企業(yè)IT項目投資的經(jīng)濟效益評估理論、原則和方法

一、企業(yè)IT項目投資經(jīng)濟效益分析

    信息化項目的投資效益分析出現(xiàn)了許多理論、原則和方法，例如：總體擁有成本TCO、經(jīng)濟增加值EVA、總體經(jīng)濟影響TEI等等。但是，這些方法卻經(jīng)常讓企業(yè)感到無從下手，不能真正計算出信息化項目的投資效益。這主要是由于這些方法存在以下問題：(1)缺乏可操作性：這些方法都沒有給出具體可以運用的具體步驟和工具；(2)沒有統(tǒng)計數(shù)據(jù)：這些方法基本上是源自國外，其中使用的指標和數(shù)據(jù)不能直接應用；(3)缺乏針對性：這些方法的通用性強，但針對性弱，在實際應用中缺乏說服力。

    為了避免以上這些問題，本文通過經(jīng)濟效益分析模型和目前評價IT投資收益最全面、最有效的方法——平衡記分卡法相結合的方法來進行計算與評估。

    現(xiàn)以一個上市公司實施ERP系統(tǒng)的具體實踐為例，以期對企業(yè)IT項目投資經(jīng)濟效益評估尋找實用的方法。為了方便起見，在下文中稱參與的公司為M公司。

    (一)ESEM模型構建

    M公司的ERP系統(tǒng)經(jīng)濟效益評測方案，主要思路如下：

    1．采用財務分析工具，分析投資和收益。以2001年4月為分界，日期以前的投入為系統(tǒng)運行投資，以后的投入為日常維護投資；收益主要指可以測算為金額的指標，計算各年度關鍵經(jīng)營指標(KPI)的改善，將改善情況換算為金額，直接作為ERP的收益；不能測算為金額的收益指標改善也需要界定為ERP的效益。

    2．模型由投資、收益兩部分構成，每一部分細分為若干指標，一些指標再細分為構成要素，可以通過要素計算出該指標的金額。對投資指標來講，比較單純，資源投入基本都可以測算為金額；對收益來講，不是所有指標都可以計算為金額，如客戶滿意度提高、新增E化流程數(shù)量等，所以收益部分還包含了可量化、動作指標、不可量化動作指標。由于收益的復雜性，我們將重心放在了收益部分的模型建立和指標分析。

    3．指標構成

    (1)投資指標：

    系統(tǒng)運行投資：硬件投資、軟件投資、人力投資、咨詢顧問費、培訓費日常維護投資：軟件年服務費、硬件年服務費、系統(tǒng)維護人力投入、日常培訓費、咨詢費。

    (2)受益指標：

    量化財務指標（量化指標，用于計算收益金額）：產(chǎn)品事業(yè)部年均庫存、公司年存貨周轉次數(shù)、年發(fā)貨額、年發(fā)貨成本、年運輸費用、存貨盤點誤差率、缺料發(fā)貨比例；

    量化運作指標（量化指標，用于反映ERP對企業(yè)運營的影響）：產(chǎn)品事業(yè)部存貨周期天數(shù)、營銷事業(yè)部存貨周轉天數(shù)、公司人員變化、公司平均交貨履約率、平均初驗率、平均終驗率、產(chǎn)品事業(yè)部滿意數(shù)、減少缺料發(fā)貨比例、降低庫存盤點誤差率、合同處理量、合同履行周期、財務報表制作天數(shù)、財務結賬天數(shù)、基礎數(shù)據(jù)量非量化動作指標(定性描述ERP對企業(yè)運營的影響)：企業(yè)決策更加科學、信息流動及時透明、提高工作效率、增加客戶價值、業(yè)務流程規(guī)范、消除組織隔絕。

    (二)數(shù)據(jù)收集整理

    ESEM模型的數(shù)據(jù)收集整理工作是完成經(jīng)濟效益評測的重點，數(shù)據(jù)的合理性和準確性關系著最終的財務分析結果。筆者分別收集投資、收益指標以及各指標構成要素數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)范圍從2000年至2004年，同時通過訪談方式，向M公司各事業(yè)部生產(chǎn)副總，計劃不部長，業(yè)務骨干說明ERP貢獻率的含義，采集目的，書面征求大家對ERP系統(tǒng)應用的評價，ERP系統(tǒng)到底對公司經(jīng)營有多大貢獻，對回收問卷系數(shù)基本可以反映ERP系統(tǒng)的貢獻率。

    (三)經(jīng)濟效益評估

    1．M公司ERP系統(tǒng)投資收益評測分析結果(表1)。

表1

    注：1、金額單位為萬元 2、影響系數(shù)為專家的加權評分

    2．ERP投資收益財務分析(見圖1)

圖1 2000—2005年投資收益趨勢圖(單位：萬元)

    3．ERP投資收益——量化財務指標分析(表2)

表2

    說明：按照2000-2005六年計算，ERP系統(tǒng)凈收益7.35億元，投資回報率為25.99倍內(nèi)部收益率14.99％，凈現(xiàn)值(2000年)為4.6億元，投資回收期1.07年。

    4．ERP投資收益——量化運作指標分析

    ERP投資是一個龐大的系統(tǒng)，不僅包括財務管理模塊，還包括生產(chǎn)控制管理模塊、物流管理模塊和人力資源管理模塊等，其成功實施的關鍵因素不只在于企業(yè)的財務因素，更重要的是在于高層管理人員的支持、企業(yè)的內(nèi)部流程等非財務因素。因此，對IT投資項目績效進行評價時，不僅要評價企業(yè)的財務指標，更重要的是非財務指標，以及建立平衡兼顧戰(zhàn)略與戰(zhàn)術、長期與短期目標、財務與運作衡量方法相結合的業(yè)績評價系統(tǒng)。表3是通過分析一些動作指標的改善，反映出ERP系統(tǒng)的貢獻。

    主要指標分析：

表3 運作指標絕對數(shù)據(jù)及變化情況(2000-2003年)

    說明：變化率指2003年對比2001年，指標的增減變化；ERP貢獻率為專家的加權評分。指標中除缺料發(fā)貨比例2003年較差外，其他指標都有改善。

    庫存周轉加快：2001—2003年，產(chǎn)品事業(yè)部庫存周轉天數(shù)減少45.4％。交貨履約率提高：2000—2003年，履約率提高21.5點。

    外部客戶滿意度：2001—2003年，外部客戶滿意度增長6.8％。

    合同人均年處理數(shù)量：2001—2003年，合同人均年處理數(shù)量從2單增加到10.8單，增加了438.1％。

    合同履行周期縮短：2000—2003年，合同履行周期縮短55％，從2000年的平均71天減少到2003年的35天。

    財務結帳/報表制作周期縮短：2000—2003年，財務報表制作天數(shù)和財務結帳天數(shù)減少了4～5天。

    E化工作深化：E化流程數(shù)量從2001年的37個增加到2003年的237個，增加了200個，增加比例為540.54％。

    5．ERP投資收益——非量化動作指標分析

    (1)企業(yè)決策更加科學

    目前，ERP系統(tǒng)的各類數(shù)據(jù)經(jīng)過“ERP之窗”、“經(jīng)營數(shù)據(jù)瀏覽”等反映出來，公司各級領導可以隨時掌握市場銷售、生產(chǎn)和財務等方面的運行情況，不斷改善經(jīng)營決策，企業(yè)也由此更加了解他們在哪些方面或關鍵要素上勝過競爭者，以保持在競爭中的有利地位，并滿足客戶的需要。

    (2)信息流動即時透明

    ERP系統(tǒng)加大的數(shù)據(jù)處理能力保證了信息的即時性，而數(shù)據(jù)共享使得透明準確，追蹤、監(jiān)督、統(tǒng)計、管理等工作都變的簡單易行，ERP系統(tǒng)的應用改變了公司以前信息流動滯后，信息取得難，使用難的狀況。管理者可以及時有效的獲取信息，以便更好地將注意力集中在企業(yè)的內(nèi)部運作，從而更好地滿足客戶需要。

    (3)提高生產(chǎn)率

    ERP系統(tǒng)越來越方便的數(shù)據(jù)挖掘、查詢統(tǒng)計功能的使用，系統(tǒng)自動處理能力的不斷加強，使得工作效率不斷提高，將員工從事務主義中解放出來，員工的時間利用從降附加值的投資增加了客戶的價值，并且增加的客戶價值比它帶來的公司盈利性或生產(chǎn)率的提高要多得多。

    (4)增加客戶價值

    ERP系統(tǒng)的實施使得客戶滿意提高了，客戶的忠誠度就提高了，這對公司的長期運作來講是相當有利的。相對于開拓新的客戶，保持現(xiàn)有的客戶要容易和便宜得多。信息技術上的投資增加了客戶的價值，并且增加的客戶價值比它帶來的公司盈利性或生產(chǎn)率的提高要多得多。

    (5)業(yè)務流程規(guī)范

    ERP系統(tǒng)作為公司級系統(tǒng)，有嚴格的流程、規(guī)范的數(shù)據(jù)，環(huán)環(huán)相扣的業(yè)務處理要求必須按流程規(guī)則辦事，ERP系統(tǒng)應用不僅保證了業(yè)務順利進行、信息流動順暢，同時也培養(yǎng)了員工的團隊協(xié)作精神和服務客戶意識。

    (6)消除組織隔絕

    隨著公司的發(fā)展壯大，組織漸趨復雜，部門間溝通協(xié)調困難，而ERP系統(tǒng)使公司各部門、各崗位協(xié)調一致，形成一個整體，消除了重復工作和不一致性，加強溝通協(xié)調，提高了公司整體效率。

二、企業(yè)信息技術應用對公司運營的貢獻

    針對上述案例，我們認為M公司發(fā)展迅速，強大可靠的基礎業(yè)務處理平臺是必要保證，ERP系統(tǒng)作為一個平臺和工具，其貢獻是非常大的。主要體現(xiàn)在各項指標的準確性、可信度、及時性和全員參與性，更重要的是由于全員參與性可以方便的實現(xiàn)，改變了整個物流平臺的管理模式，使得管理的團隊可以達到不受組織結構的限制(跨事業(yè)部)；使得控制周期可以任意縮短和加快(庫存周期天數(shù)可以按天計算平均庫存)等等。因此，其影響度之大，甚至是革命性的。在今天這個時代，沒有IT系統(tǒng)，要想成為過百億的超大型企業(yè)幾乎是不可能的！ERP系統(tǒng)擔當?shù)倪@個角色，盡管應用時間較短，但ERP系統(tǒng)對公司整體管理水平提高和市場競爭力加強起了很大促進作用。當然考慮到ERP的應用范圍和深度，一些關鍵經(jīng)營指標未納入收益計算，如公司材料采購成本、采購費用等，加上一些歷史數(shù)據(jù)難以取得，財務分析時收益指標只選取了五個代表性的綜合指標，使得ESEM模型和財務分析結果略顯粗糙，這是本文在分析ERP系統(tǒng)經(jīng)濟效益評測時的缺感之處。

三、對IT項目投資經(jīng)濟收益評估模型的建議

    (一)將數(shù)據(jù)歸并成相互關聯(lián)的多個指標

    首先，應該在盡可能廣的范圍內(nèi)，將進行IT投資回報需要的數(shù)據(jù)歸并成相互關聯(lián)的多個指標，包括投資前的業(yè)務戰(zhàn)略指標、實施指標(包括企業(yè)文化、技術、激勵機制和沖突解決機制等)、產(chǎn)品和流程同信息技術的結合度，以及企業(yè)流程再造(BPR)的程度等。對信息技術投資的研究還可以提供對競爭環(huán)境的深入理解，從而開發(fā)出衡量信息技術投資收益的方法。這些相關信息還可以幫助企業(yè)確定分析所需數(shù)據(jù)的詳細程度。如月度、季度或年度數(shù)據(jù)。例如，在電子商務或網(wǎng)上交易這種激烈競爭的環(huán)境下，常常需要比傳統(tǒng)業(yè)務環(huán)境下更快地分析信息技術投資回報。通常使用的年度分析數(shù)據(jù)往往并不能充分反映信息技術投資企業(yè)帶來的影響。

    (二)收集廣泛的縱向數(shù)據(jù)

    其次，建議研究人員要收集比系統(tǒng)實施更廣泛的縱向數(shù)據(jù)，IT項目在實施和培訓階段之后，可能還有其他的后續(xù)階段。如果不去收集縱向數(shù)據(jù)，則IT投資的整體效果會非常不清晰。而且，跨部門的數(shù)據(jù)一般并不能很好的反映實施過程中對企業(yè)的影響。跨部門數(shù)據(jù)的一個優(yōu)點就是收集起來更方便，成本更低、分析起來也更簡單。它更適用于分析某一特定技術或者組織的一項有明確開頭和結尾的行為。然而，我們要研究的IT投資對整個企業(yè)的總體影響。縱向方法為此提供了綜合性的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)還能幫助我們發(fā)現(xiàn)一些有趣的趨勢或一些周期性的現(xiàn)象。

    (三)對IT環(huán)境下的企業(yè)績效進行綜合評價

    再次，由于IT投資系統(tǒng)的實施將對企業(yè)運營的各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生深刻的影響，所以對系統(tǒng)實施投資回報評價絕不簡單是對系統(tǒng)本身的評價，而是要重點考察系統(tǒng)的實施給企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、技術、管理等方面帶來的影響。因此，對IT投資回報率實施評價的本質是對IT環(huán)境下的企業(yè)績效進行綜合評價，幫助企業(yè)實施資源的量化管理，實現(xiàn)財務、人事、資產(chǎn)、采購、生產(chǎn)、庫存、銷售等管理環(huán)節(jié)中數(shù)據(jù)整合。被大家所廣泛接受的平衡指標法的目的就是為IT投資收益繪制一幅更廣闊的藍圖，并使高層管理人員對信息技術投資的收益有總體的認識。

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