企業(yè)生產(chǎn)管理部門在安排生產(chǎn)計劃的時候，有時因為自己企業(yè)生產(chǎn)能力不足或者技術(shù)限制等原因，會把部分產(chǎn)品外包給其他廠商進行生產(chǎn)。所以，就除法了現(xiàn)在這個“委托外加工計價作業(yè)流程”。這個作業(yè)雖然流程類似，但是，不同企業(yè)負責的部門不同。有些客戶，這個流程是由采購部門主導的，即把外加工產(chǎn)品當作采購產(chǎn)品來對待;而有些客戶則是有生產(chǎn)管理部門來主導，跟采購部門無關(guān)。其實，不論是哪個部門主導，都是換湯不換藥，其核心內(nèi)容是不變的。下面，我結(jié)合我某個客戶的具體流程，來談談在委托外加工計價作業(yè)流程中要注意的地方。有什么不對的地方，還請大家批評指正。
下面這個流程示例圖，就是我一家客戶現(xiàn)在實際采用的流程。從圖中可以看出，這家客戶是由生管部門在負責整個流程。
圖1 流程示例圖
第一步：委托加工作業(yè)觸發(fā)。
委托加工作業(yè)該什么時候發(fā)生呢?不同的企業(yè)，有不同的做法。如有些委托加工業(yè)務不多的企業(yè)，可能會每次發(fā)生委托加工業(yè)務的話，就去跟委托生產(chǎn)供應商去進行價格確認。而有些企業(yè)，可能在旺季來臨的時候委托加工業(yè)務比較多，故他們在旺季來臨之前，無論是否準備外包，會先做好準備工作，向各個供應商確認委外生產(chǎn)的價格，如此的話，等到需要委外生產(chǎn)的時候，就不需要再進行核價，而直接下委外生產(chǎn)單就可以了。現(xiàn)在，這么處理的話，可以提高企業(yè)在旺季來臨是的工作效率。還有一些客戶是定時核價的。如一些企業(yè)自己無法完成的工藝，企業(yè)會常年外高給委托生產(chǎn)供應商。如此的話，企業(yè)就會要求他們，每隔一定時期，如一個季度或者一年，進行一次核價;并且讓委外廠商承諾在一定的時期內(nèi)，除非遇到重大的變故否則的話不允許進行價格的調(diào)整。這么處理的話，也是比較科學的，不用每次發(fā)生委外生產(chǎn)業(yè)務的時候，都去進行核價動作。有利于提高核價流程的工作效率。
具體到底該采用什么方法進行核價，委外價格有多久核價一次，要企業(yè)用戶根據(jù)自己的實際情況進行定義。企業(yè)用戶在實施這個流程的時候，在進行業(yè)務流程重組時，可以參考我上面提到的三種情形，甚至可以對號入坐。
最佳實踐：
若企業(yè)采取定時核價動作的話，則可以通過價格表版本的有效日期來控制核價動作。每當價格表版有效日期快到的時候，系統(tǒng)會提示用戶，有效日期快到了，該跟委外生產(chǎn)供應商進行新一輪的談判了。如此，就可以防止用戶認為的疏忽，忘記這項工作。從而給后面的工作帶來麻煩。
第二步：新產(chǎn)品的建立流程。
生產(chǎn)管理部門在進行核價談判之前，首先要判斷需要核價的產(chǎn)品是否是新產(chǎn)品。若是新產(chǎn)品的話，再跟供應商談判之前，還需要先讓產(chǎn)品研發(fā)部門建立產(chǎn)品信息，包括產(chǎn)品的基本工時、工藝信息等等。如此的話，憑借這些信息，生產(chǎn)管理部門可以大致的估計出生產(chǎn)的成本。這樣的話，跟對方委外生產(chǎn)供應商進行談判的時候，才會心中有數(shù)。
第三步：價格協(xié)商過程。
價格協(xié)商，是這支流程中最重要的流程。但是，這個步驟主要是人與人之間的協(xié)商過程，所以，系統(tǒng)基本上幫不了忙。不過為了后續(xù)操作的方便，在價格確認的過程中，還是有些細節(jié)的內(nèi)容要注意。
我們知道，企業(yè)若把產(chǎn)品委托加工的話，會產(chǎn)生四類費用。一是委托價格本身要發(fā)生的支出;二是委托加工過程中發(fā)生的運輸費用，既然是委托加工，肯定要先把材料運輸?shù)綄Ψ饺ィ缓螅侔殉善愤\回來，這個過程總會有運輸費用的支出;三是檢驗成本，當從委外生產(chǎn)廠商那邊收到他們制作完成的成品時，可能需要檢驗，有檢驗的話，就有成本的支出;四是對于一些不良品的處理方式，委外生產(chǎn)的不良品也會影響產(chǎn)品最終成本。為了后續(xù)成本統(tǒng)計的方便，在價格協(xié)商的過程中，對于這四類費用的支出，該在價格中如何體現(xiàn)等，最好能夠遵循以下處理的原則。
對于運輸費用來說，最好能夠包含在委外生產(chǎn)的價格中。因為這個因為委外生產(chǎn)產(chǎn)生的運輸費用，根據(jù)企業(yè)的成本計算制度，是需要計入到委外生產(chǎn)的成本中去的。若不把這個運輸費用計入到委外生產(chǎn)價格中去的話，后續(xù)處理就會非常的麻煩，還要進行額外的作業(yè)，來統(tǒng)計并按一定的規(guī)則分配這運輸費用。這顯然會增加用戶的工作量。在實際中，大部分企業(yè)也已經(jīng)按照這么處理了。他們?nèi)粜枰馍a(chǎn)的話，只需要打個電話，對方就會過來拿材料，并且生產(chǎn)完工后，還會把產(chǎn)品送過來。也就是說，委外生產(chǎn)廠商自己拿料，自己送貨，如此的話，企業(yè)不用承擔運輸費用。而實際上的，這運輸費用已經(jīng)包含在委外生產(chǎn)的價格中去了。
而對于產(chǎn)品檢驗成本來說，若費用比較小的話，可以不計入產(chǎn)品成本了，直接當作費用來處理。但是，企業(yè)若對于產(chǎn)品的成本計算精度要求比較高的話，那么只好進行一些比較復雜的作業(yè)，把這個檢驗成本計入到委托價格生產(chǎn)的成本中去。一般的做法是，把委外生產(chǎn)當作一個工藝中的一個工序，而委外生產(chǎn)的價格就是這道工序的成本;然后把檢驗環(huán)節(jié)當作另外一個工序，把檢驗成本在這里輸入進去。如此的話，統(tǒng)計這兩個工序的成本，就可以知道委外生產(chǎn)的成本了。不過，要實現(xiàn)這個業(yè)務的話，就要求ERP系統(tǒng)上了工藝管理模塊，不然的話，處理起來就會非常的麻煩。
而對于退貨產(chǎn)生的成本，就更加復雜了。因為有很多原因會造成不良品的產(chǎn)生。如有可能是企業(yè)提供的原材料出現(xiàn)了問題，或者是企業(yè)提供的加工說明書出現(xiàn)了紕漏又或者確實是委外生產(chǎn)廠商自身的原因所造成的不良品的產(chǎn)生。由于不同的原因，成本的負擔方及其比例可能都是不同的。所以，企業(yè)用戶對這種情況，要小心對待。若是企業(yè)自己生產(chǎn)的，導致不良品需要返工等等，發(fā)生的成本還可以商量，畢竟是一個老板;如是涉及到了委外生產(chǎn)供應商的話，因為涉及到不同的利益主體，所以，有時候處理起來的話，可能更需要人的溝通與協(xié)調(diào)，而沒有規(guī)律可循。
最佳實踐：
有時候ERP軟件，在企業(yè)管理中并不是要面面俱到。特別是對于一些難于尋找規(guī)律或者不經(jīng)常發(fā)生的業(yè)務，ERP系統(tǒng)完全可以大而化小、小而化之。想在委外價格的處理過程之中，對于不良品導致的成本的調(diào)整，我們完全可以忽略不計，或者采用平均分攤等比較簡便的處理方法。因為這對于委外生產(chǎn)的實際成本影響并不是很大。甚至連檢驗成本也可以不考慮在內(nèi)，以減少工作量。當然該如何選擇，還是需要企業(yè)根據(jù)自己業(yè)務的實際情況及對于成本的精度要求不同，而做出合理的選擇。不過要提醒用戶的是，有時候，細節(jié)越小的作業(yè)，需要花費的時間、精力與成本反而會高的可怕，可是其給企業(yè)帶來的價值確是有限的。企業(yè)要做出明智的選擇。
第四步：成本會計審核。
因為委外生產(chǎn)價格直接跟產(chǎn)品的生產(chǎn)成本相關(guān)，所以，這個委外生產(chǎn)的價格就需要財務的成本會計審核。并且，當其對這個價格有疑義的時候，可以提出質(zhì)問不在系統(tǒng)中拒絕進行審核。如此的話，這個價格就不能夠生效。同時系統(tǒng)中提供了委外價格明細表，成本會計可以根據(jù)這張報表，查詢歷史的委外價格記錄，從而有利于成本會計加強對委外生產(chǎn)成本的管理控制。
不過有的企業(yè)，可能委外生產(chǎn)報價單不需要成本會計審核即可生效。只需要把這個單據(jù)審核后通知財務人員成本會計就可以了。具體審核權(quán)限要如何走，是否需要分級審批等等，這還是需要企業(yè)根據(jù)實際情況作出恰當?shù)倪x擇。我們實施顧問也不會一刀切，具體的抉擇的權(quán)利，我們還是讓用戶去行使。
最佳實踐：
我有一家客戶，是這么處理的，我覺得比較好，現(xiàn)在拿出來共享。
他們是成本會計根據(jù)相關(guān)參數(shù)設(shè)置里一個基準價格。當委外生產(chǎn)的價格高于這個價格的話，必須有成本會計進行審核才有效。但是，當這個價格低于基準價格的話，則生產(chǎn)管理人員就可以自行定價，只要保證這個價格不會高于基準價格就可以了。其實，他們這是借鑒了采購價格的處理方法。不過，實用起來，確實是非常方便。所以，用戶若覺得這么處理比較方便的話，也可以借鑒一下。
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本文標題：ERP實務：業(yè)務流程之委托外加工計價作業(yè)流程
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