項目實施階段,有七個成功關鍵要素制約著ERP項目的運行成效,我將其歸納為“七勝”:
1、實施路線:先知彼后知已者勝
2、實施目標:上善若水者勝
3、實施進度:識眾寡之用者勝
4、實施決策:知可以戰不可以與戰者勝
5、實施重點:處眾人之所惡者勝
6、實施力度:上下同欲者勝
7、團隊建設:以人為本者勝
“七勝”的前三點在《ERP兵法之三實施篇(上篇)》已有詳細分析,本篇闡述的是“七勝”的后四點。
四、實施決策:知可以與戰不可以與戰者勝
“知可以與戰不可以與戰”就是要在系統實施過程中,不斷判定哪些問題必須優先解決,哪些問題可以推遲解決,哪些問題不需要解決。
1、技術挑戰VS管理挑戰
那些實施成效不顯著的企業,往往都是選擇那些沒有阻力的問題優先解決。技術出身的CIO,還會選擇優先解決技術難度大的問題。
一家企業在實施ERP的過程中,在核心子系統還沒有全部上線運行的情況下,集中有限力量,耗時幾個月,成功解決了物資管理系統與地秤之間的接口問題。這個問題的成功解決大大方便了庫管員的日常工作,但對系統的總體成效卻沒有增加多少益處,因為延誤了時機,還為項目的后繼工作帶來麻煩。
這家企業的例子不是特例,一些企業系統剛剛上線運行,運行狀態還不穩定,就忙著引進條形碼和RFID等便利工具,急于把項目實施范圍擴大化。
ERP實施的過程,雖然是信息技術的應用過程,但是成效卻都表現在管理效益,CIO應始終保持清醒的頭腦,關注下一步工作的實施難度,聚焦于管理上的突破,而不僅僅是技術上的突破。
2、基礎數據準備
實施ERP,有些問題是不可回避的挑戰,基礎數據準備工作就是如此。基礎數據準備是實施ERP的第一道難關。對于有些企業,數據準備工作也是最大的難關。
數據準備工作往往比較艱難,一是工作量大;二是數據準備涉及到了企業跨部門的協作問題:誰最適合準備物料編碼?當然是生產工藝技術部門。誰又需要經常使用制造BOM(物料清單)?是生產計劃和物資管理部門。這樣,矛盾就來了。
在一家典型的多品種、小批量類型的制造業企業里,在實施ERP之前,有三套物料編碼同時運行,第一套是工藝技術部門的物料編碼,專門用于設計開發;第二套是生產管理部門的編碼,專門用于生產計劃和組織;第三套是物資管理部門的編碼,用于采購和物資管理。這樣,同一種物料就有三個不同的“名字”。三套編碼用久了,三個部門都習慣了。而當實施ERP系統要求統一編碼時,部門之間就爭執起來,誰都不肯放棄耳熟能詳的“名字”。
在一家中外合資的汽車制造業企業里,統一編碼的矛盾還擴大到了“進口KD件編碼和國產件編碼的統一”問題和“部件和零件的區分”問題上。
像基礎數據準備這樣的問題,技術難度并不太大,但是管理和協調的難度越難了很大,對系統的實施成效和進度也要至關重要的影響。對于這類問題,即便難度再大,也不能回避。
3、“電腦”VS“人腦”
有些管理活動,既可以用信息系統實現,又可以用手工管理實現。
由于ERP系統越來越完善,會使企業在實施過程中忽略了電腦與人腦在解決問題上的邏輯差異。
一些企業提出的個性化功能需求,不僅二次開發的難度大,而且實施和操作的難度也非常大,好象是在給自己設下前進的障礙。
對于各部門提出的這類需求,應該做出怎樣的判斷呢?
如果這項需求既可以用信息系統實現,又可以用手工管理來實現的,那么,判斷是否應該信息化的前提就是要判斷其對“人腦”的依賴程度和信息化的成效與成本。如果對“人腦”的依賴性過高,或者ERP系統的實施難度太大,就需要慎重考慮是否有必要信息化了。
過度信息化也是一種資源浪費。
五、處眾人之所惡者勝
老子說:“上善若水,水善利萬物而不爭,處眾人之所惡,故幾于道”。
什么是“處眾人之所惡”?就是要解決那些手工管理條件下難以解決的管理問題。解決了這樣的問題,就會使大家感受到ERP的價值,就會進一步調動企業上上下下的積極性。
處眾人之所惡,是很艱難的。特別是對于那些歷史悠久,規模較大的企業來說,要想畢其功于一役,通過ERP系統來解決各種各樣的陳年積弊,談何容易。總結成功案例,要想能夠做到“處眾人之所惡”且又能“善利萬物”,關鍵是要選準制約企業發展的關鍵問題,然后窮追不舍,盡可能徹底地解決問題。
下面,我以一個成功的管理咨詢和ERP案例來說明這一問題:
一家企業的凈利潤不足2%,原材料采購成本占據了企業總成本的70%左右,降低采購成本成為這家企業最為頭痛的問題。通過現場調研,我們發現,這家企業在采購和物料管理方法存在一些問題,其中的兩個問題是:
(1)對全部物料都采用“再訂貨點法”管理,物料庫存量較大,一旦市場需求發生變化,就會造成積壓。一些物料由于積壓時間過長,已經失去使用價值,造成企業潛在的巨額虧損。
(2)供應商的選擇隨意性大,雖然有多個部門參與供應商選擇,但大多是走走形式。不僅采購成本高,而且物料質量不穩定,交貨期也得不到保證。
基于上述問題,我們提出了如下咨詢方案:
(1)根據物料特性不同,變統一的采購計劃管理模式為四種采購計劃管理模式。對于低值易耗品和通用件,繼續實施再訂貨點法。獨家供貨且供貨半徑適宜的物料采用JIT模式,實現“零庫存”。其他物料區分情況,分別采用相關需求計劃和獨立需求計劃的管理方式。
(2)建立供應商資質認證和等級認證體系。
(3)對包括計劃員和采購員在內的相關崗位進行績效考核,以采購周期、庫存積壓情況、采購資金占用指標等作為關鍵績效考核指標。
上述方案得到企業領導的認可后,我們又進行了流程細化。通過對70%的原材料和配件的采購特性的分析,總結出七條采購計劃管理流程:
(1)戰略采購流程
(2)招標采購流程
(3)協議采購流程
(4)一次性采購流程
(5)緊急采購流程
(6)JIT采購流程
(7)特殊采購流程
在此基礎上,結合其他的咨詢和實施方案,ERP物流系統成功上線運行了。
在核心問題得到解決后,供應商管理方法的細化成為焦點問題。于是,我們設計了完整的供應商資質認證和等級認證的管理方法,并在系統中實現了AHP供應商等級自動評價功能。
這個時候,采購部門又提出了一個問題:由于在新的采購模式下,不允許積壓和超額儲備物料,因此,一旦生產現場出現超額廢品,就需要緊急采購。而在緊急采購條件下,有時候現有供應商不能滿足采購的時間要求,采購部就需要找到新的供應商。但是采購部門又不能與沒有資質認證的供應商訂貨。如果按部就班地進行資質認證,時間上又不允許。這該怎么辦呢?
解決這個問題需要多方面考慮,因為如果不加限制地放開緊急采購,可能會埋下采購管理的隱患。而如果嚴格控制緊急采購行為,又可能因為流程繁瑣,耽誤了生產進度。為此,我們又設置了供應商資質認證的緊急通道,當生產制造部門下達的緊急采購任務出現時,采購員只需得到直接上司的許可,就可以先到相關主管部門取得臨時供應商編碼,先行采購,然后再在規定時間內,補辦資質認證手續。同時,相關主管部門負責事后監督和責任追溯。這樣,既保證了流程效率,又防范了可能出現的管理漏洞。
經過資質認證和等級認證管理后,優秀的供應商可以憑其交貨期、交貨質量和價格等優勢,獲得ERP系統分配地更多的采購份額,并可以獲得更快的貨款結算優惠政策,而且還可以獲得一定期限的質量免檢待遇。輔之以其他解決方案,由于在供應商管理、供應商商務運作和采購監督三個方面,建立了良好的體系結構,企業的供應商管理和采購管理能力大為提高,企業上上下下的滿意度隨之而來,實施人員的信心也大為增強。
這個項目最終取得了非常好的實施成效,成為ERP的典范案例。
處眾人之所惡,是ERP系統的重要價值之所在。解決企業陳年積弊,需要毅力和勇氣,需要不厭其煩,窮追不舍。
六、上下同欲者勝
“上下同欲”是指企業上上下下能夠目標一致,齊心協力。
做到上下同欲,在進入系統實施階段之初,比較容易的。這個時候,常常能看到總經理親臨會場,參加討論并做出一錘定音。各部門也會積極響應和商討對策。
而到了深入實施階段,或者出現問題之后,上下同欲就變得越來越難了。這個時候,最容易出現分歧,也最容易暴發尖銳的矛盾。
“上擠下壓”是進入深入階段后,CIO們最真切的感受。
由于CIO們對項目的實施難度體會越來越深,因而對項目進展和項目實施的估計越來越理性,也越來越保守。而高層領導還停留在項目啟動階段的激情階段,對具體問題的復雜程度缺乏了解和體會。因而,一旦看到項目進展遲緩,就會不斷發出疑問和催促。
而各部門由于實施系統付出了很多辛苦,系統運行后,對原來的工作習慣又有很大沖擊,特別是一些原有的既得利益也受到了影響,一些崗位還存在職業風險,因而,各部門經過ERP的激情階段后,抵觸情緒會逐漸增大。這個時候,一旦系統運行出現某些故障,就會成為一些部門炮轟ERP的導火索。
在這種情況下,ERP實施團隊很容易陷入上擠下壓的兩難境地。在無法承受壓力的情況下,CIO會向上下兩個方向做出一些讓步,在枝節問題上的讓步可能無關大局,而對于關鍵問題的讓步就會對項目成敗產生重要影響。
因此,在實施過程中,CIO要始終關注企業各方面的支持力度。做到“上下同欲”,至少要解決三個方面的問題:
1、與上同欲
“上下同欲”首要是總經理及高層領導團隊的支持。每月至少一次的工作匯報和通報是必不可少的。實現里程碑時,要做必要的宣傳。出現問題時,也不要回避,努力尋求高層的理解和支持。反過來,對于高層做出的決策,也要努力正向理解,充分溝通,并盡力保持最佳的執行力。
2、與下同欲
在ERP系統的實施過程,難免出現各部門的抱怨。通常,隨著問題的逐步解決,抱怨會逐步消失。但是,如果解決速度太慢,抱怨就會逐漸演變成阻力。
因此,在實施過程中,CIO的一項重要工作就是要保持與各部門的充分溝通,能解決的問題要快速解決;暫時不能解決的,要說明原因和期限;根本不能解決的,要說明原因。千萬不要等到相關部門忍無可忍,四處告狀時,再亡羊補牢。
七、以人為本者勝
無論軟件服務商的實施能力有多強,系統上線運行成功后,軟件服務商的服務就要告一段落了。通常,軟件服務商會把系統上線運行成功作為項目驗收的重要標志,而對于企業來說,系統上線運行成功,僅僅意味著管理信息化的第一步成功了。系統上線運行成功的另一個標志是從這個時候開始,CIO及其團隊就要承擔起越來越重要的持續優化和完善的重任了。
每當這個時候,一些CIO就發現,好象很難承擔起這樣一份重任,因為在實施階段培養的人才太少,或者培養出的人才發生了流失。企業根本沒有能力進行持續的優化和完善。
一家企業,系統上線運行成功后,因為企業規模擴張,ERP團隊被調離至新的生產基礎,結果差一點造成系統全面癱瘓。由此可見企業培養人才和儲備人才的重要性。
因此,無論軟件服務商投入力量的多寡,CIO都應網羅盡可能多的人才加入到ERP實施團隊,團隊的骨干力量也決不能僅僅是一兩名。ERP實施的過程就是企業人才培養的過程。培養人才的效果,通過系統上線成功后的持續運行效果,就能反映出來。
從總體上說,企業的ERP團隊建設,應在規劃階段就明確團隊規模,在準備階段開始人員選拔,在實施階段進行培養,在成功階段成為企業的中流砥柱。因此,實施階段的最后一個成功法寶是:以人為本者勝。
總結本篇,對于CIO來說,確保ERP項目實施成功的關鍵要素是:先知彼后知已者勝、上善若水者勝、識眾寡之用者勝、知可以與戰不可以與戰者勝、處眾人之所惡者勝、上下同欲者勝、以人為本者勝。
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