時間管理在項目管理軟件開發(fā)中的應(yīng)用

1. 引言

    從宏觀的角度來講，每個項目都應(yīng)該由三個變量組成：范圍、時間和成本。在這三個因素中，時間是一個最缺乏靈活性的變量。不論對項目做出何種調(diào)整，時間都要流逝，因此，如何更有效的利用時間成為項目管理中非常重要的一個研究方向。本文結(jié)合自身在項目管理軟件開發(fā)中的一些體會，全面剖析項目管理軟件在時間管理方面具體的實現(xiàn)方式，將有助于廣大的項目管理者以一種全新的，細致的方式來重新認識時間管理，從而建立起良好的項目時間管理體系，有效提升整個項目的管理水平。

2. 時間管理的基本要素

    時間管理所涉及到能確保項目準時完成的因素主要包括：任務(wù)定義，任務(wù)安排，任務(wù)歷時估算，制定進度計劃和進度計劃控制等。

    （1）任務(wù)定義指將項目工作分解為更小、更易管理的工作包，這些小的任務(wù)應(yīng)該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實施的詳細任務(wù)。項目經(jīng)理通常應(yīng)采用工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）的形式來將所有任務(wù)列成一個明確的任務(wù)清單。

    （2）任務(wù)安排指在產(chǎn)品描述、任務(wù)清單的基礎(chǔ)上，要找出項目任務(wù)之間的依賴關(guān)系和特殊領(lǐng)域的依賴關(guān)系、工作順序。這里既要考慮團隊內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系。通常，設(shè)立項目里程碑是排序工作中很重要的一部分，項目經(jīng)理在進行任務(wù)關(guān)系的定義時一般采用優(yōu)先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法、網(wǎng)絡(luò)模板這4種方法，最終形成一套項目網(wǎng)絡(luò)圖。

    （3）任務(wù)歷時估算是根據(jù)項目范圍、資源狀況計劃列出項目任務(wù)所需要的工期。在估算工期時要充分考慮任務(wù)清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對項目工期的影響。工期估算可采取以下幾種方式：專家評審形式，模擬估算，定量型的基礎(chǔ)工期，以及可以增加一些保留時間，以應(yīng)付一些特殊的風險。

    （4）編制項目進度計劃，是建立一個現(xiàn)實的項目進度計劃，為監(jiān)控項目的進展情況提供一個基礎(chǔ)。通過進度計劃確定項目的總進度目標與階段進度目標，使協(xié)調(diào)與控制有據(jù)可依。

    （5）進度計劃控制的主要依據(jù)包括：項目對工期的要求、項目特點、項目的技術(shù)經(jīng)濟條件、項目的外部條件、項目各項工作的時間估計和項目的資源供應(yīng)狀況。甘特圖是顯示項目信息最常用的工具；PERT分析是評價項目進度風險的一種手段；關(guān)鍵路徑分析是制定和控制項目進度計劃的一種很重要的工具。

    可見，時間管理的五項基本要素中，前三項都是項目經(jīng)理需要做的工作，主要涉及到計劃的編制和任務(wù)的分解，需要充分發(fā)揮項目經(jīng)理的溝通和協(xié)調(diào)能力，屬于和人打交道；而后兩項則考驗項目經(jīng)理的精確計算能力，可以利用各種項目管理軟件所提供的功能來實現(xiàn)，屬于和工具打交道，是項目時間管理研究的重點。

3. 項目進度計劃編制

    項目任務(wù)之間的時間計算受到多種因素的影響，包括任務(wù)之間的關(guān)系，任務(wù)的延時，項目日歷中的非工作日情況，任務(wù)的不同種類等。通常，項目進度計劃編制都會采用一種表示項目任務(wù)之間關(guān)系的方法———前導(dǎo)圖法（PDM）來作為任務(wù)之間時間推導(dǎo)的基本方法。

    前導(dǎo)圖法給任務(wù)之間定義了四種關(guān)系，包括FS，F(xiàn)F，SF，SS關(guān)系，同時抽象出了ES（任務(wù)最早可以開始的時間），EF（任務(wù)最早可以結(jié)束的時間）和Duration（任務(wù)的歷時）三個時間計算輔助變量。如果不考慮休息日的因素，可以得出一個簡單的公式：

    Duration=EF-ES+1

    同時，如果引入任務(wù)關(guān)系中的延時特性（即任務(wù)和任務(wù)之間可以相隔一定的時間進行），可以推導(dǎo)出各個任務(wù)關(guān)系下ES 的計算公式，見表1。

表1 各個任務(wù)關(guān)系下ES的計算公式

    而實際工作中，通常存在很多不同任務(wù)關(guān)系的前導(dǎo)任務(wù)，后導(dǎo)任務(wù)的情況，甚至可能存在一些任務(wù)環(huán)的情況，但經(jīng)過對相關(guān)定義的研究，可以得出如下結(jié)論：（1）導(dǎo)圖不可能存在環(huán)狀任務(wù)關(guān)系，（2）使用前導(dǎo)移除算法必然可以確定所有任務(wù)的ES、EF。當然，上述討論還沒有考慮對任務(wù)的開始日期或完成日期設(shè)置限制的情況，即任務(wù)限制。任務(wù)限制通常有以下七種：（1）越早越好，（2）必須開始于，（3）必須完成于，（4）不得早于…開始，（5）不得早于…完成，（6）不得晚于…開始，（7）不得晚于…完成。因為有任務(wù)限制的存在，使得項目的最早可以開始時間的計算方式又得重新修正。將不考慮任務(wù)限制計算出來的最早可以開始時間記為OES，則有ES>= OES。同時根據(jù)任務(wù)關(guān)系的定義，可以得到下面一組公式，見表2。

表2 各個任務(wù)關(guān)系下OES的計算公式

    計算出了任務(wù)的OES之后，如果把任務(wù)限制中的規(guī)定執(zhí)行期定義為ReguDate，再根據(jù)任務(wù)的限制條件的定義，可以重新得出任務(wù)的ES，見表3。而針對項目日歷限制，只要把先前討論的所有日期或日期間隔都改為工作日間隔，問題就能解決。

表3 各種任務(wù)限制條件下ES的計算公式

    上面的公式針對的都是普通類型任務(wù)，還有兩類特殊類型的任務(wù)也會對時間計算產(chǎn)生一些影響，它們是里程碑任務(wù)和概要任務(wù)。里程碑任務(wù)的特點是歷時通常為0，為了與前面介紹的所有公式接軌，需要在內(nèi)部把那些歷時為0的里程碑的開始日期設(shè)為結(jié)束日期的后一天。這樣，里程碑任務(wù)的時間計算也就利用上述已有的計算公式，只是在UI顯示中，需人為地把開始日期顯示為與結(jié)束日期一致。

    概要任務(wù)相對于里程碑任務(wù)要復(fù)雜很多，它是一個任務(wù)集合，這些任務(wù)可以是普通任務(wù)、里程碑或者其他概要任務(wù)。因此，它的歷時是其所有子任務(wù)從開始到全部完成的總歷時，它的ES是其所有子任務(wù)中最早開始任務(wù)的ES，它的EF是其所有子任務(wù)中最晚結(jié)束任務(wù)的EF。如果概要任務(wù)具有前導(dǎo)任務(wù)，則表示其所有子任務(wù)都具有相同的前導(dǎo)任務(wù)，如果概要任務(wù)是其它任務(wù)的前導(dǎo)任務(wù)，則表示其所有子任務(wù)都是該任務(wù)的前導(dǎo)任務(wù)。

    概要任務(wù)的處理方式是把與概要任務(wù)有關(guān)的任務(wù)關(guān)系都轉(zhuǎn)化為非概要任務(wù)之間的任務(wù)關(guān)系；然后，暫時把概要排除，按照普通任務(wù)的計算辦法計算各任務(wù)的ES；最后，可以根據(jù)上述公式確定概要任務(wù)的ES與EF。顯然，概要任務(wù)的轉(zhuǎn)化必然形成的是任務(wù)之間多對多的關(guān)系，而這些關(guān)系能夠推導(dǎo)出來的時間間隔是多個時間間隔中最長的那一個，具體可以從上面的公式中推導(dǎo)出相關(guān)的計算方式。同時，概要任務(wù)的后續(xù)任務(wù)只能是FS或SS，否則會產(chǎn)生死鎖的情況。可見，概要任務(wù)轉(zhuǎn)化成非概要任務(wù)后完全可以利用上面討論的普通任務(wù)的時間計算公式，從而大大簡化了計算的復(fù)雜程度。

4. 項目進度控制

    在整個項目實施過程中，進度控制對保證順利按時按質(zhì)完成占有非常重要的地位。進度控制一般可分以下四個步驟執(zhí)行：（1）收集項目任務(wù)的進展信息，其中包括任務(wù)執(zhí)行狀況和變更信息。（2）進行項目實際進展信息與進度基準計劃的比較。（3）針對出現(xiàn)的進度偏差，尋求最佳解決方案。如果出現(xiàn)了進度偏差，針對這些偏差進行分析和研究，發(fā)現(xiàn)其中的問題，針對問題尋找解決方案。如果需要進度計劃的調(diào)整，則修改進度計劃。（4）執(zhí)行進度調(diào)整后的進度計劃和解決方案。根據(jù)偏差的處理決定，執(zhí)行解決方案，調(diào)整項目進度計劃。如果需要的話，通知項目干系人。當進度偏差比較大時，需要考慮縮小檢查周期，以便更好地監(jiān)視并糾正措施的效果，以保障項目按期完成。

    作為項目管理軟件，一般主要實現(xiàn)（1）、（2）的功能，因為（3）、（4）是項目經(jīng)理需要處理的工作。具體的說，項目管理軟件應(yīng)該要提供“進度統(tǒng)計”、“項目計劃調(diào)整”、“跟蹤項目進度”這三項功能。

    項目進度的統(tǒng)計是通過給項目任務(wù)增加“進度”屬性來實現(xiàn)，其中每個普通任務(wù)的進度由該項任務(wù)的負責人來填寫，而概要任務(wù)的進度則由它的所有子任務(wù)的進度采用加權(quán)的方式來計算得到，權(quán)重是各任務(wù)的Duration。整個項目的進度也可以當做一個大的概要任務(wù)照此計算得到。站在整個項目的角度上考慮，進度統(tǒng)計還應(yīng)該包括“完成任務(wù)數(shù)”、“正在執(zhí)行任務(wù)數(shù)”、“未開始任務(wù)數(shù)”統(tǒng)計等。

    計劃編制完成后，在實施的過程中，經(jīng)常要進行計劃調(diào)整。調(diào)整的內(nèi)容是多方面的，可以延長一個任務(wù)的歷時，可以更改兩個任務(wù)之間的任務(wù)關(guān)系，可以增加或刪除一個任務(wù)。項目經(jīng)理應(yīng)該把這些調(diào)整及時的反應(yīng)到計劃中，并通過軟件計算相應(yīng)的概要任務(wù)的進度，從而也相應(yīng)的更新整個項目的進度。

    跟蹤項目進度可以通過保存比較基準和基準比較這兩個步驟來實現(xiàn)。其中保存比較基準，是指將整個項目計劃保存為一個只讀的項目計劃快照，在需要的時候，可以將基準與目前的項目計劃進行比較，得出一些需要的數(shù)據(jù)。基準比較是將目前的項目計劃與某一個比較基準中的項目計劃進行比較的過程。通過比較，可以獲取到自保存這個比較基準以來，項目所發(fā)生的變化，如延誤天數(shù)等。

    總之，通過以上全方位的進度控制，項目經(jīng)理將可以更加有效的把握項目的實施過程，避免失控情況的出現(xiàn)。

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