1993 年以來,在我國多年發展信息產業、推廣信息技術應用的基礎上,國家開始全面啟動國民經濟和社會信息化建設。10 余年間,我國投入了數以萬億計的龐大資金,建立了遍布全國的各類信息系統工程(包括信息網絡系統、信息應用系統和信息資源系統工程) ,極大地推進了國民經濟和社會信息化進程,促進了生產力的發展,取得了令人矚目的成就。但不應該忽視的是信息系統工程建設中存在著的問題,其中有兩方面的問題比較嚴重。
首先是質量問題。由于企業方面缺乏相應的技術力量和管理能力,在一些重大項目的招標的實施過程中缺少必要的監督、檢查。而且,對于企業來說,主要強調系統(程序) 的可用性,而對于一些附加的文檔資料、維護操作手冊等缺乏足夠的重視,從而導致系統的升級、維護缺乏應有的規劃和資料;由于企業在企業管理水平方面還有一定的差距、系統需求不穩定,使得系統開發完成后,已與系統分析時的需求有了明顯的變化。
其次是效率問題。據有關方面統計,我國信息系統工程中,最終能夠使用戶滿意、方便使用的不超過20 % ,造成大量的資金和人員浪費。
當然,造成上述問題的原因有很多方面,但主要原因是企業和承包商都不能就需求、資源配置等問題形成切實可行的理解和認同。另外,缺乏第三方的咨詢、協調和監督也是一個不可忽視的原因。
為此,本文對信息系統工程中的監理問題進行了研究,從組織、人員配備等方面提出了信息系統工程的監理模式,希望能夠對我國信息化建設有所裨益。
一、信息系統工程實施監理的必要性
1. 信息系統的特征
信息系統是以用戶需求為驅動,由軟件、硬件所組成的復雜系統。在信息系統工程建設過程中,涉及到不同的參與者,包括系統用戶(高層決策者、中層管理人員以及操作人員) 、系統開發承包商、硬件供應商和網絡施工承包商等。一般的信息系統生命周期,如圖1 所示。一個信息系統的生命周期大致要經歷需求分析、系統設計、系統實施和運行維護等階段。
圖1.信息系統生命周期
信息系統工程與其他項目相比較,具有很多獨特的特征。
(1) 信息系統的需求不穩定。與傳統的工程項目不同,信息系統的開發過程更像是產品的研制開發過程,其間受到諸多因素的干擾,如圖1 中的虛線所示,會有多次反復的情況出現。
(2) 信息系統工程技術含量高、參與方較多。信息系統工程是由用戶、開發方、系統軟件供應商、應用軟件供應商、硬件供應商以及網絡施工方等參與方共同完成,在整個信息系統生命周期中會發生很多沖突。此外,信息系統工程的技術含量較高,在系統試運行之前,用戶對系統的控制能力有限等也是信息系統建設過程中存在的一個嚴重的問題。
(3) 對信息系統質量的評價受用戶主觀因素的影響較大。對信息系統質量的評價分幾個層次: ①系統性能方面,如穩定性、安全性等; ②系統操作性能,如界面、操作的方便程度等; ③深層次評價,如系統的可維護性和擴展性等。如果從上述幾個層次對信息系統進行評價,那么對信息系統質量的評價主要是受用戶主觀因素影響較大,特別是系統操作性能方面,受用戶自身的水平、個人喜好以及對系統
的期望等影響更大。
另外,信息系統一般來說投資比較大,對系統的穩定性和延續性的要求較高。
2. 信息系統工程實施監理的必要性
圖2 所示的是一個典型的信息系統開發流程,假設需求分析完成的時刻為t1 ,系統開發完成并交付使用的時刻為t2 ,開發周期, T = t2 - t1 。由于企業系統是一個不斷變化的系統,導致t1 時刻的需求Q ( t1) 和t2 時刻的需求Q ( t2) 存在偏差。此外,信息系統的高技術含量特征使得用戶對系統開發過程缺乏有效的控制,這樣的問題在企業信息化建設中隨處可見。
圖2. 系統開發過程中需求變動對系統的影響
雖然經過多年系統開發實踐經驗的總結,提出了一系列的過程和方法來避免上述問題的出現,但由于根本的問題(在系統開發過程中用戶缺乏有效監控) 沒有解決,在實踐中收效并不大。
從上述關于信息系統工程及其特征的分析可以看出,在信息系統開發過程中,有必要在信息系統的各階段實施監理工作。
(1) 系統規劃和需求分析階段。應協助企業明確項目的具體需求和所要達到的項目目標,幫助企業進行系統思考、整體規劃。在確定了系統的整體解決方案后,協助用戶進行系統選型、開發商的選擇和評估等技術性較強的工作。
(2) 系統開發階段。協助企業進行項目監控和管理,確保企業和實施伙伴雙方能夠嚴格地按照項目計劃完成項目,并確保項目的實施質量。因為企業在信息系統能力方面存在不足,所以有必要引入項目監理制度,對項目質量、投資和進度進行有效控制。
(3) 系統評價階段。項目完成后,通過項目監理,企業可以有效地開展項目實施之后的效果評估和評估之后的持續改善。而這種工作正是結合國際上通用的標準對項目的實施成果進行評估。同時可在信息系統應用的基礎上,為企業設計基于信息系統的持續改進方案,使信息系統能長期發揮作用。
二、信息系統工程監理模式
1.信息系統工程監理程序
與一般的工程監理相比,信息系統工程監理具有一些獨特的特征,特別是在工作方式和工作內容方面,這種差異更加明顯。為了使信息系統工程監理能夠有效地開展,可采用如圖3 所示的監理程序
圖3.項目監理工作程序
(1) 監理合同的簽訂。監理單位承擔監理業務時,首先應與企業單位簽訂書面信息系統工程監理合同,至少應包括監理范圍,其內容包括:界定監理的主要工作,這是編制監理計劃的主要依據,也是監理合同的標的;雙方的權利與義務;監理費用及支付方法;違約責任及其對有爭議問題的解決辦法;其他事項。
監理合同一旦簽訂,就具有了法律效力。雙方必須嚴格按照合同規定的內容展開工作。
(2) 編制監理工作計劃。監理工作計劃主要包括人員計劃和工作計劃兩方面的內容。①人員計劃。簽訂監理合同后,監理單位應根據合同的內容、項目的特征和監理單位自身的狀況確定項目總監理工程師、監理工程師以及其他監理人員。各類人員必須具備相應的任職資格,并出具相應的證明材料。②工作計劃。根據簽訂的監理合同和承包方的信息系統開發計劃,編制詳細的監理工作計劃,其內容包括:信息系統工程建設中的關鍵點和關鍵活動;信息系統工程建設中的報告制度和內容;信息系統關鍵點驗收標準和要求;監理報告制度和內容;信息系統結項驗收標準以及應歸檔的資料。
上述計劃需提交企業,經企業審核確認后作為監理工作開展的依據。
(3) 過程監理。過程監理包含兩部分內容。①項目實施前的監理。項目可行性研究包括:根據監理單位的調查研究和分析,對企業的信息系統規劃、方案進行全面評估,并進行經濟、技術等方面的可行性論證;協助企業進行信息系統整體規劃;通過調查研究企業需求,從中立的角度,基于對企業需求和軟件產品的全面了解,幫助企業進行業務和軟件的評估,找到最合適的實施方案;協助企業進行項目招投
標工作;協助企業簽訂項目開發合同,從中立的角度進行全面評估,選擇最合適的承包方。②項目實施過程中的監理。項目實施過程中的監理應包括:進行項目監控和管理;評估項目進度和投資進度;負責信息系統質量檢查;按計劃、分階段或定期提交監理報告,向企業單位報告信息系統工程監理活動情況,如出現重大情況,必須及時報告;對項目實施過程中發生的變更進行評估和責任歸屬,并根據不同情況進行必要的處理,以保證項目的順利進行。
(4) 項目驗收。項目驗收應包括: ①根據項目驗收標準進行項目驗收,并編制項目驗收報告; ②按照項目實施合同進行結項結算。
(5) 總結與評價。項目總結與評價包括: ①信息系統工程效果評價; ②提交監理報告; ③編制系統升級及維護計劃。
2. 信息系統工程監理模式
信息系統工程監理可以采用如圖4 所示的管理模式開展工作。企業分別與監理公司和系統開發商簽訂合同。監理工程師通過監理合同而獲得企業的授權,從而可以在系統實施過程中,對系統開發商以及由其確定的分包商、供應商以及其他合作方進行監督和管理,以保證項目投資、進度和質量目標的實現。
圖4.信息系統工程監理模式
三、對信息系統工程監理人員資質的要求
為了保證信息系統工程監理工作的順利開展,有必要從知識結構、經驗以及人員隸屬關系等層面對信息系統工程監理人員進行研究,以確定信息系統工程監理人員的資質要求。
(1) 從知識結構的角度看,信息系統工程監理人員需要具備的知識主要包括信息系統理論、項目管理以及相關的軟硬件知識。
(2) 從工作經驗的角度看,信息系統工程監理人員應該具備與信息系統相關的實施、開發等方面的經驗,具備信息系統項目管理的經驗、良好的溝通和協調能力。
(3) 從人員隸屬關系的層面看,信息系統工程監理人員不應該與參與信息系統建設的任何一方有任何隸屬關系,從而保證監理人員能夠公正、公平地開展監理工作。
由此可見,對信息系統工程監理人員資質的要求是非常高的,在確定信息系統工程監理人員時,要從上述3 方面進行綜合考核,以使監理工作順利開展,并取得最大效益。
信息系統工程實施的效率和效果對于企業信息化工程的進展具有重要意義。為此,本文對信息系統工程實施中引入第三方監理的必要性、監理過程以及監理模式進行了深入研究。該模式在天津市制造業信息化工程實施過程中進行了嘗試,并取得了較好的效果。
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本文標題：信息系統ERP工程監理研究
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