隨著檔案信息化、數(shù)字化管理程度的加深，檔案的檢索和利用越來(lái)越受到國(guó)內(nèi)外學(xué)者和檔案機(jī)構(gòu)的重視。廣大檔案用戶對(duì)于檔案信息的需求也不再僅僅是無(wú)所不有，而是無(wú)所不在和無(wú)時(shí)不刻。但是，由于傳統(tǒng)的檔案館提供的服務(wù)不可避免的受到工作時(shí)間和地點(diǎn)的限制，用戶無(wú)所不在和無(wú)時(shí)不刻的需求很難得到滿足，即使是某些大型檔案館提供的網(wǎng)站式服務(wù)也由于缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案保密性等原因無(wú)法提供及時(shí)和全面的檔案信息，對(duì)于檔案信息的利用和傳播造成了很大的限制。如何為檔案機(jī)構(gòu)提供一個(gè)整合存儲(chǔ)檔案信息的龐大空間，如何為用戶提供一個(gè)隨時(shí)隨地利用檔案信息的平臺(tái)，已成為檔案領(lǐng)域一個(gè)亟待解決的重大問(wèn)題。
一、云存儲(chǔ)概述
2006年8月9日，Google首席執(zhí)行官埃里克·施密特（Eric Schmidt）在搜索引擎大會(huì)（SES San Jose2006）上首次提出“云計(jì)算”（Cloud Computing）的概念，隨后Amazon、Google、IBM、微軟等公司紛紛開(kāi)始研究并推行云計(jì)算平臺(tái)，并爭(zhēng)相對(duì)云計(jì)算的概念進(jìn)行解釋。例如在IBM的技術(shù)白皮書(shū)“CloudComputing”中對(duì)云計(jì)算定義是：云計(jì)算一詞用來(lái)同時(shí)描述一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)或者一種類(lèi)型的應(yīng)用程序。通俗來(lái)講，云計(jì)算是一種新的IT資源提供模式，可以簡(jiǎn)單地把它理解成一個(gè)數(shù)據(jù)中心，這個(gè)數(shù)據(jù)中心的計(jì)算機(jī)可以自動(dòng)地管理和動(dòng)態(tài)的分配、部署、配置、重新配置以及回收資源，也可以自動(dòng)安裝軟件和應(yīng)用。用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接到虛擬機(jī)，相當(dāng)于用戶擁有了一臺(tái)已裝好他需要使用的軟件的服務(wù)器。用戶甚至不需要使用自己的電腦，只要在能連接到網(wǎng)絡(luò)的終端上，就可以登陸云端服務(wù)器操作需要的文件或軟件。
云存儲(chǔ)（Cloud Storage） 是在云計(jì)算（cloud computing）概念基礎(chǔ)上延伸擴(kuò)展出來(lái)的一個(gè)新概念。它通過(guò)集群應(yīng)用、網(wǎng)格技術(shù)或分布式文件系統(tǒng)等技術(shù)，將網(wǎng)絡(luò)中散布的各種不同類(lèi)型的存儲(chǔ)設(shè)備整合在一起，提供給用戶一個(gè)統(tǒng)一的、無(wú)限的、安全的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)系統(tǒng)。云存儲(chǔ)是云計(jì)算的一個(gè)重要組成部分，是云平臺(tái)、云服務(wù)的基礎(chǔ)。
云存儲(chǔ)的結(jié)構(gòu)分為訪問(wèn)層、應(yīng)用接口層、基礎(chǔ)管理層和存儲(chǔ)層，如圖1所示。
圖1 云存儲(chǔ)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)模型
其中存儲(chǔ)層是云存儲(chǔ)的基礎(chǔ)，云存儲(chǔ)中存儲(chǔ)設(shè)備數(shù)量龐大且分布在不同的地域中，通過(guò)廣域網(wǎng)或者光纖網(wǎng)絡(luò)連接彼此，形成一個(gè)龐大的存儲(chǔ)池；基礎(chǔ)管理層是實(shí)現(xiàn)設(shè)備協(xié)同并對(duì)外提供統(tǒng)一服務(wù)的技術(shù)核心，技術(shù)包括：集群、分布式文件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)壓縮、內(nèi)容分發(fā)等；應(yīng)用接口層則是根據(jù)用戶的不同需求，提供網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)、空間租賃等不同形式的應(yīng)用程序接口；訪問(wèn)層是用戶接觸的部分，任何合法用戶可通過(guò)訪問(wèn)層的接口登陸云服務(wù)平臺(tái)享受云服務(wù)。
將云存儲(chǔ)技術(shù)運(yùn)用于檔案管理系統(tǒng)中則是用戶通過(guò)訪問(wèn)層提出數(shù)據(jù)要求，軟件系統(tǒng)通過(guò)應(yīng)用接口層根據(jù)不同身份權(quán)限調(diào)用不同的接口，并通過(guò)基礎(chǔ)管理層里面的一些模式和方法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理及反饋。最后，存儲(chǔ)層對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)地存儲(chǔ)和處理。
二、“云存儲(chǔ)+智能終端”的管理模式
近年來(lái)，企業(yè)檔案館和各級(jí)各類(lèi)的公共檔案館都基本實(shí)現(xiàn)了檔案信息化、系統(tǒng)化管理，但是服務(wù)形式依然是以檔案館借閱、復(fù)印等為主，個(gè)別大型檔案館推出了網(wǎng)站信息查詢的服務(wù)，但是由于檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)還有待發(fā)展，所以用戶通常檢索到的檔案信息只是檔案文件的索引，并不包含具體信息，無(wú)法直接利用。而去檔案館查找又受到時(shí)間和地點(diǎn)的限制，甚至有時(shí)遇到不知該去哪個(gè)檔案館查找等問(wèn)題，給檔案服務(wù)和信息的利用造成了諸多不便。云存儲(chǔ)服務(wù)的出現(xiàn)為這些問(wèn)題的解決提供了可能，加之移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，結(jié)合智能終端，通過(guò)“云存儲(chǔ)+智能終端”的模式管理檔案信息和提供服務(wù)，可實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)無(wú)處不在和無(wú)時(shí)不刻。
（一）建立檔案系統(tǒng)的私有云
實(shí)現(xiàn)“云存儲(chǔ)+智能終端”模式的第一步就是建立一個(gè)容納各級(jí)各類(lèi)檔案信息的私有云。云服務(wù)按部署方式和服務(wù)對(duì)象范圍可以分為3類(lèi)：公共云、私有云和混合云。與公共云不同，私有云的用戶完全擁有整個(gè)云的中心設(shè)施及控制權(quán)，這樣擁有私有云的檔案機(jī)構(gòu)就可以按照檔案的密級(jí)對(duì)用戶的權(quán)限進(jìn)行相關(guān)設(shè)定，保證檔案信息的安全性和分級(jí)保密性。對(duì)于企業(yè)性質(zhì)的檔案館來(lái)說(shuō)，就是建立一個(gè)包含旗下所有子公司檔案信息的龐大信息池；而對(duì)于社會(huì)性質(zhì)的檔案館來(lái)說(shuō)則是全國(guó)的中央級(jí)、省級(jí)、市縣級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)，可以在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的統(tǒng)一管理指導(dǎo)下，使用云存儲(chǔ)技術(shù)，構(gòu)建檔案系統(tǒng)的私有云。即每一個(gè)檔案館或某幾個(gè)檔案館聯(lián)合使用云存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)建立一個(gè)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心，再通過(guò)專(zhuān)門(mén)的光纖網(wǎng)絡(luò)將分布在全國(guó)各地?cái)?shù)據(jù)存儲(chǔ)中心連接在一起，每個(gè)數(shù)據(jù)中心除了把重要的檔案數(shù)據(jù)存放在本地的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備中，也同時(shí)將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在“云”中，各中心互相連接，形成全國(guó)檔案系統(tǒng)的私有云，或稱(chēng)為檔案云聯(lián)盟。
通過(guò)建設(shè)一個(gè)檔案系統(tǒng)的私有云，各個(gè)數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)即是本地?cái)?shù)據(jù)又是云端數(shù)據(jù)，彼此之間形成備份，進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案信息的安全性。同時(shí)，通過(guò)這樣的形式，檔案系統(tǒng)可以進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，在各省市區(qū)建立數(shù)據(jù)中心提供云存儲(chǔ)服務(wù)，然后通過(guò)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)使用專(zhuān)線網(wǎng)絡(luò)將各中心聯(lián)接，形成龐大的私有云。這樣，非數(shù)據(jù)中心的中小規(guī)模檔案館就可以免除存儲(chǔ)設(shè)備以及維護(hù)等的相關(guān)投資，只需要進(jìn)行客戶端設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的投資，大大節(jié)約了成本。更重要的是，檔案系統(tǒng)的私有云整合了所有檔案信息，為檔案信息隨時(shí)隨地的利用提供了前提條件。
（二）智能終端軟件的架構(gòu)
“云存儲(chǔ)+智能終端”模式的核心思想就是使用移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)和Wi-Fi網(wǎng)絡(luò)在智能終端上訪問(wèn)檔案系統(tǒng)私有云中的檔案信息。通過(guò)合法的身份認(rèn)證和權(quán)限辨識(shí)，用戶可以檢索需要的檔案信息及檔案實(shí)體位置，從而提高檔案信息的利用率。
1.管理系統(tǒng)優(yōu)化以及智能檔案柜提升查找實(shí)體效率
由于檔案信息全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)還不完善，大部分檔案信息只能檢索到索引而不是具體內(nèi)容，檔案工作人員入庫(kù)查找又費(fèi)時(shí)費(fèi)力。這在“云存儲(chǔ)+智能終端”服務(wù)模式的初期也難以避免，但是可以通過(guò)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的代碼進(jìn)行優(yōu)化并結(jié)合一種新型的可通過(guò)輸入編碼或掃描條碼迅速定位檔案位置的檔案柜提高查找效率，如圖2。
圖2 智能檔案柜的結(jié)構(gòu)
通過(guò)以上優(yōu)化，服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息會(huì)根據(jù)其全宗號(hào)、分類(lèi)號(hào)、案卷號(hào)、密級(jí)和保管期限自動(dòng)關(guān)聯(lián)檔案文件在庫(kù)架上的實(shí)體位置并添加所在檔案館名稱(chēng)信息。這樣，用戶在檢索到一份檔案文件時(shí)，如果沒(méi)有全文信息，則會(huì)返回一個(gè)編碼或條碼，該編碼或條碼中包括該檔案文件實(shí)體所在檔案館庫(kù)架的順序號(hào)、行號(hào)和列號(hào)的信息，用戶可到相應(yīng)的檔案館出示編碼或條碼，由工作人員掃描條碼或在智能檔案柜中輸入編碼快速定位文件所在檔案盒并通過(guò)卷內(nèi)目錄查找指定的文件，提高檔案實(shí)體查找效率。
2.智能終端軟件的結(jié)構(gòu)
智能終端軟件主要包含四部分，如圖3。
圖3 智能終端軟件的結(jié)構(gòu)
用戶身份識(shí)別。這部分主要是對(duì)注冊(cè)實(shí)名用戶進(jìn)行身份確認(rèn)和權(quán)限管理。檔案有不同的密級(jí)，所對(duì)應(yīng)公開(kāi)的用戶也不同。所以首先要對(duì)注冊(cè)用戶的身份進(jìn)行確認(rèn)和分級(jí)，授予不同的檢索權(quán)限和操作權(quán)限，也要及時(shí)根據(jù)用戶身份的變更修改用戶的權(quán)限，最大限度保證檔案信息的安全性。
檔案信息動(dòng)態(tài)。檔案的密級(jí)不是一成不變的，隨著時(shí)間的推移，不斷的有檔案降級(jí)和解密，也不斷有新的檔案信息產(chǎn)生，檔案信息動(dòng)態(tài)這一部分就是為此而設(shè)計(jì)的。通過(guò)智能終端向用戶推送新解密和新產(chǎn)生的檔案信息，也可根據(jù)用戶利用檔案信息的軌跡按照其偏好進(jìn)行推送，提高檔案信息的利用率。檔案信息查找。這部分是檔案服務(wù)的核心。使用移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)與檔案系統(tǒng)私有云聯(lián)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息查找與利用的無(wú)所不在和無(wú)時(shí)不刻。
用戶使用記錄云備份。在云端中對(duì)于用戶查找、閱讀、借閱等利用檔案的行為都進(jìn)行全部記錄和備份。一方面，可以據(jù)此為用戶推送檔案信息，用戶也可查閱檢索過(guò)的檔案信息備用，使得用戶在任意一臺(tái)終端設(shè)備上登陸賬號(hào)都可閱覽查閱過(guò)的信息，防止因設(shè)備丟失等造成信息丟失和信息再購(gòu)買(mǎi)；另一方面，因?yàn)闄n案的保密特性，一旦出現(xiàn)泄密事件，公安機(jī)關(guān)可根據(jù)用戶使用記錄追查，降低泄密的危害。 由上圖可見(jiàn)，用戶必須以經(jīng)認(rèn)證的有效身份登陸系統(tǒng)才能進(jìn)行對(duì)檔案信息的利用行為，而用戶的身份信息和對(duì)檔案信息的利用記錄都備份到云端服務(wù)器，做到每一份檔案的利用和去向都有明確的記錄并最大限度確保數(shù)據(jù)安全。用戶在檢索檔案信息的過(guò)程中，檢索結(jié)果可能為檔案信息索引和檔案信息全文兩種，經(jīng)過(guò)權(quán)限確認(rèn)后，用戶可在合法權(quán)限內(nèi)對(duì)檔案全文信息進(jìn)行在線閱覽和打印、離線存儲(chǔ)和申請(qǐng)實(shí)體借閱，對(duì)于只有索引的檔案信息則返回給用戶檔案實(shí)體的位置和一個(gè)智能檔案柜可識(shí)別的編碼或條碼，幫助用戶和檔案工作人員快速定位實(shí)體檔案。通過(guò)智能終端，用戶不僅能隨時(shí)隨地使用檔案信息，在軟件系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)個(gè)人知識(shí)管理，更能得到相關(guān)檔案信息的宣傳、活動(dòng)以及特定的信息推送，使得檔案信息真正得到充分利用，也讓廣大用戶體驗(yàn)到便捷的檔案信息帶來(lái)的信息價(jià)值。
三、“云存儲(chǔ)+智能終端”在檔案信息管理中的優(yōu)勢(shì)
（一）存儲(chǔ)容量大
云存儲(chǔ)通過(guò)聯(lián)合多個(gè)服務(wù)器為用戶提供幾近無(wú)限的存儲(chǔ)空間，無(wú)論企業(yè)檔案館還是各級(jí)各類(lèi)檔案機(jī)構(gòu)都無(wú)需再為檔案數(shù)據(jù)增長(zhǎng)帶來(lái)的投資增加擔(dān)心，更可為大型企業(yè)整合旗下子公司檔案信息以及建設(shè)以省級(jí)檔案館為中心的各級(jí)各類(lèi)檔案館檔案信息私有云提供足夠的存儲(chǔ)空間。
（二）安全性高
檔案信息因?yàn)槠渚哂斜Ｃ苄院拖∮行缘忍攸c(diǎn)，對(duì)于安全性要求較高。云存儲(chǔ)服務(wù)商對(duì)云存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)有嚴(yán)格的權(quán)限管理以及加密技術(shù)、防攻擊技術(shù)等，同時(shí)，在本地可能需要幾百臺(tái)服務(wù)器存儲(chǔ)管理的海量數(shù)據(jù)一旦遷移到云存儲(chǔ)中，只需要管理相當(dāng)于一臺(tái)服務(wù)器，并且有專(zhuān)業(yè)人員統(tǒng)一監(jiān)測(cè)管理，將數(shù)據(jù)丟失和損壞的概率降到最低，避免了檔案數(shù)據(jù)因本地服務(wù)器中病毒或其他災(zāi)禍造成的數(shù)據(jù)丟失。
（三）節(jié)約成本
利用云存儲(chǔ)存放檔案數(shù)據(jù)，中小型企業(yè)和各級(jí)各類(lèi)檔案館就無(wú)需支付昂貴的存儲(chǔ)設(shè)施和維護(hù)費(fèi)用，只需支付服務(wù)費(fèi)，大大降低了成本，也使得檔案機(jī)構(gòu)有更多的精力投入到檔案信息利用和編纂的工作中。
（四）便于管理和信息利用
如果利用云存儲(chǔ)將各子級(jí)檔案館的信息數(shù)據(jù)整合存儲(chǔ)，統(tǒng)一管理，不僅可以避免重復(fù)數(shù)據(jù)帶來(lái)的重復(fù)勞動(dòng)，還可以為檔案信息的利用提供極大的便利。因?yàn)樵拼鎯?chǔ)隨時(shí)隨地存取的性質(zhì)，合法用戶可在智能終端上利用云存儲(chǔ)服務(wù)方便地利用檔案信息，真正達(dá)到無(wú)所不在和無(wú)時(shí)不刻。
（五）提高檔案服務(wù)的工作效率
“云存儲(chǔ)+智能終端”的管理模式中，用戶利用檔案信息的途徑有了更多選擇，可在智能終端查看，也可快速定位檔案實(shí)體。許多以前必須要檔案工作人員面對(duì)面的服務(wù)用戶在智能終端就能自助式完成，這對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)進(jìn)行了合理的分流，提高了檔案服務(wù)的工作效率。
（六）方便擴(kuò)展更多的服務(wù)方式
在無(wú)線網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)及4G網(wǎng)絡(luò)興起的今天，智能終端以其攜帶方便、多形式多媒體呈現(xiàn)的特點(diǎn)在許多領(lǐng)域扮演起越來(lái)越重要的角色。檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)也可利用這一契機(jī)，通過(guò)智能終端擴(kuò)展服務(wù)方式，從原有的展覽、廣播、廣告等方式轉(zhuǎn)為智能終端的信息上的信息推送、用戶需求調(diào)查以及活動(dòng)發(fā)起等。
四、結(jié)束語(yǔ)
云存儲(chǔ)的快速發(fā)展為檔案信息的存儲(chǔ)、備份以及利用提供了一個(gè)新的平臺(tái)和發(fā)展契機(jī)，在移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的今天，智能終端與云存儲(chǔ)的結(jié)合必將會(huì)成為日后發(fā)展的趨勢(shì)。在目前的情況下，本文重點(diǎn)研究了“云存儲(chǔ)+智能終端”模式對(duì)檔案信息利用及服務(wù)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)和便利，而由于檔案本身保密的特性，建設(shè)全國(guó)的檔案系統(tǒng)私有云以及智能終端的檔案信息利用都需要有國(guó)家出臺(tái)相應(yīng)的法律法規(guī)支持，設(shè)定統(tǒng)一的云服務(wù)準(zhǔn)則和用戶分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)以及出現(xiàn)問(wèn)題后的懲罰措施等。要真正實(shí)現(xiàn)“云存儲(chǔ)+智能終端”模式并使其得到廣泛應(yīng)用，需要做進(jìn)一步的工作。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處：拓步ERP資訊網(wǎng)http://www.lukmueng.com/
本文標(biāo)題：“云存儲(chǔ)+ 智能終端”的檔案管理模式初探
本文網(wǎng)址：http://www.lukmueng.com/html/consultation/10839513720.html
相關(guān)文章
