目前，業(yè)界已經(jīng)認(rèn)識(shí)到成功實(shí)施ERP等信息化系統(tǒng)，對(duì)于提升公司綜合競(jìng)爭(zhēng)力所起的作用。但是無(wú)論多好的信息化系統(tǒng)，僅僅是管理者需要借助的一個(gè)管理工具，而無(wú)法代替管理本身。況且，信息化系統(tǒng)本身也是一把“雙刃劍”，用得好可以提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力；用得不好，則很可能在較大程度上使企業(yè)自身受到重創(chuàng)。因此，企業(yè)要想成功運(yùn)用這一管理工具，一方面必須對(duì)這一工具有較深入的認(rèn)識(shí)；另一方面，企業(yè)在立信息化項(xiàng)目之前，必須要確定好自己想要達(dá)成的目標(biāo)，明確自己的信息化需求。
企業(yè)通過(guò)對(duì)自身業(yè)務(wù)的調(diào)研，分析業(yè)務(wù)需求，了解到目前管理中存在的問題，結(jié)合本身的行業(yè)特點(diǎn)、當(dāng)前的狀況和未來(lái)發(fā)展，明確企業(yè)的規(guī)模、生產(chǎn)類型以及希望通過(guò)信息化想要解決的問題。這些就構(gòu)成了一份企業(yè)對(duì)信息化的需求報(bào)告，從而為企業(yè)的信息化選型提供重要的依據(jù)。
目前，許多文獻(xiàn)都對(duì)ERP選型等進(jìn)行了一系列的研究，而對(duì)系統(tǒng)選型之前的業(yè)務(wù)流程調(diào)研和業(yè)務(wù)需求報(bào)告的獲取方法研究較少。本文根據(jù)某一大型機(jī)電裝備制造企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目的案例來(lái)歸納總結(jié)出一種制造型企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目的業(yè)務(wù)需求調(diào)研方法，希望能給后續(xù)企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目提供一種適用的業(yè)務(wù)需求調(diào)研方法。
1 業(yè)務(wù)流程的調(diào)研方法
任何一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作都是由一系列連貫而交錯(cuò)的業(yè)務(wù)流程來(lái)實(shí)現(xiàn)的。企業(yè)通過(guò)對(duì)自己業(yè)務(wù)流程的調(diào)研，一方面了解自己的不足，再?gòu)钠髽I(yè)自身的角度出發(fā)，圍繞企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，不斷改進(jìn)和提升企業(yè)的業(yè)務(wù)流程；另一方面通過(guò)在ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，從項(xiàng)目實(shí)施成功的角度，圍繞ERP項(xiàng)目的實(shí)施目標(biāo)，在項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)流程管理涉及的任務(wù)、內(nèi)容和需要交付的成果進(jìn)行管理。在ERP等信息化項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，流程管理貫穿于項(xiàng)目的始終。合適的業(yè)務(wù)流程調(diào)研方法不僅使調(diào)研工作能順利進(jìn)行，而且會(huì)得到較高價(jià)值的調(diào)研報(bào)告和業(yè)務(wù)需求報(bào)告，對(duì)后續(xù)的系統(tǒng)選型及項(xiàng)目實(shí)施打下較好的基礎(chǔ)。
廣東某一大型機(jī)電裝備制造企業(yè)因企業(yè)發(fā)展的需要，準(zhǔn)備實(shí)施ERP項(xiàng)目。為了在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中引進(jìn)先進(jìn)的管理理念、思想和方法，規(guī)避項(xiàng)目選型風(fēng)險(xiǎn)及實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，保證項(xiàng)目的成功，首先必須進(jìn)行業(yè)務(wù)需求調(diào)研，全面明晰企業(yè)自身的內(nèi)在管理需求，明確關(guān)鍵業(yè)務(wù)、系統(tǒng)目標(biāo)和期待效果，最終根據(jù)需求進(jìn)行合適的系統(tǒng)選型。通過(guò)業(yè)務(wù)需求調(diào)研，對(duì)公司14個(gè)業(yè)務(wù)部門的現(xiàn)有管理現(xiàn)狀做出全面描述，初步分析現(xiàn)有問題及問題形成的原因；明晰公司及各業(yè)務(wù)部門的組織架構(gòu)及提出改進(jìn)建議；確定各業(yè)務(wù)部門職能#明確部門崗位職責(zé)；理清各業(yè)務(wù)部門內(nèi)的與規(guī)范管理、提高效率、節(jié)省成本、增進(jìn)效益等核心競(jìng)爭(zhēng)要素直接相關(guān)的核心業(yè)務(wù)流程，簡(jiǎn)化、規(guī)范一般因例外或強(qiáng)調(diào)特殊性、權(quán)利、管理不規(guī)范、習(xí)慣等主客觀因素而設(shè)立的輔助流程；結(jié)合各業(yè)務(wù)部門實(shí)際，提出詳細(xì)的業(yè)務(wù)需求及期望通過(guò)信息化達(dá)到的目標(biāo)；進(jìn)一步明晰信息化發(fā)展的總體規(guī)劃。
根據(jù)該公司業(yè)務(wù)流程的調(diào)研目標(biāo)，制定業(yè)務(wù)流程調(diào)研策略。首先，由公司ERP小組在公司內(nèi)部某一部門作調(diào)研，與該部門業(yè)務(wù)人員進(jìn)行不斷探討，得到該部門的《業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀調(diào)研報(bào)告》及《業(yè)務(wù)需求報(bào)告》。ERP小組以該部門的調(diào)研報(bào)告為基礎(chǔ)做出調(diào)研模板，并熟悉需求調(diào)研工作的內(nèi)容、步驟和方法。
其次，ERP小組講解現(xiàn)狀調(diào)研模版，各業(yè)務(wù)部門按照模版對(duì)自己部門的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研、總結(jié)、描述。業(yè)務(wù)現(xiàn)狀調(diào)研報(bào)告的內(nèi)容主要包含：現(xiàn)有業(yè)務(wù)的詳細(xì)流程圖及流程描述；對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)式的描述；匯集流程中所有表單，列出清單；對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程中面臨的主要問題進(jìn)行概要的描述。ERP小組制定《ERP項(xiàng)目文檔管理指南》《模板文檔填寫說(shuō)明》，下發(fā)給各業(yè)務(wù)部門，供業(yè)務(wù)部門參考。
再次，《部門業(yè)務(wù)需求調(diào)研報(bào)告》由各業(yè)務(wù)部門指定內(nèi)部人員撰寫，ERP小組成員全程協(xié)助各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行現(xiàn)狀調(diào)研，盡可能多與各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行協(xié)商溝通，保證本次業(yè)務(wù)調(diào)研能夠準(zhǔn)確反映企業(yè)現(xiàn)狀。在現(xiàn)狀調(diào)研完成后，ERP小組召集相關(guān)部門負(fù)責(zé)人以及相關(guān)部門項(xiàng)目組人員針對(duì)所完成的現(xiàn)狀調(diào)研文檔的內(nèi)容進(jìn)行討論、改進(jìn)和完善，最終由ERP小組將現(xiàn)狀調(diào)研文檔交由流程負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人等簽字確認(rèn)。
最后，業(yè)務(wù)部門內(nèi)部提交自己的業(yè)務(wù)調(diào)研報(bào)告和業(yè)務(wù)需求報(bào)告。這樣的報(bào)告必然能較準(zhǔn)確反映企業(yè)現(xiàn)狀和滿足業(yè)務(wù)部門自己的要求。隨后，現(xiàn)狀調(diào)研文檔提供給實(shí)施顧問，由實(shí)施顧問針對(duì)企業(yè)的實(shí)際需求提出解決方案。
該公司在業(yè)務(wù)流程調(diào)研和分析中特別強(qiáng)調(diào)：第一，在進(jìn)行業(yè)務(wù)流程梳理時(shí)，各業(yè)務(wù)部門自己內(nèi)部討論，保證每一個(gè)流程在自己內(nèi)部的正確性和合理性。每一條涉及到其他部門的業(yè)務(wù)流程，都應(yīng)由這一流程的主控業(yè)務(wù)部門牽頭，召集相關(guān)協(xié)同業(yè)務(wù)部門共同討論，找出每一個(gè)不合理或不完善的地方，并給出解決方案。在部門內(nèi)部討論時(shí)，應(yīng)由部門最高領(lǐng)導(dǎo)主持；而在相關(guān)部門共同討論時(shí)，需要公司最高領(lǐng)導(dǎo)參加。第二，確認(rèn)流程所在主控業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和協(xié)同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，以及確認(rèn)各主控業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上的業(yè)務(wù)要素是兩大重點(diǎn)工作。第三，在業(yè)務(wù)流程調(diào)研分析和業(yè)務(wù)需求表述時(shí)，盡量用業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)語(yǔ)言來(lái)描述業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)需求#避免使用容易混淆的詞語(yǔ)、短語(yǔ)和概念，從而盡可能減小項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)。
2 業(yè)務(wù)需求的獲取方法
該公司在業(yè)務(wù)流程調(diào)研完成以后，就根據(jù)調(diào)研報(bào)告提出自己的業(yè)務(wù)需求。該公司在提出信息化需求報(bào)告時(shí)考慮到戰(zhàn)略(宏觀)需求和業(yè)務(wù)(微觀)需求兩個(gè)方面。戰(zhàn)略(宏觀)需求分析會(huì)得出信息化項(xiàng)目的建議書和可行性分析，詳細(xì)而又明確的業(yè)務(wù)(微觀)需求分析就是該企業(yè)真正需要解決信息化系統(tǒng)的問題。
該公司重點(diǎn)關(guān)注了戰(zhàn)略(宏觀)需求的兩個(gè)問題：公司為什么要上信息化系統(tǒng)？公司上信息化系統(tǒng)的時(shí)機(jī)成熟與否？在回答這兩個(gè)問題時(shí)，該公司重點(diǎn)考慮到：第一，公司的市場(chǎng)環(huán)境和生產(chǎn)特點(diǎn)，包括產(chǎn)品、技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)#競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手及其情況等。第二，公司從市場(chǎng)、產(chǎn)品、技術(shù)、工藝、裝備、質(zhì)量、人力資源及管理機(jī)制等方面分析影響自身競(jìng)爭(zhēng)力和制約自身發(fā)展的主要因素，明確癥結(jié)。第三，明確公司目前最大的問題，決定一定要通過(guò)信息化來(lái)解決。第四，分析自身信息化的基礎(chǔ)條件已具備，資金的投入也已到位。第五，預(yù)估了實(shí)施信息化系統(tǒng)的宏觀和微觀社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益。
同時(shí)，該公司在自己的業(yè)務(wù)(微觀)需求中，從企業(yè)日常運(yùn)行的業(yè)務(wù)流程入手，按照業(yè)務(wù)運(yùn)行的全過(guò)程來(lái)進(jìn)行分析。業(yè)務(wù)需求分析包括4個(gè)方面內(nèi)容：第一，各個(gè)業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)運(yùn)作基本情況描述，包括組織架構(gòu)、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、主要業(yè)務(wù)范圍和業(yè)務(wù)流程。第二，數(shù)據(jù)流向，包括本部門所有涉及到的表單及報(bào)表匯總列表，注明表單編號(hào)、表單全稱、表單中的內(nèi)容、各聯(lián)的去向，及由誰(shuí)負(fù)責(zé)簽單等。第三，業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)問題匯總及需求總結(jié)。第四，目前所用的系統(tǒng)軟件、硬件及使用性能狀況等。
由于最終的業(yè)務(wù)需求報(bào)告必須準(zhǔn)確地描述業(yè)務(wù)需求，并盡可能地使業(yè)務(wù)人員和最終用戶理解。因此，該公司進(jìn)行撰寫業(yè)務(wù)需求報(bào)告時(shí)，明確規(guī)定由精通業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)人員自己提出，精通信息化系統(tǒng)的項(xiàng)目組成員輔助，雙方盡可能多溝通，盡量把業(yè)務(wù)需求通過(guò)信息化表達(dá)出來(lái)。因此，該公司在業(yè)務(wù)需求場(chǎng)景和業(yè)務(wù)模型中基本涵蓋了所有的業(yè)務(wù)需求。總而言之，該公司的業(yè)務(wù)需求報(bào)告能夠反映出的詳細(xì)業(yè)務(wù)在業(yè)務(wù)流程中追蹤和描述，而且業(yè)務(wù)需求報(bào)告大多是通過(guò)圖形或流程圖描述出的，這樣比單純用文字描述的需求報(bào)告更容易讓用戶理解。結(jié)果證明，該公司的業(yè)務(wù)調(diào)研報(bào)告和需求報(bào)告給該公司的系統(tǒng)選型奠定了基礎(chǔ)，并得到實(shí)施顧問的一致好評(píng)。
3 結(jié) 語(yǔ)
本文以廣東某一大型機(jī)電裝備制造企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目前的業(yè)務(wù)流程調(diào)研和業(yè)務(wù)需求報(bào)告的撰寫過(guò)程為基礎(chǔ)，結(jié)合該企業(yè)自身的特點(diǎn)，歸納和總結(jié)了一種制造型企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目的業(yè)務(wù)需求調(diào)研方法，希望能給后續(xù)企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目提供一種適用的方法論。
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本文標(biāo)題：制造型企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目的業(yè)務(wù)需求調(diào)研方法淺析
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