電子文件異質(zhì)備份是對(duì)電子文件信息的保護(hù)，就是逐步將電子文件轉(zhuǎn)換成其它載體(如紙質(zhì)、膠片等)保存，即要采取多種技術(shù)手段和措施對(duì)文件實(shí)施信息保護(hù)。電子文件異質(zhì)備份是一門(mén)涉及學(xué)科及技術(shù)門(mén)類(lèi)眾多的技術(shù)工作，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要綜合利用管理、法律制度、技術(shù)、人才、經(jīng)濟(jì)、安全等手段進(jìn)行全方位的論證、規(guī)劃、實(shí)施和評(píng)估，以保證電子文件異質(zhì)備份的有效進(jìn)行。文章分別從論證、規(guī)劃、實(shí)施、評(píng)估、管理、法律制度、技術(shù)、人才、經(jīng)濟(jì)和安全等方面提出實(shí)施電子文件異質(zhì)備份的一些可行策略，從宏觀到微觀，構(gòu)建電子文件異質(zhì)備份的整合策略模型。其中，論證、規(guī)劃、實(shí)施、評(píng)估是主線，管理、法律制度、技術(shù)、人才、經(jīng)濟(jì)、安全是保障，貫穿電子文件異質(zhì)備份全過(guò)程。
1在論證層面，深入調(diào)研，進(jìn)行科學(xué)論證
電子文件異質(zhì)備份，存在各種不確定的因素，涉及到各種技術(shù)。因此必須在備份之前，充分考慮到各種可能性，對(duì)各項(xiàng)計(jì)劃及各方面情況實(shí)行科學(xué)論證。首先是方案論證，也就是對(duì)整個(gè)異質(zhì)備份工作的計(jì)劃進(jìn)行論證，因?yàn)橛?jì)劃一旦出錯(cuò)，或出現(xiàn)哪怕只是細(xì)微疏漏，都可能對(duì)電子文件異質(zhì)備份的安全造成不可估量的嚴(yán)重后果，其次是技術(shù)論證，包括保管技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和安全利用技術(shù)等各種檔案安全技術(shù)的研發(fā)與使用，要求電子文件異質(zhì)備份工作必須遵照各單位自身的實(shí)際情況，對(duì)電子文件異質(zhì)備份過(guò)程及環(huán)境進(jìn)行安全分析，然后對(duì)其技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行科學(xué)論證。
2在規(guī)劃層面，整體規(guī)劃，分步實(shí)施
實(shí)施電子文件異質(zhì)備份從一開(kāi)始就要在深入調(diào)研、科學(xué)論證基礎(chǔ)上，認(rèn)真搞好整體規(guī)劃設(shè)計(jì)。要著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)目標(biāo)，緊密結(jié)合工作實(shí)際，根據(jù)業(yè)務(wù)工作的需要、數(shù)據(jù)量的增量、軟硬件環(huán)境、經(jīng)費(fèi)投入等分步實(shí)施，在建設(shè)中量力而行，邊建邊用，逐步滾動(dòng)發(fā)展。由此而產(chǎn)生的規(guī)劃、部署，是組織實(shí)施電子文件異質(zhì)備份建設(shè)的基本依據(jù)，決定著其建設(shè)方向、工作質(zhì)量和發(fā)展效益。
3在實(shí)施層面，加強(qiáng)電子文件信息資源開(kāi)發(fā)，以差異化、多元化策略開(kāi)展異質(zhì)備份
3.1 加強(qiáng)電子文件信息資源開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)其內(nèi)容的二次轉(zhuǎn)移
電子文件異質(zhì)備份的目的就是為了滿(mǎn)足人們對(duì)電子文件所含信息內(nèi)容長(zhǎng)期的檢索需要，同時(shí)，我們需要持續(xù)地開(kāi)發(fā)電子文件信息資源，剔除失去保存利用價(jià)值的信息內(nèi)容，更好地備份有價(jià)值的信息，并通過(guò)提供二次內(nèi)容的開(kāi)放利用來(lái)不斷檢驗(yàn)電子文件長(zhǎng)期保存是否有效。這樣既有效安全地對(duì)電子文件進(jìn)行了異質(zhì)備份，又使電子文件信息內(nèi)容最大限度地得以利用。
3．2以差異化策略進(jìn)行選擇性備份
隨著各種信息系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用，電子文件數(shù)量呈指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)，然而并不是所有的電子文件都需要進(jìn)行異質(zhì)備份，也不可能對(duì)所有的電子文件加以保護(hù)。受經(jīng)濟(jì)條件和技術(shù)水平限制，這面臨一個(gè)異質(zhì)備份的“取合”問(wèn)題。因而，需要制定一個(gè)“挑選”的方案，來(lái)解決這一問(wèn)題，要針對(duì)不同機(jī)構(gòu)、不同技術(shù)環(huán)境和不同價(jià)值特征的電子文件，采取不同的異質(zhì)備份方案。電子文件異質(zhì)備份應(yīng)有輕重緩急，要嚴(yán)格控制異質(zhì)備份的范圍，抓住檔案本質(zhì)，對(duì)具有檔案特性的電子文件先進(jìn)行異質(zhì)備份。電子文件異質(zhì)備份需要根據(jù)不同的電子文件特點(diǎn)制定差異化策略，根據(jù)源文件和備份文件的映射關(guān)系設(shè)定永久保存級(jí)、服務(wù)級(jí)、鏈接級(jí)三個(gè)級(jí)別，選擇不同的技術(shù)措施和方法進(jìn)行差異備份。
3．3以多元化策略進(jìn)行異質(zhì)備份
電子文件異質(zhì)備份方式選擇，宜采用多元化策略，根據(jù)需要選用不同的異質(zhì)備份方式。電子文件多元化備份可以應(yīng)付風(fēng)險(xiǎn)的多元性，更加可靠地保全檔案數(shù)據(jù)。在實(shí)際的應(yīng)用中，可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要、數(shù)據(jù)多少、硬件環(huán)境、經(jīng)費(fèi)投入等選擇不同的異質(zhì)備份方式。
4在評(píng)估層面，構(gòu)建質(zhì)量和績(jī)效評(píng)估體系
以保護(hù)數(shù)據(jù)的程度和成本為基點(diǎn)，從實(shí)際的需求出發(fā)，從管理、技術(shù)、制度建設(shè)、經(jīng)費(fèi)投入等多個(gè)層面設(shè)計(jì)出一套新型、科學(xué)合理且具操作性的電子文件異質(zhì)備份質(zhì)量和績(jī)效評(píng)估指標(biāo)體系。通過(guò)電子文件異質(zhì)備份質(zhì)量評(píng)估機(jī)制，建立電子文件異質(zhì)備份績(jī)效評(píng)比機(jī)制．先進(jìn)評(píng)比和典型示范機(jī)制，構(gòu)建電子文件異質(zhì)備份質(zhì)量和績(jī)效評(píng)估體系。這是一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)、深入、研究性的工作。在電子文件異質(zhì)備份規(guī)劃執(zhí)行過(guò)程中強(qiáng)調(diào)統(tǒng)籌規(guī)劃，層層分解、細(xì)化，與評(píng)比、考核相結(jié)合，以加強(qiáng)對(duì)電子文件異質(zhì)備份的控制力，避免分散建設(shè)和低水平重復(fù)建設(shè)。
5在管理層面，加強(qiáng)管理保障
5．1 國(guó)家和各級(jí)檔案館應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)電子文件異質(zhì)備份工作
國(guó)家應(yīng)針對(duì)電子文件異質(zhì)備份工作成立或指定專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一計(jì)劃和指導(dǎo)電子文件異質(zhì)備份建設(shè)。國(guó)家各級(jí)檔案館應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)電子文件異質(zhì)備份工作。由于電子文件異質(zhì)備份需要進(jìn)行大量的專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作，可以建立若干國(guó)家、省市自治區(qū)級(jí)電子文件異質(zhì)備份中心，對(duì)一些大型檔案館而言，也可以考慮成立專(zhuān)門(mén)的電子文件異質(zhì)備份中心，從事對(duì)電子文件異質(zhì)備份業(yè)務(wù)及實(shí)用性試驗(yàn)研究。電子文件異質(zhì)備份中心應(yīng)充分研究并明確職責(zé)，尤其要加強(qiáng)履行電子文件異質(zhì)備份全程保護(hù)，及督查職能，明確專(zhuān)業(yè)職能部門(mén)在電子文件異質(zhì)備份工作中的作用、分工和協(xié)作，檔案館內(nèi)一些涉及電子文件異質(zhì)備份的重要建設(shè)項(xiàng)目、業(yè)務(wù)項(xiàng)目及技術(shù)項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)籌管理，從一開(kāi)始就充分研究和考慮電子文件異質(zhì)備份的需求。同時(shí)，構(gòu)建布局合理、覆蓋廣泛的電子文件異質(zhì)異地備份體系，避免人力資源、物力資源的無(wú)謂耗散。
5．2建立電子文件異質(zhì)備份工作責(zé)任制，提高風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)
總的來(lái)說(shuō)，從產(chǎn)生電子文件時(shí)選取的文件格式、讀取技術(shù)和軟硬件平臺(tái)，到流轉(zhuǎn)過(guò)程中統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的使用和規(guī)范化操作，再到保管和提供利用時(shí)實(shí)施具體的備份工作，電子文件異質(zhì)備份的責(zé)任分布在產(chǎn)生，流轉(zhuǎn)、保管、利用的各個(gè)階段，電子文件形成者、保管者和提供利用者都是電子文件異質(zhì)備份工作的參與者。在電子文件的管理過(guò)程中，各個(gè)階段的管理者應(yīng)當(dāng)明確職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任，做好電子文件異質(zhì)備份的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃。
6在法律制度層面，建立健全標(biāo)準(zhǔn)化體系和制度
標(biāo)準(zhǔn)是建設(shè)的遵循和依據(jù)，與科學(xué)規(guī)劃同步進(jìn)行的應(yīng)是電子文件異質(zhì)備份標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。電子文件異質(zhì)備份涉及到多種技術(shù)的整合應(yīng)用，各種技術(shù)之間既是相互獨(dú)立的，更是相互關(guān)聯(lián)，相互作用的，需要建立起標(biāo)準(zhǔn)體系。各種標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)該考慮到各個(gè)技術(shù)環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)性。標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，可從實(shí)際工作急需的標(biāo)準(zhǔn)人手，加快標(biāo)準(zhǔn)制定進(jìn)度，同時(shí)還要充分考慮不同技術(shù)間的關(guān)聯(lián)性，承接性，避免簡(jiǎn)單地進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的堆積、羅列，出現(xiàn)相互矛盾的情況囝。當(dāng)前，在電子文件的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，異質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)等方面還存在不少空白。為此，應(yīng)區(qū)分不同情況，周密制定并抓緊構(gòu)建電子文件異質(zhì)備份的標(biāo)準(zhǔn)體系，用標(biāo)準(zhǔn)約束行為、保證質(zhì)量、促進(jìn)落實(shí)。應(yīng)該規(guī)定各級(jí)檔案館對(duì)重要的電子文件實(shí)行異質(zhì)備份，并且明確電子文件異質(zhì)備份的各種規(guī)章制度，從而實(shí)現(xiàn)電子文件異質(zhì)備份的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
7在技術(shù)層面，切實(shí)搞好技術(shù)保障
7．1 選擇合適的存儲(chǔ)載體和開(kāi)發(fā)應(yīng)用新式耐久的數(shù)字媒體
國(guó)家檔案局頒布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》規(guī)定：“把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性的載體上”，“本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體，按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、硬磁盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)等。”針對(duì)電子文件特點(diǎn)、價(jià)值和用途的不同，在可承受的經(jīng)費(fèi)成本、管理成本內(nèi)，應(yīng)當(dāng)選用合適的存儲(chǔ)載體來(lái)對(duì)電子文件進(jìn)行異質(zhì)備份。同時(shí)，技術(shù)部門(mén)應(yīng)發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)新式、耐用、低成本的數(shù)字媒體，代替舊的數(shù)字存儲(chǔ)媒體。
7．2選取易管理、易兼容的媒體格式和軟硬件平臺(tái)
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展、信息存儲(chǔ)技術(shù)及其產(chǎn)品不斷更新?lián)Q代。電子文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、保存的軟硬件平臺(tái)不斷升級(jí)，必須選取一種在可預(yù)見(jiàn)的時(shí)間段內(nèi)通用的、易管理、易兼容的媒體格式以及軟硬件平臺(tái)對(duì)電子文件進(jìn)行異質(zhì)備份，并跟進(jìn)數(shù)字技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)做好更新工作。例如，對(duì)文本文件的異質(zhì)備份應(yīng)首選國(guó)際通用的、公認(rèn)可靠的PDF格式，對(duì)圖形圖像文件的異質(zhì)備份應(yīng)當(dāng)選取技術(shù)條件相對(duì)成熟的MPEG格式等等。
7．3綜合運(yùn)用多種技術(shù)手段搶救保護(hù)電子文件
對(duì)瀕臨不可讀或即將毀壞的電子文件，應(yīng)當(dāng)綜合運(yùn)用多種技術(shù)手段進(jìn)行搶救保護(hù)性的異質(zhì)備份。目前常用的幾種技術(shù)手段有：仿真、更新、遷移、再生性技術(shù)、數(shù)字圖形輸入板等，這些技術(shù)手段都有各自的優(yōu)勢(shì)和缺陷，應(yīng)當(dāng)在充分比較的前提下選擇合適的技術(shù)手段對(duì)電子文件進(jìn)行搶救性的異質(zhì)備份。例如，對(duì)于具有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的文本及圖形電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，需要運(yùn)用再生性技術(shù)，制成紙質(zhì)件或縮微品。
7．4緊跟科學(xué)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，重視專(zhuān)業(yè)技術(shù)的提高
目前，電子文件異質(zhì)備份中仍然有許多技術(shù)問(wèn)題沒(méi)有得到很好的解決，一些新載體電子文件的保護(hù)及搶救技術(shù)急需研究，專(zhuān)業(yè)的保護(hù)修復(fù)設(shè)備設(shè)施缺乏，尤其是缺少現(xiàn)代化的、自動(dòng)程度高的專(zhuān)業(yè)設(shè)備。要積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備，搞好關(guān)鍵技術(shù)攻關(guān)，提高質(zhì)量。
8在人才層面，大力培養(yǎng)技術(shù)人才
電子文件異質(zhì)備份是一門(mén)涉及眾多學(xué)科及技術(shù)門(mén)類(lèi)的技術(shù)工作。在電子文件的搶救修復(fù)工作中，每一次所遇到的問(wèn)題都是不盡相同的，很多情況下很難找到相似的試驗(yàn)品，這就要求檔案保護(hù)人員應(yīng)該有豐富的科學(xué)知識(shí)、全面的專(zhuān)業(yè)技能及深厚的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。目前，在一些大型的檔案館，越來(lái)越多的電子文件需要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的保護(hù)及搶救修復(fù)，迫切需要從事電子文件異質(zhì)備份工作的技術(shù)人員，需要加強(qiáng)、加快這類(lèi)技術(shù)人才培養(yǎng)。
9在經(jīng)濟(jì)層面，搞好物質(zhì)保障
電子文件異質(zhì)備份是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的長(zhǎng)期任務(wù)，沒(méi)有必要的物質(zhì)保障，這項(xiàng)工作難以展開(kāi)。應(yīng)適當(dāng)加大經(jīng)費(fèi)投入。安全是最大的節(jié)約，發(fā)生問(wèn)題付出的代價(jià)將是難以計(jì)數(shù)的，各級(jí)政府部門(mén)、檔案管理部門(mén)一定要舍得投入。此外，應(yīng)繼續(xù)加大對(duì)中西部地區(qū)的扶持力度，使電子文件異質(zhì)備份工作協(xié)調(diào)穩(wěn)步發(fā)展。
10在安全層面，做好安全保障
(1)強(qiáng)化安全意識(shí)，樹(shù)立大安全觀。1949年，美國(guó)工程師愛(ài)德華·墨菲提出著名的“墨菲法則”：事情如果有可能變壞，不管這種可能性多么小，它總會(huì)發(fā)生。我們應(yīng)該牢記這個(gè)法則，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，自覺(jué)把異質(zhì)備份建設(shè)作為確保檔案安全的底線工程、基礎(chǔ)工程，常抓不懈。在“不要把雞蛋放在一個(gè)籃子里”，采用各種方式方法，實(shí)施不同載體多套分備份。
(2)加強(qiáng)人員管理和培訓(xùn)。目前電子文件異質(zhì)備份的各項(xiàng)工作主要是由人為操作完成，因此，工作人員的職業(yè)道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)電子文件異質(zhì)備份過(guò)程中的信息安全起著關(guān)鍵作用。要對(duì)工作人員進(jìn)行嚴(yán)格教育，并通過(guò)設(shè)置不同的操作權(quán)限使電子文件異質(zhì)備份工作人員權(quán)責(zé)明晰，杜絕越權(quán)違規(guī)操作。同時(shí)還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟悉操作流程和關(guān)鍵技術(shù)，提高業(yè)務(wù)水平，減少甚至杜絕因誤操作造成的信息破壞和損失。
(3)建立電子文件異質(zhì)備份歸檔系統(tǒng)。在異質(zhì)備份工作中，為防止電子文件信息內(nèi)容被竊取、篡改、破壞，除了要加強(qiáng)對(duì)操作人員的管理和培訓(xùn)外，在技術(shù)方面，要建立電子文件異質(zhì)備份歸檔系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)異質(zhì)備份的源文件和目標(biāo)文件的安全管理，并通過(guò)設(shè)定電子文件的管理和利用權(quán)限，進(jìn)一步保證電子文件的信息安全。
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本文標(biāo)題：電子文件異質(zhì)備份整合策略模型構(gòu)建研究
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