及以后集團化經營的目標導向下，公司需要建立全面的信息化建設規劃，以能夠支撐華日冰箱的發展需要。
公司的信息化建設正在逐步完善中，特別是信息化技術的快速的發展使得公司信息化軟件的管理日趨重要。
OA辦公系統：實現網絡交流、培訓、公文流轉、會議管理、部門工作計劃管理、日程管理、通知新聞發布、公文信息的查詢，極大地提高了辦公效率，促進部門間的溝通與協作。
PDM系統：產品數據管理系統管理公司所有與產品相關信息(包括零件信息、配置、文檔、CAD文件、結構、權限信息等)和所有與產品相關過程(包括過程定義和管理)，為公司研發部門技術支持。
網絡分銷系統：公司以集中管理為目標，以透明化的業務過程管理為基礎，實行有效及時的管理和控制市場分銷過程。真正加強公司對分支機構的管理力度，縮短產品在渠道的運轉，降低渠道管理成本，為公司經營決策提供實時數據。
財務系統：通過系統的全面應用，實現采購、銷售、倉儲、財務一體化管理，保證了公司數據共享與信息集成，確保財務數據的準確性、系統性和及時性；系統自動監控業務發生限額，加大了財務監控力度；通過對供應商和客戶的全面管理，在一定程度上降低了企業財務運營風險，實現企業價值最大化。
人事管理系統：實現對于組織、崗位、職務、人員檔案等的全面管理。系統按照國家標準規范，建立人事信息檔案。預置人事業務變動處理規則，還可以進行定制，靈活實現日常人事業務變動。
客戶滿意度調查系統：公司通過定期和不定期的顧客滿意度調查來了解不斷變化的顧客需求和期望，并持續不斷地改進產品和提供產品的過程，真正做到以顧客為中心。
短信銷量平臺系統：基于STK方式的“華日銷量上報及查詢報表系統”，將公司的銷售渠道管理落地到普通手機終端上，擴大了系統信息化的覆蓋面，促進了渠道管理信息化水平的提升、提高了公司的辦公效率和準確率。
技術服務中心管理系統：有效的管理公司售后服務中心配件收發情況。
ERP生產系統：公司通過ERP的使用使生產過程能及時、高質地完成客戶的訂單，最大程度地發揮這些資源的作用，并根據客戶訂單及生產狀況做出調整資源的決策，提高了企業的綜合競爭能力。
三、參評信息化項目詳細情況介紹
1. 項目背景介紹
公司信息化工作已開展了十多年，引進了不少系統軟件，包括了財務、ERP、銷售管理、人事管理、PDM等多項系統軟件，但由于均是業務方面的為主，缺乏互相之間關聯，為了一項數據，可能需要上多套系統才能解決，總體上存在效率打折的現象。
為了使公司的決策和管理工作科學化，使各部門在執行工作流程中加快信息傳遞和工作流程處理，公司認為有必要將協同辦公納入公司信息化體系，并作為一項重要的工作內容來來實施，通過實施協同辦公和對各系統軟件進行整合，保證各類工作流程及時流轉，加快信息處理。公司通過多方調研，決定實施協同辦公項目。
2. 項目目標與實施原則
項目目標
1）建立了系統審批流程，實現了網絡辦公審批功能，還解決了遠程辦公困難的問題。
2）實現了單位知識文檔的積累與共享。
3）建立了企業文化建設平臺，促進了公司企業文化的建設與沉淀。
4）利用先進的網絡辦公平臺，實現了信息化辦公。
實際工作中，OA辦公系統項目實施不是一蹴而就的事情，在這個實施過程中有很多細節需要項目負責人注意，就按照一般實施步驟分析如下：
1）調研階段：這一階段分為兩個方面，一是對內調研；二是對外調研。對內調研是指對OA辦公系統需求方面的調研，這個原則是廣泛撒網，重點撈魚，必須得分清主次關系，避免貪大求全。對外調研則是指對OA產品的調研，首先要在需求引導下去了解各產品，其次要盡可能了解目前市面上的所有產品，其產品資料也是越多越好，最好有演示盤，甚至試用版。
2）選型階段：首先，在軟件結構方面，應選擇與單位條件相適應的，這樣對軟件進行修改、擴充和維護時將容易實現。 其次，在售后服務方面，應選擇能及時提供服務支持的軟件提供商。最后，在價格方面，應該多了解，多比較，盡量選出最高的性價比。
3）試用階段：由于工作流是OA系統最核心的部分，所以試用必須讓日常工作中最熟悉工作流的員工參與，他們對流轉中曾經出現的偶然事件有較切身的體會，往往能發現在該部分存在的缺漏。
4）培訓階段：培訓階段有兩個方面，一是系統管理員的培訓；二是普通用戶的培訓。系統管理員的培訓非常重要，因為系統管理員對系統各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統實施效果產生很大影響。另外培訓最好采用講解培訓與解決運行中出現的問題交替進行的方式，這樣有助于用戶更快地熟悉系統。
5）運行維護階段：日常運行維護中的原則：用戶有問題時系統管理員要及時解決，解決不了的及時與開發商的實施人員聯系。系統管理員要在不斷出現問題解決問題的循環中，逐步提高解決問題的能力，以保證OA系統的實施效果。
3. 項目實施與應用情況詳細介紹：
實施主要系統：OA
主要功能模塊：協同辦公、表單應用、公文管理、電子郵件、文檔管理、日程/計劃/會議、公共信息和內部系統等功能模塊。
圖2 OA管理系統
實施方法與步驟
1）調研：在調研階段，比產品調研更重要的是對本企業各部門重要工作流程和數據共享需求的調研。仔細了解員工對將來自動化辦公的期望和要求，也就達到了前期功能調研的目的，并且對之后的產品選型及試用也大有裨益。同時，針對企業內部流程的調研和梳理工作也要在實施協同OA系統之前操作起來，很多企業常犯的一個問題是把企業現有未經梳理和優化的流程直接照搬到新上的辦公自動化系統里，未經梳理和優化的流程在新系統里運作相當于新瓶裝老酒，現實的可操作性不強。企業要運作一個高效的辦公自動化系統，就必須對協同OA流程進行全面梳理，糾正企業流程管理的問題點，采取適合企業實際情況的最佳做法，在整個企業內部建立一個動態、規范、平滑高效的企業流程管理體系，并通過對企業現有流程進行重新整合實現企業的規范化和高效運作，以流程帶動信息、物資和資金在企業內部無障礙地流轉，并通過與后臺數據庫的鏈接實現相關數據的更新，只有如此才能使協同OA流程和管理真正結合起來在協同OA系統發揮真正的效果。在產品調研方面要“廣泛撒網，重點撈魚”。首先，要盡可能了解目前市面上的所有產品，其產品資料也是越多越好，最好有演示盤，甚至試用版。這樣，收集的產品資料才能更直觀，也更方便我們了解其功能。其次，應帶有一定標準去了解各產品，這個標準應從前期對本企業的調研中總結出來，不一定要形成書面材料，但在產品調研過程中要心中有數。市面上的產品形形色色，數量不菲，只有這樣才能省時省力地找出幾個符合本企業需求的重點產品，以備詳細了解和比較，為下面的選型工作打好基礎。
2）選型：有了前面的工作，這一步只需在上面選定的幾個重點產品中選擇就可以了，但并不比之前的工作輕松，因為這些產品在主要功能實現上差別很小，就好比到了企業招聘的最后一關面試，取舍更難。以本人尚不算豐富的經驗認為，應從以下幾方面多加考慮：從軟件結構方面考慮，應選擇與單位條件相適應的，這樣對軟件進行修改、擴充和維護時將容易實現。雖然現在的OA系統都是通用軟件，可以隨時根據用戶的需要對軟件模塊進行增刪修改，但選擇不同的系統，對軟件進行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。從這一點上說，要選擇產品系統組成與企業需要比較起來最接近的。從售后服務方面考慮，應選擇能及時提供服務支持的開發代理商。要從根本上解決服務的保證問題，應盡可能使服務本地化，這樣有利于得到及時服務，而且服務費相對來說也較低，否則越來越高的服務費將成為單位的一個沉重負擔。OA系統在企業的覆蓋面比較廣，其涵蓋的業務可多可少，沒有一家企業的OA系統在正式上線后就不再進行功能添加和功能完善的;而且OA系統一旦上線，就會成為企業各部門的日常必需工具，因此，在隨后的時間里，只會越來越凸顯出售后服務的重要性。從價格方面考慮，多了解，多比較，盡量選出最高的性價比。
3）試用：做出選擇后，就該進入試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情，尤其是關系到工作流的部分，這也是OA系統的核心應用部分，由于信息部門的職員在日常工作中對企業的工作流程接觸很少，光靠在調研中得到的那些資料對系統中的工作流部分進行簡單的流轉測試，是很難發現細節上的問題的。而經常接觸企業工作流程的職員由于對流轉中曾經出現的偶然事件有較切身的體會，則往往能發現在該部分存在的缺漏。以本公司的實施過程為例，雖然我們在開始公司范圍內的試運行之前對系統進行了全面細致的測試，但在隨后的一個月試運行中還是出現了很多預料不到的問題。
4）溝通：運行中出現了問題要解決，就涉及到了與開發商方面的溝通問題。這就需要注意兩點：一是內部問題，如果不是小型企業的話，一般實施項目的基層負責人員至少有兩個，這里所說的內部問題，就是與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人一定要針對目前系統存在問題達成一致意見，然后再去與對方進行溝通。否則，就可能在一些關于對按鈕的使用習慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現分歧，有的主張改進，有的說不改也行。這樣對方肯定不會主動改進。這些問題改不改似乎無關緊要，但卻無疑會對以后的溝通造成消極影響，使己方處于被動。二是對對方實施人員要有要求，對能夠解決的問題，應提醒其在計劃時間內實現，對軟件不能解決的問題，要拿出相關理由，以方便我們對照查找資料，共同找出其他解決方法。
5）培訓：培訓有兩個方面。一是系統管理員的培訓;二是普通用戶的培訓。系統管理員的培訓非常重要，因為系統管理員對系統各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統實施效果產生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統出現問題時具備分析與處理的能力，以保證系統正常運行。另外，培訓最好采用講解培訓與解決運行中出現的問題交替進行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統。
運行維護：日常運行維護中只要做到一點：用戶有問題時系統管理員要及時解決，解決不了的及時與開發商的實施人員聯系。系統管理員要在不斷出現問題解決問題的循環中，逐步提高解決問題的能力，以保證OA系統的實施效果。
4. 效益分析
通過項目實施，公司整體的辦公效率明顯提高，也促進了公司整體運行效率的提高，主要體現在以下各方面：
1）通過建立了系統審批流程，實現了網絡辦公審批功能，解決了遠程辦公困難的問題。
2）實現了單位知識文檔的積累與共享，提高了管理的規范性和透明度，提升企業整體管理水平，促進企業管理的進一步深化。
3）以協同辦公系統為平臺，整合了各系統軟件，建立了公司經營與決策一體的信息系統，公司領導在第一時間獲取公司運行數據，使決策得到的數據支持準確而及時，提高了決策的科學性。
4）完善了企業文化建設平臺，促進了公司企業文化的建設與沉淀。
5）建立了部門間業務協同的信息系統，減少信息失真并提高信息處理速度，提高了工作效率。
6）利用先進的網絡辦公平臺，實現了無紙化辦公，每年節約紙張及打印耗材費用超過15萬元。
四、企業信息化未來發展規劃
華日冰箱的總體戰略是構建一套完整、專業的信息化管理系統，規范和提升企業的整體管理水平，其中包括能支持公司管理的ERP系統、CRM系統、PDM系統、協同辦公平臺、華日冰箱的管理機制、華日冰箱的公司文化。而信息化體系是構建這一體系的有效手段和唯一的運行載體，有著重要的戰略地位。
圖3 華日冰箱信息化架構
華日冰箱信息化建設的總體目標是以華日冰箱核心業務的信息化建設為重點，以管理信息化建設為中心，全面提升管理績效，打造企業核心競爭力。其體現在業務、管理和決策方面分別為：
業務方面：
提高核心業務信息化管理水平。
提高信息反饋效率，業務信息及時交流；
提高信息準確率，財務信息和業務信息準確率均為100%；
建立財務業務一體化的信息系統，提高準確率和業務處理效率；
建立部門間業務協同的信息系統，減少信息失真并提高信息處理速度；
建立經營與決策一體的信息系統，使決策得到的數據支持準確而及時；
提高公司運作效率，縮短業務處理的時間；
管理方面：
加強各事業部對業務的運營管控能力，統一進行風險管控；
提高管理的規范性和透明度，提升整體管理水平；
決策方面：
為決策提供及時準確的數據信息，提高決策的科學性。
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