你的公司在制定IT規(guī)劃方面都遇到了什么困難和問(wèn)題？回答可能會(huì)是五花百門，但興安公司CIO張偉良的回答是：罪魁禍?zhǔn)滓苍S就是對(duì)IT規(guī)劃制定過(guò)程一些要訣的忽視。這個(gè)原因聽(tīng)起來(lái)很牽強(qiáng)。對(duì)于很多CIO來(lái)說(shuō)，制定IT規(guī)劃可能是搗弄一些數(shù)字，目的在于制定出IT部門工作計(jì)劃和預(yù)算，以提供給高層參考和批準(zhǔn)。而實(shí)際上對(duì)于CIO來(lái)說(shuō)，規(guī)劃一個(gè)完整的IT規(guī)劃的過(guò)程往往需要考慮更多的因素，甚至是長(zhǎng)時(shí)間的痛苦工作。
一個(gè)有效的IT規(guī)劃可以把公司業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃和高效、有力的IT支持工具聯(lián)系起來(lái)，從而相得益彰。IT規(guī)劃的獨(dú)特作用在于平衡企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中對(duì)IT資源的需求與實(shí)際可以獲得的供給，使公司業(yè)務(wù)運(yùn)作得到更大的支持。這里我們與大家分享興安公司CIO張偉良關(guān)于制定IT規(guī)劃的三個(gè)階段，和六大要訣的總結(jié)和體會(huì)。
一、制定IT規(guī)劃的三個(gè)階段
一般來(lái)說(shuō)，大多數(shù)企業(yè)都會(huì)制定一個(gè)3-5年的中長(zhǎng)期業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃。我們可以看到這樣的軌跡：IT規(guī)劃——規(guī)劃IT設(shè)施——IT設(shè)施支撐企業(yè)營(yíng)運(yùn)——企業(yè)營(yíng)運(yùn)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。因此，IT規(guī)劃是一種實(shí)現(xiàn)公司業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃的工具，而不是神燈。IT規(guī)劃是要告訴企業(yè)如何應(yīng)用IT技術(shù)配合和支持業(yè)務(wù)發(fā)展的途徑和方法。
第一階段是指根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃確定在IT系統(tǒng)總開(kāi)支計(jì)劃和預(yù)算。由公司高層根據(jù)對(duì)營(yíng)收、費(fèi)用和資本支出的大致預(yù)測(cè)，制定初步的業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃與預(yù)算決策，并產(chǎn)生相應(yīng)的對(duì)IT系統(tǒng)的需求目標(biāo)和預(yù)算。
第二階段是將IT系統(tǒng)總開(kāi)支計(jì)劃，分解為一定數(shù)量的獨(dú)立IT項(xiàng)目和IT維護(hù)性項(xiàng)目，檢驗(yàn)初步計(jì)劃和預(yù)算是否可行。這一階段的主要目的是通過(guò)檢查每個(gè)IT項(xiàng)目所需要的技術(shù)，時(shí)間，人力與財(cái)務(wù)資源。有了更確切的預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)，公司CIO就可以做出建議和抉擇，確定哪些項(xiàng)目應(yīng)該投資，哪些項(xiàng)目應(yīng)該推遲、減少投資額或者徹底取消。關(guān)鍵是在預(yù)測(cè)出來(lái)的IT需求資源和公司可提供的供給資源之間取得平衡。
在這階段人們常常存在這樣的誤區(qū)，就是在制定IT規(guī)劃的時(shí)候沒(méi)有考慮到資源受限制，也沒(méi)有在兩個(gè)相互競(jìng)爭(zhēng)的方案之間進(jìn)行評(píng)估和選擇。這樣雖然在開(kāi)始時(shí)簡(jiǎn)單易行，但可能產(chǎn)生兩個(gè)讓人泄氣的問(wèn)題：一是沒(méi)有一個(gè)項(xiàng)目或活動(dòng)有足夠的資金保障，這最終可能導(dǎo)致IT規(guī)劃成為空中樓閣。第二個(gè)問(wèn)題是因?yàn)楝F(xiàn)實(shí)問(wèn)題的不斷增加，需要不斷地削減預(yù)算和修訂計(jì)劃，從而使IT規(guī)劃束之高閣。
第三階段，CIO和項(xiàng)目經(jīng)理需要在所負(fù)責(zé)的團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目基礎(chǔ)上，制定一個(gè)有預(yù)估時(shí)間和有預(yù)估范圍的具體項(xiàng)目進(jìn)度和預(yù)算。這樣可以確保負(fù)責(zé)提供資源的部門能夠滿足IT規(guī)劃中的所有項(xiàng)目和活動(dòng)對(duì)資源的需求。
二、制定IT規(guī)劃的六大要訣
那么，如何保證制定IT規(guī)劃的三個(gè)階段順利進(jìn)行？這里總結(jié)的六大要訣可以使你的IT規(guī)劃制定更有效，更有助于支持公司業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)。
（1）IT規(guī)劃必須要配合業(yè)務(wù)計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)，并具有前瞻性和可操作性。業(yè)務(wù)計(jì)劃是公司為了中長(zhǎng)期的發(fā)展而制定的計(jì)劃。公司業(yè)務(wù)計(jì)劃為IT規(guī)劃的制定提供了一個(gè)基本框架，并為IT規(guī)劃的目標(biāo)和方案的取舍提供了指導(dǎo)。因此，企業(yè)高層必須根據(jù)公司的營(yíng)收計(jì)劃、目標(biāo)利潤(rùn)從頭到尾跟進(jìn)IT規(guī)劃的制定，直至IT規(guī)劃結(jié)束。而不只是IT人員對(duì)IT規(guī)劃流程的掌控。我們會(huì)常常看到許多企業(yè)的IT規(guī)劃推行不下去的一個(gè)原因，在于規(guī)劃出來(lái)的內(nèi)容在實(shí)際執(zhí)行中經(jīng)不住業(yè)務(wù)需求的考驗(yàn)。
（2）在整個(gè)IT規(guī)劃過(guò)程中要層層分解IT目標(biāo)和費(fèi)用預(yù)算，讓IT目標(biāo)對(duì)應(yīng)相應(yīng)的費(fèi)用和資源。這里是指將未來(lái)幾年里每年的目標(biāo)費(fèi)用總預(yù)算分為幾個(gè)獨(dú)立的IT規(guī)劃費(fèi)用類別，這樣就可以避免在接下來(lái)的實(shí)施中資源得不到保證和預(yù)算失控。比如，興安公司將總體IT開(kāi)支目標(biāo)分為IT系統(tǒng)研發(fā)、IT系統(tǒng)運(yùn)作和IT基礎(chǔ)設(shè)施三大預(yù)算類別。然后，將研發(fā)費(fèi)用再細(xì)分為具體的項(xiàng)目費(fèi)用。
這里需要提醒的是，在IT規(guī)劃初期，還需要及早向高層提供說(shuō)明。將IT預(yù)算費(fèi)用分類以后，必須向各部門高層清楚說(shuō)明各類別的IT費(fèi)用投資在哪些IT項(xiàng)目和活動(dòng)上。例如主要IT目標(biāo)、實(shí)施范圍、時(shí)間安排和初步的預(yù)測(cè)。這個(gè)過(guò)程要求高層與由IT項(xiàng)目經(jīng)理和業(yè)務(wù)部門的經(jīng)理組成的工作小組一起，共同確定優(yōu)先IT項(xiàng)目以及所涉及的財(cái)務(wù)問(wèn)題。我們是通過(guò)多次的教訓(xùn)才明白這個(gè)道理的。興安公司最初批準(zhǔn)了公司整體的IT規(guī)劃費(fèi)用目標(biāo)預(yù)算，并指示各個(gè)業(yè)務(wù)部門準(zhǔn)備未來(lái)3-5年的業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃，但并沒(méi)有向各高層說(shuō)明IT規(guī)劃對(duì)應(yīng)各業(yè)務(wù)的費(fèi)用和預(yù)算。所以，每個(gè)部門在制定具體業(yè)務(wù)計(jì)劃時(shí)都缺乏對(duì)IT系統(tǒng)是否有能力支持和實(shí)現(xiàn)的考慮。結(jié)果匯總的IT預(yù)算超過(guò)了目標(biāo)預(yù)算近50%。為了使所有的部門的IT規(guī)劃都與公司的總IT計(jì)劃保持一致，公司接著四次削減預(yù)算。最后，沒(méi)有人對(duì)這個(gè)過(guò)程和結(jié)果感到滿意。
（3）IT規(guī)劃應(yīng)該明確技術(shù)現(xiàn)狀和方向，保證一定程度上業(yè)務(wù)模式與IT系統(tǒng)的松耦合。這樣才能使IT系統(tǒng)長(zhǎng)期支持業(yè)務(wù)模式的變化和調(diào)整。對(duì)企業(yè)的現(xiàn)狀分析與評(píng)估應(yīng)該從兩個(gè)方面著手：業(yè)務(wù)能力現(xiàn)狀和IT能力現(xiàn)狀。業(yè)務(wù)能力分析是對(duì)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的運(yùn)作模式進(jìn)行分析，揭示現(xiàn)狀與企業(yè)愿景之間的差距，確定關(guān)鍵問(wèn)題。IT能力現(xiàn)狀分析是診斷企業(yè)信息化的當(dāng)前狀況，包括基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、應(yīng)用系統(tǒng)狀況，分析IT系統(tǒng)對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的適應(yīng)能力，給出IT能力評(píng)估。另一方面，在規(guī)劃內(nèi)容中一定要考慮“規(guī)劃冗余”。所謂“規(guī)劃冗余”是指要充分考慮未來(lái)各方面的情況，尤其是資源約束、外部變化等，做出不同情況下的多種方案，在執(zhí)行中根據(jù)實(shí)際情況選擇方案。當(dāng)然，這些方案是有優(yōu)先級(jí)差異的。
（4）根據(jù)具體業(yè)務(wù)需要選擇適當(dāng)?shù)腎T項(xiàng)目進(jìn)度和范圍。不要生硬套用一個(gè)通用的方法來(lái)制定IT項(xiàng)目進(jìn)度和計(jì)劃，而應(yīng)該根據(jù)所在行業(yè)、公司、企業(yè)文化等具體情況來(lái)確定合適的計(jì)劃流程。在確定計(jì)劃的時(shí)間范圍時(shí)，不但要考慮公司業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃周期，還要考慮公司掌握新技術(shù)和新流程所需要的時(shí)間。例如興安公司在進(jìn)行IT項(xiàng)目實(shí)施期間根據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展做出多次權(quán)衡和變更。在這種情況下，將計(jì)劃時(shí)間范圍設(shè)為更為彈性，可以幫助企業(yè)清楚地預(yù)測(cè)將來(lái)的資源需求。
（5）設(shè)置更新IT規(guī)劃的條件。IT規(guī)劃是一個(gè)不斷調(diào)整和持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程。業(yè)務(wù)在不斷變化，技術(shù)也在不斷發(fā)展，作為融合IT和業(yè)務(wù)的IT規(guī)劃自然也需要不斷地調(diào)整和變化。需要明確當(dāng)有哪些情況發(fā)生或哪些界限被打破時(shí)，公司會(huì)更彈性和主動(dòng)修改IT規(guī)劃。另外，要給IT項(xiàng)目經(jīng)理授權(quán)，允許他們對(duì)資源的配置做一些小范圍的調(diào)整。畢竟公司希望IT團(tuán)隊(duì)能夠根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展的需求做出快速的IT系統(tǒng)調(diào)整。
（6）對(duì)IT規(guī)劃的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，并指出如何規(guī)避各類風(fēng)險(xiǎn)，提高IT規(guī)劃的成功保障程度。在IT規(guī)劃中，存在各類可預(yù)期的和不可預(yù)期的風(fēng)險(xiǎn)，這些都會(huì)影響到IT規(guī)劃的成功實(shí)施。
三、高效制定IT規(guī)劃的三個(gè)原則
我們發(fā)現(xiàn)當(dāng)公司在制定IT規(guī)劃時(shí)，除了遵循六大要訣外，一些重要的原則可以決定IT規(guī)劃成敗。主要在以下三個(gè)方面：
首先，企業(yè)要認(rèn)識(shí)到一個(gè)高效、有力的IT規(guī)劃應(yīng)該是能協(xié)助公司實(shí)現(xiàn)公司業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃，并切實(shí)能給公司的所有關(guān)鍵部門提供IT支持，提升運(yùn)作效率。
其次，在IT規(guī)劃的制定過(guò)程中，當(dāng)有變更時(shí)最好是得到高層的支持。除了CIO之外，必須要有一個(gè)實(shí)權(quán)的高管人員指導(dǎo)IT規(guī)劃如何配合公司業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃的推進(jìn)，并且他對(duì)那些變更持支持態(tài)度。由于他與其他高層人員建立了良好的關(guān)系，可以說(shuō)服其它高層也給予支持。除此以外，也應(yīng)該做好準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)不可避免的消極抵觸情緒，以及有些人為了既定利益而制造的阻力。
第三，當(dāng)公司在重要業(yè)務(wù)計(jì)劃發(fā)生轉(zhuǎn)變時(shí)，必須針對(duì)某些業(yè)務(wù)和對(duì)IT系統(tǒng)的需求，制定一個(gè)可溝通的流程和渠道，以適應(yīng)變化多端的營(yíng)運(yùn)壓力。重要的是要為這些業(yè)務(wù)變化的參與者提供向IT規(guī)劃制定團(tuán)隊(duì)反饋的途徑，這樣可以使他們更多地感受到IT規(guī)劃是實(shí)實(shí)在在為了更好的協(xié)助和提升公司業(yè)務(wù)運(yùn)作而存在。
有效的IT規(guī)劃有助于迅速適應(yīng)不斷變化的經(jīng)營(yíng)環(huán)境，并專注于提高支持業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃的IT措施。只有公司業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃實(shí)現(xiàn)了，協(xié)助性質(zhì)的IT規(guī)劃才會(huì)顯得至關(guān)重要，才會(huì)值得公司重視。
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