基于TC Project的項目進度管理系統(tǒng)的實施

1 項目管理概述

    項目管理(Project Management)是在項目活動中運用知識、技能、工具和技術來實現(xiàn)項目的要求。包括啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾五個過程組成。項目管理就是為了滿足甚至超越項目涉及人員對項目的需求和期望而將理論知識、技能、工具和技巧應用到項目的活動中去。要想滿足或超過項目涉及人員的需求和期望，我們是需要在下面這些項目管理桕互間有沖突的要求中尋求平衡：

    (1)范圍、時間、成本和質量

    (2)有不同需求和期望的項目涉及人員

    (3)明確表示出來的要求（需求）和未明確表達的要求（期望）

2 項目進度管理系統(tǒng)的實施

    項目管理涵蓋的范圍非常廣，實施過程中主要涉及的項目范圍包括科研項目計劃管理、資源管理和項目進度控制等，而沒有涉及到成本管理、質量管理、風險管理等，因此我們稱之為“科研項目進度管理”。通過進行科研項目的進度管理，來幫助企業(yè)在產品從概念設計到維護，直至報廢的整個生命周期過程中，實時協(xié)作地進行項目的規(guī)劃和管理，并在整個項目研制過程中實時進行計劃的反饋，實現(xiàn)項目狀態(tài)的可視化。

    我所是基于Teamcenter Project（以下簡稱TCP）實施科研項目進度管理的，該系統(tǒng)易于使用，并具有強大的功能，能夠進行實際意義上的項目進度管理、資源管理和成本管理；并能幫助多學科團隊在交互式環(huán)境中，建立基于Web方式的項目共享信息，提供了廣泛的團隊工作區(qū)集合；并為那些需要跟蹤項目進度、核算項目成本、交付指標和項目資源的產品團隊或項目團隊提供一個高度交互式的、靈活的協(xié)作環(huán)境。

    2.1 Teamcenter Project系統(tǒng)功能

    2.1.1 多項目協(xié)同管理

    TCP主要采用甘特圖的方式對項目進度進行直觀和靈活的管理，項目團隊成員可以協(xié)同進行項目進度的及時更新。甘特圖的功能非常強大，它支持直接在圖中對不同圖標進行拖放操作。項目成員簡單地通過拖放圖中元素，就可以修改項目的任務約束、重大事件以及開始結束日期。下圖就是一個TCP系統(tǒng)中的項目甘特圖。該系統(tǒng)還提供了其它的項目管理功能，如任務分解結構視圖、任務約束、無限層任務樹、任務成本管理，建立計劃基準和結果驅動的進度表等。任務進度可以通過任務的承擔者填寫工作記錄的方式自動更新或是任務的分派者手動更新。項目的進展能夠以周、月、季度和年為單位進行查看。

圖1 多項目協(xié)同管理

    2.1.2 資源管理

    資源和技能集能夠以部門、業(yè)務單位或其它分解資源的組織類型為單位，通過資源夾來進行組織。系統(tǒng)支持的功能包括：建立并分配團隊資源、查詢和維護技能集、瀏覽跨項目用戶的任務分配、交互式查看資源柱狀圖、進行工作載荷管理等。

    在編排項目計劃時的一個主要考慮就是資源的情況，如人力資源等。TCP中的項目管理可以幫助所有相關人員通過系統(tǒng)快速了解相應人員的負荷情況。下圖是人力負荷的一個例子，紅色部分為需要加班。

圖2 資源管理

    2.1.3 協(xié)同功能

    TCP系統(tǒng)可以促進項目團隊成員之間的交流，通過一個中央Web站點進行實時的協(xié)作，從而幫助制造企業(yè)跨越時間和空間的限制。TCP中的協(xié)作功能主要包括：

    (1)團隊記事簿：協(xié)同團隊記事簿同典型的記事本類似，區(qū)別在于TCP的記事簿能夠在協(xié)同會話中被所有授權的團隊成員實時地瀏覽和修改。這些記事簿采用了一個整體的數(shù)據(jù)結構，因而可以用于支持那些能夠封裝在一個文檔中的信息，例如，產品需求、產品問題、目標、會議細節(jié)或只是一個信息紀錄，并把這些信息提供給團隊成員協(xié)作時使用。團隊記事簿還可以同項目任務建立聯(lián)接，以便更好地描述項目任務，組織項目信息。

    (2)團隊數(shù)據(jù)庫：團隊數(shù)據(jù)庫也具備團隊記事簿的安全性和實時性，但它具有更高級的組織功能，有點類似一個Excel worksheet。團隊數(shù)據(jù)庫采用行列的二維結構，與團隊記事簿的整體數(shù)據(jù)結構不同，從而可以支持簡單或復雜的數(shù)據(jù)類型。團隊成員可以根據(jù)協(xié)作的需要，動態(tài)地配置團隊數(shù)據(jù)庫行列的數(shù)目。此外，還能夠跨越任何工作區(qū)不受限制地創(chuàng)建和使用數(shù)據(jù)庫模板，包括眾多的用于聯(lián)絡操作對象以及供應商列表的數(shù)據(jù)庫缺省模板。

    (3)團隊討論板：記錄討論內容、參考歷史討論記錄．是產品和項目團隊所共同需要的功能。TCP所具有的一項功能就是團隊在線討論。在線討論板類似于團隊記事簿，但在線討論是有主題的，用戶發(fā)出了評論之后，在其他用戶的應答被系統(tǒng)記錄之前，別人是無法對其進行修改的。在那一段時間內，用戶的評論是只讀的，以確保其他人所應答的原始評論的正確性。

    (4)團隊論壇/即時消息/在線檢測：TCP具備內置的實時協(xié)作功能，因而團隊論壇工具和消息工具都能從系統(tǒng)中獲得，并稱為TC信使。TC信使還能夠檢查用戶是否在線，因而可以在特定的工作區(qū)內與其他登錄TCP的用戶進行即時的通訊。

    2.1.4 消息通知

    可在TCP中建立規(guī)則。當某個事件發(fā)生時，如任務狀態(tài)變化時或者任務過期時，規(guī)則將觸發(fā)一個電子郵件或即時消息，向相應的團隊成員發(fā)出通知。

    2.1.5 項目計劃跟蹤

    項目計劃制定完成后，具體的任務執(zhí)行通過TCP工作記錄或PDM系統(tǒng)中的流程管理功能完成。通過TCP工作記錄可以更新任務完成進度；通過PDM流程任務的執(zhí)行情況也可以自動更新到TCP部分，使得項目進度自動更新，從而保證科研管理人員可以隨時獲得準確的研制狀態(tài)報告。下圖是TCP與PDM系統(tǒng)的集成邏輯圖。

圖3 TCP與PDM系統(tǒng)的集成邏輯圖

    2.2 科研項目進度管理系統(tǒng)的實施和推廣

    我所的科研項目進度管理系統(tǒng)的實施和推廣是    份開始的，主要目標是：基于Teamcenter Project2005建立科研項目管理系統(tǒng)，旨在實*目計劃管理、資源管理和項目進度控制等方面的有效管理，建立項目的協(xié)作溝通機制。主要包括：項目進度管理、項目資源管理、項目文檔管理、項目協(xié)作管理、項目跟蹤管理、項目安全管理、周工作記錄、報表統(tǒng)計、與MS Proj ect集成等9大功能，并實現(xiàn)與TC EntERPrise 4.0的集成。需要指出的是，系統(tǒng)不包括科研項目中的人力資源管理、成本管理、質量管理、風險管理、外協(xié)任務管理等內容。

    2.2.1 系統(tǒng)實施

    任何一個企業(yè)都有著自己獨特的研制開發(fā)模式，為了有效的將TCP系統(tǒng)為項目管理服務，就需要量身定做一套真正有自己特色的科研項目進度管理系統(tǒng)，為此，實施團隊在全所進行了廣泛而深入的需求調研、謹慎認真的系統(tǒng)分析，并進行了二次開發(fā)和測試等一系列工作。同時為了更好的指導后期的開發(fā)、實施、推廣和維護等工作，我們將實施過程中的結果整理如下：

表1 實施過程中的結果

    2.2.2系統(tǒng)推廣

    前期，我們主要針對PDM系統(tǒng)中的科研項目進度管理系統(tǒng)進行了一系列的調研和需求分析、方案討論、相關文件和流程圖的編制等工作。并根據(jù)所內的程序手冊和科研項目的業(yè)務流程，對科研項目進度管理系統(tǒng)進行了二次開發(fā)，進行了TCP系統(tǒng)的配置和實現(xiàn)，計劃/模板定義、通知/預定義規(guī)則定義、權限定義、報表格式定義和功能實現(xiàn)、工作記錄功能實現(xiàn)以及TCP-TCE接口的配置與實現(xiàn)、TCE-TCP任務集成功能、TCE-TCP文檔上載等功能的實現(xiàn)，基本完成了TCP預期目標的開發(fā)和設計。目前正在實施和推廣過程中，現(xiàn)在現(xiàn)行科研項目的一級計劃已經(jīng)納入到TCP系統(tǒng)中管理，任務分配和工作記錄的等其它相關功能也經(jīng)過了兩個多月的試運行。可以說，實施工作取得了一定的效果，具備了全所推廣使用的條件。整個推廣過程我們主要遵循著以下幾個階段來進行：

    (1)小范圍開發(fā)功能試用

    測試只能是實施開發(fā)人員根據(jù)自己的調研加上合理的想象，虛擬成用戶的角色來對系統(tǒng)進行各類操作，這種測試發(fā)現(xiàn)和解決的一般都是比較顯而易見的問題，真正要使系統(tǒng)被用戶熟悉、接受和使用我們需要把系統(tǒng)投放給用戶，讓用戶用自己的實際需求來驗證。同時為了既達到測試功能又不影響現(xiàn)有的項目管理模式，我們采用了小范圍開發(fā)功能試用的辦法，這樣既能可靠的測試系統(tǒng)，又能增加企業(yè)運用新系統(tǒng)帶來的風險，可謂一舉兩得。

    (2)單用戶關鍵功能獨立使用

    在系統(tǒng)經(jīng)過了一系列的測試、修改和完善以后，我們面臨的最大問題就是如何推廣系統(tǒng)。為此，我們采取了這樣的思路，就是單用戶關鍵功能獨立使用和單系統(tǒng)關鍵功能共享使用。所謂單用戶關鍵功能獨立使用，就是對TCP的關鍵功能我們只讓需要使用這部分功能的人員來進行使用，且不涉及各個功能之間的聯(lián)系，每個關鍵功能都單獨測試，比如我們分別讓用戶對周工作記錄、計劃制定等功能進行了獨立測試。

    (3)單系統(tǒng)關鍵功能共享使用

    在單用戶關鍵功能獨立測試結束后，很自然的，我們要對系統(tǒng)功能進行共享和集成測試，也就是標題所說的單系統(tǒng)關鍵功能共享使用。其實也就是要求用戶對整個TCP系統(tǒng)的關鍵功能進行全面的測試使用，如“項目計劃的制定一任務進度的更新一項目進度報表”功能鏈的協(xié)同共享使用，為后續(xù)擴展到更多功能及其各功能之間的相互聯(lián)系打下基礎。

    (4)系統(tǒng)集成應用

    前面我們提到了TCP系統(tǒng)實施的目標之一是實現(xiàn)TC EntERPrise和TC Project的集成接口，即達到TCP和PDM兩個系統(tǒng)的集成使用，將科研項目進度管理和產品數(shù)據(jù)管理結合起來，從而真正達到信息化的管理和設計集成，構建一個基于PDM的科研項目進度管理平臺，解決企業(yè)的實際應用需求，使項目管理者可以合理、靈活的制定項目計劃，分解和規(guī)劃項目任務，監(jiān)控項目進度和質量，合理協(xié)調和分配相關資源；項目執(zhí)行者可以根據(jù)制定的項目計劃和分配的任務快速、方便的執(zhí)行任務，與其他項目參與者協(xié)同工作，并向項目管理者實時報告工作進展情況。

    (5)系統(tǒng)功能擴展應用

    項目管理其實不僅僅限于項目進度和計劃的管理，正如開頭所言，項目管理涉及范圍廣，涉及面多，我們的目標是依托科研項目進度管理實現(xiàn)對整個項目的管理，除了進行項目計劃管理、資源管理和項目進度控制以外，我們還要包括科研項目中的人力資源管理、成本管理、質量管理、風險管理、外協(xié)任務管理等內容，因此我們稱這個過程為系統(tǒng)功能擴展應用階段。

3 實施總結

    科研項目進度管理的整個實施和推廣的過程，始終要堅持的一個原則就是要結合企業(yè)自身特點，因地制宜的開展。因為任何企業(yè)信息化建設的道路上都不能夠采用拿來主義，都應該在借鑒別的企業(yè)成功經(jīng)驗的基礎上另辟蹊徑，為自己量體裁衣，同時在實施和推廣的過程中絕不能因循守舊，要開拓思路，大膽創(chuàng)新。

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