傳統的電子文檔管理模式在一定程度上限制了人們對電子文件和電子檔案信息資源的獲取及共享，制約了檔案管理現代化事業的進一步發展。被視為IT 業下一次革命的云計算技術，是繼上世紀80 年代大型計算機變成個人計算機的大轉變之后的再一次巨變。云計算因其自身獨特的服務理念和超強的計算能力和低成本、高可靠性和安全機制等技術優勢，給電子文檔管理帶來了前所未有的變化，為我國機關、團體、企事業單位計算機文檔一體化管理全面普及帶來了新的發展契機。
一、什么是云計算
按照美國國家標準技術研究院（NIST） 的定義：云計算（cloud computing）是提供通過便捷、按需的網絡接入，訪問可配置的計算資源共享池（例如網絡、服務器、軟件和服務）的模式，這些資源能夠被快速提供，只需投入很少的管理成本或與服務供應商進行很少的交互。
云計算是一種全新的計算模式和網絡應用服務，一是將大量用網絡連接的計算資源統一管理和調度，構成一個計算資源池，人們可以通過網絡及時、方便地從云端按需使用云端資源，獲取所需信息。二是在云端可能有成千上萬臺計算機，但云外面的使用者看到的只是一個統一的“服務”界面，就像在使用一臺巨大的虛擬“計算機”，用戶可以通過互聯網像使用本地計算機一樣使用云計算機。
二、云計算技術在電子文檔管理運用的優勢
目前，實現電子文檔的一體化管理，為建立本單位信息資源共享的局域網數據中心，必須在軟、硬件和人力資源上投入大量資金。云計算技術運用于電子文檔管理，可降低成本投入。在云計算模式環境下，各級用戶不需要構建小而全的本單位數據中心，不必考慮今后對數據中心的軟件進行升級和硬件的維護管理。在軟件升級上，由云服務提供商全程提供有效的服務。在硬件擴容上，利用云端成千上萬臺甚至更多服務器組成的集群超強的存儲資源分配能力，擴展海量的存儲空間。例如我們現在需要對服務器原來的存儲容量進行擴展，從2TB 擴展到2.5TB，那么云計算資源管理器會在很短的時間內，自動地進行存儲資源的分配。云計算技術具有高度虛擬化的特點，利用軟件來實現硬件資源的虛擬化管理、調度和應用。這些資源在物理上以分布式的共享方式存在，邏輯上是以單一整體的形式呈現，用戶可以隨時隨地使用電腦或者手機接入互聯網終端，通過網絡服務來進行文檔管理。在云環境下，用戶不需要掌握相關云計算和文檔管理專業知識，可以根據工作需要在云桌面輕松地定制相應的電子文檔應用功能，云平臺可以按照用戶的需求提供電子文檔相應的信息資源、提升計算能力和服務應用水平。
三、云計算技術在電子文檔管理領域的運用
1、有助于計算機文檔一體化管理的普及
由于傳統的計算機文檔一體化管理架構設計，我國機關、團體、企事業單位要實現文檔管理信息化就必須投入大量資金購買軟、硬件，組建局域網和引進計算機技術人員，才能確保系統的正常運行，制約了電子文檔一體化在我國的中小型和微型團體、企事業單位的普及。云計算對我國文檔一體化管理普及工作最大的幫助，一是可以避免服務網絡維護等方面的大量開開支，例如對硬件升級與故障維修等。如果使用單位構建私有云，那么它的硬件投入費用將降低很多，因為云計算平臺能以較低的價格提供相同的計算功能和存儲空間。二是，用戶不再需要購買和升級相關管理軟件，只需要根據自己的需要和喜好來租用服務商的價格低廉的云服務，軟件的維護也只需要用戶服務商進行。同時，由于一切軟、硬件只需服務商進行搭建和維護升級，從而減少了文檔管理部門對信息技術人才的依賴。
應用云計算技術取代傳統單機版和網絡版的文檔管理軟件，真正實現電子文檔的規范化、標準化管理和信息資源的有效整合。目前多種檔案管理軟件進入我國機關、團體、企事業單位，其廠家不一，執行不同數據標準。例如某部屬國有大型企業從部、省到市、縣幾千個下屬單位，由于該行業不同省份采購不同的文檔管理軟件，即使在相同省份的企業、各市、縣單位也采購不同的文檔管理軟件，使該行業文檔信息資源處于“信息孤島”狀態，不能實現全行業檔案信息資源共享。采用云計算技術能對檔案信息資源進行有效整合，以“云桌面”方式構建該行業的全國文檔管理平臺，其虛擬桌面按照行業文檔工作場景，提供收文管理、發文管理、歸檔管理、檔案管理、檔案檢索等功能。“云桌面”在本行業的防火墻內工作，本單位的計算機管理人員能夠對其數據、安全性和服務質量進行有效地控制。用戶可以結合本單位文檔管理的特點，利用“行業插件”定制既符合電子文檔管理“共性”，又適應本單位管理“個性”的“云桌面”，對文檔信息資源進行有效管理。構建國家電網、通信、醫療衛生、文化、教育等行業的“云桌面”能夠實現高效辦公，有助于文檔一體化管理在我國的全面普及。
2、利用統一平臺，采集和存儲文檔數據
我國機關、團體、企事業單位建立云計算中心之后，所有部門的數據處理在一個數據中心進行，所有的文檔信息發布處理的技術支持也在統一數據中心，這樣就形成了一個統一的信息平臺，大量海量文檔數據可以在各個部門分別處理、采集、由數據中心統一完成數據交換和備份。云計算中心應成為政務和檔案信息資源的管理中心，實現各種信息采集和存儲的集中化，例如建立服務民生的醫療衛生、文化產業、教育、計劃生育、社區管理等綜合平臺，利用這個信息平臺實現數據交換。
從資源共享角度出發，要求云計算數據處理應統一數據標準。統一的目的是為了文檔數據對接、檔案管理系統與其他系統對接、館室對接，通過數據統一，形成一條龍，實現檔案信息資源一體化管理。在用戶對終端設備性能最小要求的前提下，云計算技術具有很強的數據通用性，可以在最大程度上避免“數據孤島”的產生。從管理者的角度出發，應當清醒地認識到檔案信息化標準規范建設，已經滯后于電子文檔管理的實際需要。目前，用于云計算技術應用的技術標準和數據標準還沒有完全確定，因此，必須考慮云計算文檔信息數據資源庫的建設規范和標準。檔案行政管理部門要把工作重點放在制定云計算文檔管理標準，保障統一平臺采集和存儲文檔數據工作的順利開展。
3、有利于改善電子檔案的利用服務環境
傳統的電子檔案在線提供利用，由于存儲和管理模式限制了電子檔案信息資源庫的建設，制約了檔案信息資源的共享，不能跨區域和跨不同專業檔案館向利用者提供電子檔案信息資源服務�；谌斯ぶ悄�、虛擬服務、云終端等多種技術，將非結構化檔案數據、空間數據和其他多維數據有效融合集成，為用戶建立虛擬的“云”檔案館，充分利用云計算帶來的技術和服務，建設開放的有透明度的資源庫。在云計算環境中，電子檔案信息資源不再單一地存儲在某一區域公共檔案館和專業檔案館，而是放在云端。用戶可以使用臺式電腦，筆記本電腦、平板電腦和支持3G網絡的手機，隨時隨地進行地進入電子檔案管理平臺，搜索、瀏覽所需的信息。利用“公有云”云端的“虛擬資源池”，利用者實現跨區域到國家級、省級及其他各級公共檔案館、專業檔案館，檢索自己所需的文檔信息，獲得及時有效的相關信息，極大地改善改善電子檔案的利用服務環境。
4、實現電子文檔數據海量存儲與云端備份
隨著數字時代的到來，文檔管理存儲介質從紙質載體變遷為數字載體，在我國，按照不同機構的財力、人力與技術力量，在不同的文檔管理意識作用下，文檔管理部門一般采取制作電子文件的磁帶備份、光盤備份、磁盤備份，將這些電子文件備份脫機保存在文檔庫內，在網絡化環境下文檔管理部門采用存儲服務器和備份服務器對文檔數據進行存儲與備份。
當今社會，電子檔案的數量每年呈指數增長趨勢，然而，無論是計算機房的擴建還是服務器存儲容量的不斷擴展，都遠遠滿足不了本單位電子文檔數據存儲與備份的需求。目前，我國機關、團體、企事業單位檔案管理部門的數據備份一般只能在本單位服務器上備份，或者將備份檔案數據移交當地綜合檔案館保管。實行云計算技術支持后，其海量的數據存儲能力，以及無限存儲空間等優勢，可以方便用戶將文檔資源通過數據中心的設備將數據備份于虛擬的云端，無需備份在本單位服務器。在云計算中，一臺備份服務器的崩潰不會影響到文檔數據的恢復，因為云具有自動備份存儲數據的功能。由于用戶資源不是放在某一臺備份服務器上，而是放在虛擬的云端，因而在云端始終保留著多個副本，不用擔心數據的丟失或損壞。同時云計算提供了云安全服務，通過其網絡應用模式，及時向各用戶端提供最新防病毒和木馬信息，云計算的存儲數據處理優勢將會大大提升了電子文檔數據的安全保障力度。
作為新興的概念，云計算還處在研究和實施的初級階段，還沒有統一的標準和實現方式，對現有資源、網站等如何進行規劃、調整和分類，在云計算環境建設科學、高效的文檔資源庫和云計算服務提供商公信力認證還存在一定的困難和問題。但是有理由相信，作為服務下一代網絡的有力武器，云計算必然會在電子文檔資源建設中發揮重要的作用。
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