青島開世密封工業(yè)有限公司(以下簡稱“青島開世”)成立于1995年4月21日，原名青島基珀密封工業(yè)有限公司。青島開世的歷史最早可以追溯到上世紀70年代的青島密封件廠，至今已有近四十年密封件生產經營的歷史。青島開世專業(yè)生產經營油封、氣門導桿油封、PTFE油封、0形圈、等速萬向節(jié)及轉向機用防塵套等橡膠制品，廣泛應用于汽車、摩托車、鐵路機車車輛、工程機械、家用電器等行業(yè)。
在青島開世董事長馬小維的眼中，這些有著大市場的小產品就像是“工業(yè)的糧食”，是必不可少的關鍵件。多年來，青島開世一直為一汽、上汽、柳州五菱、濰柴動力、海爾等國內知名廠家配套，產品出口到美國屈氏、TRP、UCF、克拉克公司以及日本、澳大利亞、加拿大、南非等國家和地區(qū)。
戰(zhàn)略調整 ERP系統(tǒng)需跟進
曾經多次被評為山東省、青島市中小企業(yè)信息化建設典范的青島開世，早在2000年就涉足信息化建設，從最早的天心FAS2000系統(tǒng)開始，公司的ERP應用已歷經了八年多的時間。期間，開世的信息化建設取得了諸多榮譽：2002年9月，公司榮獲“青島市信息化示范單位”稱號;2002年11月，公司與海爾集團作為青島市代表向國家科技部匯報制造業(yè)信息化工作，得到了有關領導和專家的肯定;2003年1月，橡膠密封制品全生命周期管理系統(tǒng)(PLM)被評為山東省機械工業(yè)科技進步一等獎，青島市科技進步二等獎;2003年4月，公司榮獲“山東省信息技術應用示范企業(yè)”稱號。這套ERP系統(tǒng)的實施不僅固化了公司的管理流程，淘汰了大量的手工紙質作業(yè)，還加快了內部業(yè)務流轉的效率。
隨著青島開世經營戰(zhàn)略的調整，公司的組織架構要由單一主體向事業(yè)部、集團化方向發(fā)展，市場策略要向細分市場延伸，各個業(yè)務單元要成為細分行業(yè)“隱形冠軍”的目標也被列入了公司的經營大綱。與此同時，與公司業(yè)務流程相對應的ERP系統(tǒng)的運行卻顯得力不從心，管理者最新的管理思想已不能通過現(xiàn)有系統(tǒng)著實落地。
馬小維坦言：“公司第一次實施信息化的時候，業(yè)務是一套系統(tǒng)，財務是一套系統(tǒng)，兩套系統(tǒng)無法集成，暴露出了信息化運行的弊端。”據了解，其中的具體問題表現(xiàn)在：公司的產成品庫存數量大，周轉率低;統(tǒng)計準確度存在問題，容易形成壞賬、呆賬，不利于保持高效的現(xiàn)金流;成本核算精度不高，準確率也較低;生產周期、產能不均衡，無法高效匹配客戶訂單，決策數據的真實度、及時率和準確率難以有效支持經營及戰(zhàn)略決策。
據此情況，公司高層及時對信息化工作進行調整，從公司各個部門抽調了部分骨干力量，成立了項目小組。公司希望借助新的ERP系統(tǒng)，使財務、業(yè)務真正實現(xiàn)一體化與全面集成;通過定單、庫存、成本的標準化管理，降低業(yè)務損失，加快資金周轉;并創(chuàng)新優(yōu)化流程，提高公司的核心競爭力。
選對系統(tǒng) 實施服務是關鍵
青島開世首先對公司的業(yè)務流程及關鍵性需求進行了全面的梳理與診斷，通過對各個部門的實際調研，掌握了公司內部各部門真實的業(yè)務需求和管理需求;接下來，通過軟件產品功能演示、技術交流、解決方案講解、案例參觀考察等方式，對多家國內外知名軟件廠商進行了多輪評估，并最終選定了SAP的解決方案和具備豐富實施經驗的東軟集團作為實施商。
馬小維表示，青島開世之所以選擇東軟集團作為實施商，就是看中了東軟的服務體系。“我覺得東軟在咨詢、實施方面做出的努力是很多的，水平也是比較高的。軟件不像手機，買來了就可以直接用，它在后期要調整的問題還有很多，而實施商可以幫助我們解決這些問題。” 馬小維說到，“而且，我們還有一個長遠的打算，青島開世以后會不斷發(fā)展，而以東軟的實力也會持續(xù)發(fā)展，以后還可以與東軟進行長遠的合作。
青島開世上ERP的過程可以用一系列數字來概括，即：兩周的調研;一個月的現(xiàn)狀分析及藍圖制定;兩個月的系統(tǒng)定制、開發(fā)，權限設置;兩個月的單元測試、集成測試;一輪權限測試;四輪用戶培訓;一個月的切換準備和一個月的運維支持。在期間的200多個日日夜夜里，全員參與調研與討論，設計了130多個未來流程、系統(tǒng)流程固化，并合理開發(fā)出了SAP標準功能無法滿足的功能。在上線期間及試運行期間，各個業(yè)務單元的員工每日工作時間甚至超過16個小時，就這樣，經過全體員工和東軟實施伙伴的共同努力，2010年4月7日，青島開世的SAP項目終于成功上線運行了。
水平提升 ERP效果已顯現(xiàn)
據了解，此次青島開世ERP項目涉及的組織范圍包含一個公司(TKS)，三個事業(yè)部，兩個中心，國貿部、配件銷售部、氣彈簧項目組、研究院、質量管理部、外協(xié)管理部和財務部;功能范圍包括FI(財務會計)、CO(成本控制)、PP(生產計劃控制)、MM(采購與庫存管理)、SD(銷售與分銷)和QM(質量管理)。
經過幾個月的運行，青島開世上ERP項目的效果已經顯現(xiàn)出來，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
加強了財務在各個業(yè)務環(huán)節(jié)的監(jiān)督、控制職能，強化了財務的計劃、分析功能，從而為領導提供了有力的決策支持，能夠按單、按型號、按期間地進行成本分析和多維度的盈利分析;
成本分析更加精確，可以找出成本控制的瓶頸，合理降低成本，并指導對外銷售價格的制定，形成有競爭力的價格優(yōu)勢，還可形成成本的事前計劃、事中控制和事后分析，實時提供差異分析;
生產與生產成本核算一體化;實現(xiàn)按單核算，成本實時歸集;
有效降低了庫存，減少了呆滯品和超期商品，可以控制資金占用成本，降低了由于庫存跌價帶來的損失及資金占用或有損失 ，并可以在同等的外部條件下有效壓縮庫存;
提升了精益生產效果，均衡產能、縮短了生產周期、提高了交貨及時率和客戶訂單匹配率，提高了客戶的滿意度，能夠有效地占有及開拓市場;
能夠實現(xiàn)基礎數據的集中，為集團運營管控提供基礎：如物料、供應商、客戶、組織結構數據;
建立了獲利能力分析模型，使決策層明確獲知市場、產品盈利信息，使投資、決策更具傾向性;
內部轉移價格體系的建立，使青島開世內部的各業(yè)務單元實現(xiàn)了真正意義上的獨立核算。
馬小維介紹：“通過實施ERP，數據準確率越來越高，各部門基礎工作也在提升。當前銷售收入增加、應收賬款、庫存下降的情況，改變了以往應收賬款、庫存與銷售收入同步增長的局面;這說明公司壓縮應收款、壓縮庫存的計劃已經初見成效，表明公司已經步入了更加健康經營的軌道。”
總結經驗 將信息化進行到底
ERP項目成功了，馬小維也總結了很多經驗，他認為，管理信息集成的效果，決不是簡單的數量疊加，而是管理水平和人員素質在質量上的飛躍；而信息集成和規(guī)范化管理是相輔相成的，規(guī)范化管理是ERP運行的結果，也是運行的先決條件。
在談到ERP項目實施得到的收獲時，馬小維表示，信息化建設的發(fā)展不僅使公司整體水平得到提升，更重要的是有了四個方面的收獲：1.人才的收獲：公司的信息化發(fā)展過程中涌現(xiàn)出很多業(yè)務水平和信息化水平雙高的人才;2.學習氛圍的收獲：大家主動、自愿學習更先進的管理知識，很多年齡偏長的師傅更是克服很多困難，不忘學習;3.嚴謹做事的收獲：系統(tǒng)的升級，數據的準確要求大家嚴謹做事，按流程做事;4.精神財富的收獲：“不拋棄、不放棄、不推卸、不抱怨”，青島開世與東軟集團融合成一個團隊，這種團結協(xié)作、全員作戰(zhàn)的精神將激勵不服輸的開世人繼續(xù)拼搏。
同時，馬小維沒有就此放松公司的信息化進程，在他看來，ERP的順利實施只是萬里長征的第一步，信息化任重道遠，在下一個階段，如何把ERP用好，讓其發(fā)揮出最大的效能，才是將要面臨的更大的挑戰(zhàn)。“2011年，我們將按照公司的總體部署，結合企業(yè)實際，建設適合公司發(fā)展的、實際的規(guī)劃管理信息系統(tǒng)，努力實現(xiàn)企業(yè)范圍內的信息共享與業(yè)務應用，把企業(yè)信息化建設提升到一個新的水平。我們會堅持不懈、團結協(xié)作，把信息化之路堅持到底!”馬小維總結到。
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本文標題：青島開世：ERP選對系統(tǒng) 實施服務是關鍵
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