采購流程e化是以先進(jìn)的管理思想為指導(dǎo)，利用標(biāo)準(zhǔn)化的管理軟件或IT技術(shù)對(duì)企業(yè)采購流程進(jìn)行信息化改造的過程。在實(shí)際工作中，采購流程e化經(jīng)常與ERP聯(lián)系在一起。然而，很多企業(yè)在對(duì)采購流程進(jìn)行e化后，禁不住發(fā)出“人生若只如初見”般的感慨，采購流程e化實(shí)踐過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)，總是會(huì)讓初見流程e化的那種美感帶上一點(diǎn)點(diǎn)瑕疵。
1 e化——采購流程優(yōu)化的必經(jīng)之路
采購流程e化的終極目標(biāo)是采購流程優(yōu)化。在信息化時(shí)代，企業(yè)與企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)更多的是供應(yīng)鏈與供應(yīng)鏈的競(jìng)爭(zhēng)。競(jìng)爭(zhēng)的核心就是供應(yīng)鏈的成本以及對(duì)客戶需求的反應(yīng)速度。采購流程優(yōu)化的目的就是為了改變傳統(tǒng)的職能式的采購管理模式，讓采購過程面對(duì)流程而不是某一個(gè)部門；剔除不增值的環(huán)節(jié)，提高整個(gè)供應(yīng)鏈的運(yùn)行效率。在企業(yè)信息化建設(shè)的大背景下，流程e化是采購流程優(yōu)化的必經(jīng)之路。
2 采購流程e化的風(fēng)險(xiǎn)
對(duì)于企業(yè)采購管理來說，流程e化意味著采購周期的大幅縮短、數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化、管理的精細(xì)化、采購成本的降低、工作效率的大幅提高。但是優(yōu)勢(shì)與風(fēng)險(xiǎn)從來都是并存的。采購流程e化伴隨的種種風(fēng)險(xiǎn)，總是會(huì)讓流程e化實(shí)施者深刻體會(huì)到“理想很豐滿，現(xiàn)實(shí)很骨感”的含義。
——供應(yīng)鏈思想與軟件的適應(yīng)性問題
采購流程e化的理論基礎(chǔ)是供應(yīng)鏈思想。采購作為供應(yīng)鏈中的一個(gè)環(huán)節(jié)，涉及訂單、計(jì)劃、庫存、供應(yīng)商等各方面，因此在進(jìn)行流程e化時(shí)必須要考慮供應(yīng)鏈的流程性、系統(tǒng)性、環(huán)節(jié)化等特點(diǎn)。而供應(yīng)鏈思想本身就是一個(gè)舶來品，現(xiàn)實(shí)中，ERP系統(tǒng)一般都是以供應(yīng)鏈思想為基礎(chǔ)的，它面向整個(gè)供應(yīng)鏈，展示了具體的工作流，因此很多企業(yè)在應(yīng)用的過程中出現(xiàn)了水土不服的現(xiàn)象。產(chǎn)生這種現(xiàn)象的根本原因是國(guó)內(nèi)企業(yè)管理體系還未健全，企業(yè)文化和采購管理的方式還無法與這類軟件實(shí)現(xiàn)真正的融合。
——邏輯混亂的采購流程
現(xiàn)在很多企業(yè)的采購流程會(huì)整合到各類ERP系統(tǒng)中，希望通過這些軟件來實(shí)現(xiàn)采購流程e化，最終實(shí)現(xiàn)采購流程的優(yōu)化。這些ERP軟件包含了詳細(xì)的采購方面的計(jì)劃，如生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃、采購計(jì)劃等。但是在ERP系統(tǒng)上線之前，企業(yè)通常會(huì)遇到兩個(gè)方面的問題：一是不清晰的采購流程， 二是ERP系統(tǒng)提供商的選擇。
對(duì)于前者，很多企業(yè)在進(jìn)行采購流程e化時(shí)，不太了解企業(yè)自身的采購流程現(xiàn)狀，一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的采購流程是什么樣，以及e化之后的采購流程應(yīng)該包括哪幾項(xiàng)，企業(yè)自身都是稀里糊涂的，不知所以然。對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的采購流程沒有自己的認(rèn)識(shí)只會(huì)讓企業(yè)陷入盲人摸象的境地，會(huì)大大增加采購流程訛的風(fēng)險(xiǎn)。
第二個(gè)問題是第一個(gè)問題的延伸。如果企業(yè)購買ERP系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)提供商提供的是一種打包的服務(wù)，他們的技術(shù)人員會(huì)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際對(duì)ERP的基本流程進(jìn)行相應(yīng)改造。要是企業(yè)對(duì)自身采購流程e化的需求沒有弄清楚，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的采購流程沒有清晰的認(rèn)識(shí)，往往就會(huì)盲目地購買許多不同用途的管理軟件，盲目相信咨詢?nèi)藛T所做出的業(yè)務(wù)流程重組將輔助企業(yè)實(shí)現(xiàn)e化這樣的承諾，但是在對(duì)采購流程進(jìn)行e化改造之后，卻發(fā)現(xiàn)許多業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中根本無法實(shí)現(xiàn)。
——流程無效
流程無效是另一個(gè)問題，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是流程e化流于紙上談兵，沒有現(xiàn)實(shí)的執(zhí)行，為了e化而e化。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因有很多，主要有兩個(gè)，一是采購人員對(duì)于e化之后的流程不認(rèn)同，認(rèn)為機(jī)器太過死板，不如直接溝通來得直接；另一個(gè)原因就是企業(yè)流程e化并不徹底，沒有形成信息化氣候。例如有的企業(yè)就只對(duì)采購流程進(jìn)行了e化，而銷售、生產(chǎn)等環(huán)節(jié)還是采用傳統(tǒng)的工作模式，采購流程無法與其他流程進(jìn)行信息化對(duì)接，這樣e化效果就會(huì)大打折扣。
另一個(gè)是流程執(zhí)行的成本大于實(shí)際流程處理事件的價(jià)值，例如用購買大型鉆井設(shè)備的采購流程去購買普通的辦公用品，e化之后的流程沒有被用在刀刃上。
——數(shù)據(jù)的丟失或錯(cuò)誤
采購流程e化弱化了人的職能，強(qiáng)化了數(shù)據(jù)的重要性。采購流程中的語言都是事先定義的，其中包括物料、供應(yīng)商、客戶、庫存等等信息，這些信息的編碼都是唯一且標(biāo)準(zhǔn)化的，不能出現(xiàn)任何的失誤。同時(shí)系統(tǒng)還保存著采購產(chǎn)品在整個(gè)流程中所處的狀態(tài)。所以，采購數(shù)據(jù)的丟失或錯(cuò)誤導(dǎo)致的結(jié)果可能是致命性的。而數(shù)據(jù)系統(tǒng)的穩(wěn)定性問題是任何一個(gè)e化過程都不得不面臨的問題。
——流程的規(guī)范化與靈活性的矛盾
e化之后的采購流程是一個(gè)非常標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化的系統(tǒng)，所有的編碼、數(shù)據(jù)都是用一套相同的流程語言。就拿ERP來說，其中的采購流程十分復(fù)雜，包括綜合平庫流程、采購入庫流程、招議標(biāo)采購流程、庫存退庫流程等等。每一個(gè)流程都是一個(gè)嚴(yán)格規(guī)范化的過程。但是規(guī)范化的對(duì)立面就是靈活性差。
本刊記者曾與一位鋼企的采購人員談到他們企業(yè)所用的ERP系統(tǒng)的靈活性問題，那位采購人員告訴記者，他們的采購是標(biāo)準(zhǔn)的銷售訂單導(dǎo)向，銷售訂單有多少，他們就采購多少相應(yīng)的原材料，一旦訂單生成，系統(tǒng)也就自動(dòng)算出他們要采購多少鐵礦石、多少煤等。但是在他們的ERP系統(tǒng)中，銷售人員只有權(quán)力下訂單，卻沒有權(quán)力取消訂單，因此，如果訂單需要取消，但銷售人員和采購人員溝通卻不順暢，那么相應(yīng)的原材料采購就可能繼續(xù)實(shí)施，這無形之中增加了企業(yè)的庫存壓力。一個(gè)規(guī)范的流程由于權(quán)限的設(shè)定而少了一定的靈活性，這在現(xiàn)實(shí)中并不少見。
3 如何規(guī)避采購流程e化后的風(fēng)險(xiǎn)？
風(fēng)險(xiǎn)永遠(yuǎn)跟隨著事物的發(fā)展進(jìn)程，無法避免但能規(guī)避！如何讓一個(gè)動(dòng)態(tài)系統(tǒng)在變動(dòng)的環(huán)境條件下保持平衡狀態(tài)或穩(wěn)定狀態(tài)，答案是“控制” ！諾伯特·維納在闡述他創(chuàng)立控制論的目的時(shí)說：“控制論的目的在于創(chuàng)造一種言和技術(shù)，同時(shí)也尋找一套恰當(dāng)?shù)乃枷牒图夹g(shù)�！辈少徚鞒滔到y(tǒng)是一個(gè)典型的控制系統(tǒng)，如何將控制思想滲透到每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)是企業(yè)規(guī)避采購流程e化風(fēng)險(xiǎn)需要考慮的重要問題。
事前控制——需求調(diào)研+流程規(guī)劃
需求調(diào)研是采購流程e化的重要前提，可以有效規(guī)避采購流程邏輯混亂這一風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)e化之后的流程真正具有實(shí)用性。撫順石化公司通過對(duì)現(xiàn)有物資管理狀況、物資管理發(fā)展需要、公司電子商務(wù)部的自然狀況和工作職責(zé)，以及ERP項(xiàng)目開發(fā)實(shí)施背景等進(jìn)行調(diào)研之后，確定了關(guān)于采購的17個(gè)主體流程：國(guó)內(nèi)物資采購需求計(jì)劃、采購價(jià)格、招標(biāo)采購、議標(biāo)采購、其他采購、采購合同、供應(yīng)商市場(chǎng)準(zhǔn)人、應(yīng)付賬款確認(rèn)、預(yù)付款支付結(jié)算付款審核、存貨安全管理、采購物資入庫、存貨盤點(diǎn)、物資保管流程、材料出庫流程、材料物資質(zhì)量管理流程、材料退庫流程、采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)流程。并對(duì)相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了編碼。
除了確認(rèn)采購的主體流程，調(diào)研還可以讓整個(gè)采購流程中的細(xì)節(jié)浮現(xiàn)出來。例如在庫存方面，具體安全庫存是多少，最高庫存是多少，庫存有效期又是多少，這一系列細(xì)節(jié)都需要通過調(diào)研來確定。
需求調(diào)研和流程規(guī)劃是緊密聯(lián)系在一起的。在進(jìn)行流程規(guī)劃時(shí)，要站在全局角度理解流程網(wǎng)，結(jié)合調(diào)研結(jié)果理清組織內(nèi)流程之間的邏輯、接口、等級(jí)、重要度。設(shè)定流程規(guī)劃的目標(biāo)尤其重要，不是由流程管理部門想當(dāng)然，而是要考慮本組織的實(shí)際情況，比如目標(biāo)的急迫性、目標(biāo)實(shí)施的路線圖、目標(biāo)的可實(shí)施性、目標(biāo)的實(shí)施難度等各種因素。透徹的需求調(diào)研和完美的流程規(guī)劃是保證采購流程e化有效性的重要手段。
合理選擇軟件供應(yīng)商
由于ERP系統(tǒng)是從國(guó)外引進(jìn)，因此很多企業(yè)愿意購買國(guó)外ERP供應(yīng)商的軟件，這也無可厚非，畢竟他們具有豐富的經(jīng)驗(yàn)，但是這里也不得不提一個(gè)問題，很多國(guó)外ERP供應(yīng)商對(duì)國(guó)內(nèi)的商業(yè)環(huán)境和管理模式并不是非常了解，而且在與客戶溝通方面也會(huì)存在一定的障礙，還有一個(gè)最重要的問題就是他們的服務(wù)費(fèi)一般都相對(duì)較高，企業(yè)要為此付出很高的成本。
因此，對(duì)于很多企業(yè)來說，選擇國(guó)內(nèi)供應(yīng)商提供的ERP軟件不失為一種明智之舉。畢竟在經(jīng)濟(jì)全球化的背景下，不同國(guó)家技術(shù)發(fā)展的時(shí)間差已經(jīng)大大縮減，國(guó)內(nèi)企業(yè)和國(guó)外企業(yè)提供的產(chǎn)品差別已經(jīng)不像以往那么大。而且由于國(guó)內(nèi)企業(yè)具有本土化特性，因此他們更能夠根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀，制定出更加有效、更加貼近企業(yè)實(shí)際的解決方案和應(yīng)用模型。
供應(yīng)鏈知識(shí)和ERP使用方法的培訓(xùn)
進(jìn)行培訓(xùn)是提高員工對(duì)供應(yīng)鏈認(rèn)識(shí)水平、提升后者對(duì)ERP使用積極性的重要保證，是阻止群體中出現(xiàn)“ERP無用論” 的有效手段。撫順石化ERP項(xiàng)目組在完成需求開發(fā)之后，對(duì)所有用戶進(jìn)行了多次培訓(xùn)，開設(shè)了14個(gè)預(yù)留(計(jì)劃)提報(bào)流程——Adobe在線審批班，培訓(xùn)了570多人；開設(shè)了2個(gè)采購流程專業(yè)計(jì)劃員班，培訓(xùn)了70余人；開設(shè)了3個(gè)倉儲(chǔ)流程保管員班，培訓(xùn)了100多人；開設(shè)了綜合管理版1個(gè)，培訓(xùn)了60多人。通過培訓(xùn)，最終用戶全面地了解了ERP系統(tǒng)的操作流程，制造了良好的ERP上線的氛圍，為ERP上線提供了有效保證。
事中控制—— 動(dòng)態(tài)的流程修正和流程固化
規(guī)范化和靈活性既是共生的，又是矛盾的。進(jìn)行動(dòng)態(tài)流程修正就是為了在這兩者之間找到一種平衡。前面提到的鋼廠的采購流程中的規(guī)范化和靈活性之間的沖突，就可以通過重新調(diào)整銷售人員權(quán)限來緩解。但是權(quán)限的調(diào)整也不得不考慮一個(gè)度，因?yàn)槿绻N售人員擁有了下訂單和取消訂單的權(quán)力，那么又存在了其他的風(fēng)險(xiǎn)，因此如何從另一個(gè)方面對(duì)銷售人員的權(quán)力進(jìn)行制衡又是企業(yè)在修正采購流程中必須要考慮的問題。
一般來說，經(jīng)過實(shí)踐考驗(yàn)，且被修正過的某個(gè)采購流程應(yīng)是比較符合企業(yè)實(shí)際的，這時(shí)就要進(jìn)行流程固化，將這種修正過的流程固定下來并推廣到整個(gè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)之中。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，適合企業(yè)的采購流程就是好的采購流程，一點(diǎn)一點(diǎn)地修正，一步一步地固化，不那么完美的采購流程離完美就會(huì)越來越近。
事后控制——IT審計(jì)
IT審計(jì)，即信息系統(tǒng)審計(jì)。按國(guó)際上通行的規(guī)范，IT審計(jì)有6個(gè)方面主要內(nèi)容：評(píng)估信息系統(tǒng)計(jì)劃、管理及組織架構(gòu)的戰(zhàn)略、政策、標(biāo)準(zhǔn)及相應(yīng)的實(shí)踐過程；評(píng)估技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施及運(yùn)行實(shí)踐的效能和效率；評(píng)估信息資源在邏輯訪問、運(yùn)行環(huán)境以及IT基礎(chǔ)設(shè)施各方面的安全性；評(píng)估系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)及保證業(yè)務(wù)連續(xù)性的能力；評(píng)估業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、實(shí)施與維護(hù)的方法和過程；評(píng)估業(yè)務(wù)流程的風(fēng)險(xiǎn)管理水平。
IT審計(jì)可以貫穿于整個(gè)采購流程e化的過程中，e化之前有計(jì)劃審計(jì)，e化之后的IT審計(jì)通常是維護(hù)審計(jì)，它可以發(fā)現(xiàn)采購流程中的漏洞，將采購流程中與IT相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)控制在可接受水平，防止出現(xiàn)前面提到的數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，抵制病毒的人侵，提高信息系統(tǒng)的安全性，保證信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性。
通常，IT審計(jì)可以由企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門來做，當(dāng)然也可以請(qǐng)專業(yè)化的第三方的IT審計(jì)機(jī)構(gòu)來做，這樣更能保證公正性，所得的結(jié)果也更客觀。目前，IT審計(jì)師這個(gè)行業(yè)已經(jīng)誕生，CISA是國(guó)際注冊(cè)信息系統(tǒng)審計(jì)師的簡(jiǎn)稱，又稱IT審計(jì)師，他們一般都具備全面的計(jì)算機(jī)軟硬件知識(shí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)安全有獨(dú)特的敏感性，并且對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和單位內(nèi)部控制有深刻的理解。
4 結(jié)語
采購流程e化是企業(yè)進(jìn)行采購流程優(yōu)化的重要前提，但是e化并不能意味著馬上就優(yōu)化，這還需要一個(gè)磨合、適應(yīng)的過程。采購流程e化，優(yōu)勢(shì)明顯，風(fēng)險(xiǎn)亦很突出。但是對(duì)于企業(yè)來說，再大的風(fēng)險(xiǎn)都無法抹去信息化版圖中，采購流程e化的美。
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本文標(biāo)題：如何規(guī)避采購流程e化風(fēng)險(xiǎn)
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